Ответственный за делопроизводство приказ

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

• Наименование организации, реквизиты.
• Дата подписания.
• Город.
• С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
• С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.

• Какие именно обязанности возлагаются.
• Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
• В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
• За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация

Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника. Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы». Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это приказ по основной деятельности. Приказ о надбавке или увеличении объема – это приказ по личному составу.

Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию. Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводства является таким приказом, который нужно регулярно мониторить на предмет актуальности. Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести изменения в приказ. Например, если произошел перевод (повышение), то на новую должность этот человек вряд ли потянет с собой свои старые обязанности. Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место. Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника.

Приказ назначения ответственного лица по делопроизводству с указанием обязанностей

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

Как правильно сформулировать приказ о назначении нескольких ответственных лиц по разным направлениям деятельности

Для решения оперативных задач деятельности организации, а также распределения ответственности за различные направления деятельности, необходимо официально возложить обязанности на работников или структурные подразделения. В ряде случаев назначение ответственных лиц регламентируется законодательством или иными , например, назначение ответственного за организацию обработки персональных данных, или ответственного за ведение трудовых книжек и др. Возложение обязанностей как правило закрепляется в распорядительном документе организации: приказе, распоряжении, указании и др.

При этом распорядительный документ может издаваться только в целях назначения ответственных лиц, или быть комплексным и касаться общих вопросов регламентации той или иной деятельности, и соответственно, содержать отдельный распорядительный пункт о назначении ответственных. Например: приказ

«О назначении ответственных за пожарную безопасность»

или приказ «Об организации мероприятий по пожарной безопасности в организации». целесообразно готовить по одному вопросу, либо по взаимосвязанным вопросам.

Приказом может быть назначен либо один ответственный, либо несколько. При этом на нескольких ответственных лиц могут быть возложены общие обязанности, или персональные. В практике делопроизводства организации издают приказ о назначении ответственных по разным направлениям деятельности, если это делается в рамках общего перераспределения обязанностей.

Читайте по теме в электронном журнале В случае назначения нескольких ответственных информацию о каждом желательно указывать в отдельном пункте или подпункте приказа. Такое построение текста, с включением перечислений, однородных членов предложения, является одним из обязательных элементов официально-делового стиля языка. Как правило, имеющееся в тексте перечисление, объединяется обобщающим словом.

Что касается корректных формулировок текста приказа о назначении нескольких ответственных лиц, возможны следующие варианты:

1. После распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ» самостоятельный пункт начинается обобщающим словом — «Назначить:», и далее указывается распределение полномочий, которое начинается с должности и фамилии работника, например:

Назначить:
Начальника отдела 1 Петрова И.И.

— ответственным за пожарную безопасность в основном здании;

1. Инженера по охране труда Сидорову П.А. — ответственным лицом за взаимодействие с представителями МЧС при проведении плановых и внеплановых проверок.

1. После распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ» самостоятельный пункт начинается словами — «Назначить ответственными лицами:» и далее указывается распределение полномочий, которое начинается с функционала/обязанности, например:

1. Назначить ответственными лицами:
   1. За пожарную безопасность в основном здании — начальника отдела 1 Петрова И.И.;
   2. За эвакуацию работников в случае пожара в основном здании — инженера по охране труда Сидорову П.А.

Обращаем внимание, что в тексте должность предпочтительно указывать перед фамилией, а в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов.

В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.

Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника.

Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы». Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это . Приказ о надбавке или увеличении объема – это .

Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию.

Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).

Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место.

Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника. Привожу обещанные примеры: — по ссылке!

Как правильно составить приказ о назначении ответственных лиц?

Существуют разные виды ответственности:

1. коллективная,
2. индивидуальная,
3. ограниченная.

Каждая из них приводит к разным последствиям, что должно быть четко отражено в приказе. Кроме того, не стоит забывать, что работник, числящийся в штате предприятия, имеет некоторое преимущество перед тем, кто, например, принят по договору подряда. В первом случае он будет просто возмещать причиненный ущерб, а во втором – должен будет дополнительно оплатить ту выгоду, которую компания не смогла получить из-за его неправильных действий.

В некоторых случаях на предприятии издается распоряжение о назначении ответственных лиц. По сути, это тот же приказ. Оба эти документа носят распорядительный характер. В них фиксируется решение администрации относительно конкретных организационных вопросов.

Но есть небольшая разница, которую следует учитывать при выборе нужного вида документа.

Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.

Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться.

В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку. В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа.

Правила оформления приказов о назначении ответственных лиц

Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Инфо

Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф.

И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: «Утвердить инструкцию по делопроизводству» (приложение 1).

Пример приказов образец составления оформления приказов Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т.

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов.

Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства.

Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных).

Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Приказ о назначении ответственного лица: особенности создания и правила составления документа

Основной текст такого приказа должен состоять из трех частей:

• Распорядительная. В ее тексте излагается суть вопроса. Сначала утверждается документ, на основании которого выбранное лицо будет вести свою работу. Следующим пунктом после слова «назначить» указывается сотрудник, который будет этим заниматься.
• Перечень прилагаемых документов.
• Констатирующая. Она, как правило, начинается со слов «для обеспечения» или «в связи с проведением».

Во второй части непременно должны быть перечислены следующие обязанности выбранного кандидата:

1. проверка состояния рабочих мест.
2. ведение соответствующих журналов;
3. проведение инструктажей с работниками;

Приказ подписывается руководителем и доводится до сведения соответствующего сотрудника.Выполняя свои функциональные обязанности, сотрудники предприятия периодически отчитываются за выполненную работу в соответствующие инстанции.

Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности. Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал.

Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения. Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал.

На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу.

Порядок назначения ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

1. Кому передается кадровое делопроизводство;
2. Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
3. Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершая назначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

• На руководителя организации, например, директора;
• На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
• На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

• Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.

Права:

Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.

В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

Обязанности:

В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

1. Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
2. Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
3. Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
4. Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
5. Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
6. Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
7. Внесение изменений в трудовые книжки работников.

Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Структура акта передачи-приема документов:

• Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
• Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
• Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

• Скачать акт приема-передачи документов

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

от 6 января 1999 года N 8

О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года, в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

– в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями “Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне”;

– в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 “Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ”, разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;

– о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее – ОДО).

3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.

4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.

5. Считать утратившим силу приказ начальника Санкт-Петербургской таможни от 20.01.98 N 11.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.

Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко

Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях

Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8

Наименование структурных подразделений

Инспекция по л/с

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях

Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8

Наименование структурных подразделений

Инспекция по л/с

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни

Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8

1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.

1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.

1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически – начальнику отдела документационного обеспечения.

2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.

2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:

– знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;

– получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;

– сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;

– просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;

– переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;

– вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;

– осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;

– осуществлять контроль за сроками исполнения документов;

– сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;

– периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;

– принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;

– проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);

– переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;

– осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;

– формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

– осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;

– контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

– информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;

– вести учет использования документов, хранящихся в архиве;

– контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:

– готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

– готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Текст документа сверен по:
официальная рассылка

Оцените статью: