Суточные в командировке

Что такое суточные расходы в командировке — вопрос, на который отвечать следует, рассматривая положения как минимум 2 источников права: постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и ТК РФ. Изучим специфику этих норм.

Состав суточных расходов, в целях покрытия которых работнику полагаются суточные выплаты, не регламентируется законом, хотя они обособляются в нормативном регулировании от издержек на транспорт и проживание (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положения)).

Размер суточных работодатель определяет во внутрикорпоративных актах. Выплаты в размере до 700 рублей при командировках по России и до 2500 рублей при поездках работников за рубеж не облагаются налогом и соцвзносами (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Суточные обычно тратятся на питание. Но командируемый может их потратить на что угодно по своему усмотрению — отчитываться по содержанию таких расходов он не обязан.

Как рассчитать суточные при командировке в России и за границу

Как при поездках по России, так и при командировках за границу сумму суточных определяют по формуле:

РС — расчетный размер суточных;

СД — сумма суточных в расчете на день, установленная локальным нормативом;

Д — длительность командировки в днях (включая дни в пути).

ВАЖНО! Если суточные командированный потратил не полностью, то неизрасходованный остаток в кассу работодателя возвращать не нужно — в отличие от той части аванса, что направляется на покрытие расходов по жилью и транспорту.

Если суточных работнику не хватило, то он может потратить на текущие расходы свои деньги при условии согласования данных расходов с работодателем (ст. 168 ТК РФ). Впоследствии эти расходы компенсируются.

Если командируемый решает свои производственные задачи на территории России, то суточные ему не полагаются. При командировке за границу — назначаются в величине 50% от тех, что установлены внутрикорпоративными актами для зарубежных командировок длительностью более 1 дня (п. 20 Положения). То есть «заграничные» суточные при однодневной командировке будут облагаться НДФЛ с суммы более 1250 рублей.

ВАЖНО! Работодатель вправе издать локальный норматив, по которому даже при однодневных командировках по РФ сотруднику гарантируются выплаты на текущие расходы вместо суточных. При условии документального подтверждения данных затрат НДФЛ на них можно не начислять (письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).

Когда – до или после командировки – выплачиваются суточные

Суточные, как и прочие денежные средства в составе аванса, выдаются командированному перед поездкой.

Сроки и способ перечисления аванса (наличными, на банковскую карту) могут закрепляться во внутренних актах, например в положении о командировках.

Узнать больше о применении положения о командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках – образец 2017».

Возможен, однако, сценарий, при котором суточные могут доплачиваться и после поездки. Если работник вынужденно потратил часть выданных суточных на транспорт или проживание (которые на 100% должен оплачивать работодатель), то по возвращении на работу бухгалтерия вернет ему потраченную сумму.

Если работник находится в командировке в выходные дни, то суточные ему выплачиваются за каждый выходной день в обычной величине (если иное не установлено локальными актами). В этом одно из отличий схемы начисления суточных от схемы начисления зарплаты командируемого в выходные, которая:

• выплачивается в двойном размере, если сотрудник работает в выходные (и это отражено в Табеле № Т-13);
• не выплачивается, если командируемый не работает в выходные.

Стоит отметить, что зарплата и суточные — принципиально разные выплаты и с точки зрения налогообложения, и в плане принципов расчета. И тот факт, что на суточные не распространяется правило удвоения дохода работника, необходимо помнить.

Что такое суточные расходы в командировках, достаточно детально разъясняют постановление 749 и ТК РФ. При командировке, что длится 1 день, по РФ такие выплаты не полагаются, при поездках за рубеж — назначаются в размере 50% от «иностранных» суточных.

Узнать больше о расчете различных выплат при командировках вы можете в статьях:

Суточные при командировках в 2019 году. Сколько платить работникам?

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. Работодатель обязан возмещать суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Суточные возмещаются работнику:

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Комментирует Юлия Бусыгина, ведущая программы повышения квалификации «Расчеты с персоналом по оплате труда » в Контур.Школе :

«Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам ».

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ»

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Суточные в командировке. Расчет, возмещение и налоги с них

Когда организация направляет сотрудника в командировку, она обязана начислить и выплатить ему суточные. Выплата их происходит непосредственно перед отъездом сотрудника, совместно с другими командировочными.

Расчет суммы суточных зависит от срока планируемой поездки, а также маршрута, указанного в соответствующем приказе. После того, как сотрудник из командировки вернулся, бухгалтер пересчитывает суточные, учитывая при этом некоторые обстоятельства поездки. При необходимости сумму суточных корректируют.

Важно! Если работодатель не выдает сотруднику суточные до поездки, то после нее выплата должна производиться с учетом процентов!

Разберем поэтапно оформление сотрудника в командировочную поездку

1. Количество дней командировки

В командировочные необходимо включить:

• Все дни пути, включая выезд до места и обратно;
• Дни командировки, даже если на это время часть дней составляют выходные и праздничные дни;
• Дни задержки, если она была вынужденной;

Днем отъезда считается та дата, в которую сотрудник выезжает в командировку из того населенного пункта, в котором он работает. День возвращения определяют по аналогии, то есть это дата прибытия сотрудника в населенный пункт, где он трудится. Причем не имеет значение, в какое именно время приехал сотрудник. Дата отправления и возвращения берется та, что указана в билетах сотрудника. Например, дата и время отправления поезда 10 ноября 23.59 ч. Несмотря на то, что до следующих суток осталась всего 1 минута, суточные за 10 ноября должны быть выплачены в 100% размере.

Нередко в командировку сотрудник отправляется на самолете, а аэропорт находится за городом. С этим обстоятельством могут быть связаны некоторые сложности в определении даты прибытия и отправления. Следует помнить, что аэропорт находится вне населенного пункта, поэтому то время, которое сотрудник потратит на то, чтобы добраться в аэропорт и обратно тоже должно быть учтено (Читайте также статью ⇒ Служебная командировка на север: оплата).

Важно! Задержка в командировке должна быть подтверждена документами, иначе учесть такие расходы при расчете налога на прибыль будет нельзя.

Подробнее на примере

Петрова О.П. работает бухгалтером в г. Москва. Ее отправляют в командировку на самолете, вылет которого планируется из аэропорта 10 ноября в 0.50 ч. До аэропорта добраться в среднем можно за 50 мин., но чтобы пройти регистрацию на рейс, выехать Петровой придется хотя бы за 1,5 часа до самолета, а это уже 9 ноября. Соответственно 9 ноября принимаем за первый день командировки и суточные за него начисляем в полном размере.

Тот же принцип нужно применять и ко времени возвращения сотрудника. Даже если время прибытия назад – 00.01 ч и в этот же день сотрудник выходит на работу – суточные за этот день выплачиваются.

1. Дни за границей. Отдельно следует выделить определение дней командировки, которые сотрудник проводит за границей. Такие командировки, как правило, оплачиваются в более высоком размере. Определяются такие дни с того момента, как сотрудник пересек границу РФ. При возвращении день въезда уже в расчет не включается. По нему расчет производят уже исходя из суточных, выплачиваемых при командировках по РФ. Дату как выезда и прибытия определяют как по отметке в загранпаспорте, так и по проездному документу.
2. Расчет суточных. Размер суточных, установленных в организации умножают на количество дней, которые мы определили выше. Если сотрудник также был в загранкомандировке, то установленную в организации сумму суточных нужно умножить на дни командировки за пределами РФ. Полученные результаты складывают и получают общую сумму выплаты.

Важно! Размер суточных организация определяет самостоятельно! Главное утвердить суммы во внутренних документах компании. Пример такого документа – положение о командировках.

Как правило, сумма суточной выплаты для командировок внутри страны составляет 700 рублей, а для заграничных поездок – 2500 рублей. Устанавливают такие суммы компании из-за того, что по суточным такого размера платить НДФЛ не придется, а вот с превышения сумма – нужно будет оплатить как НДФЛ, так и взносы в ПФР. Однако, определенного лимита законодательством не установлено, поэтому компания может закрепить для себя любую другую сумму (Читайте также статью ⇒ Как оформить прогул в командировке).

Важно! Если сотрудник направляется в загранкомандировку, то суточные ему можно выдать рублями, либо валютой.

1. Однодневные командировки. Отдельно стоит рассмотреть однодневные командировки по РФ и за ее пределы. При поездках по РФ, ограниченных одним днем, когда сотрудник может возвращаться каждый день домой, выплата суточных не положена. Это следует из Положения №749. Однако, по ТК РФ все командировочные расходы сотрудника должны быть возмещены и продолжительность командировок на это не влияет. В связи с этим, порядок возмещения должен быть утвержден в документах организации, а расходы, производимые сотрудниками в командировках должны быть документально подтверждены.

Что же касается командировок за пределы РФ, длительность которых не превышает одного дня, то суточные сотруднику положены, но с некоторым ограничением. Для такой выплаты лимит составляет 50% от установленной в организации суммы суточных. Например, в компании суточные по загранпоездкам установлены в 2500 рублей. Если поездка составляет один день, то учесть в расходах можно будет только 50% этой суммы, то есть 1250 рублей. С этой же суммы можно будет не начислять взносы и не удерживать НДФЛ (Читайте также статью ⇒ Суммы, не облагающиеся страховыми взносами).

Суточные при командировках в 2019 году: размеры выплат по России, СНГ, за границу

При осуществлении хозяйственной деятельности организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных руководством заданий. Когда работники находятся в служебных поездках, согласно законодательству, за ними сохраняется место работы, а работодатель производит начисление зарплаты исходя из среднего заработка. Также командируемым полагаются суточные при командировках в 2019 году, которые определяются так же как и в предыдущие годы.

На протяжении нескольких лет законодатели пытаются исключить из состава командировочных расходов понятие суточных, под которыми понимаются суммы выделяемые в определенном размере сотруднику в командировке на каждый день для покрытия дополнительных расходов в командировке.

В настоящее время порядок расчет, нормирование суточных в командировке, а также процесс нормирования действуют так же как и в предыдущие годы.

В 2018 году в регионах появился новый сбор — курортный сбор, который уплачивается лицами, приезжающими в данные регионы и находящимися на их территории более 24 часов.

Сегодня на курортный сбор перешли следующие субъекты федерации – Республика Крым, Краснодарский, Алтайский и Ставропольский края. В среднем его размер по регионам будет определять в сумме 50 рублей на каждого человека за каждый день пребывания.

Например, если отправить в служебную поездку работника на семь дней, нужно включить в расходы суммы в среднем 350 рублей на курортный сбор.

Суточные при командировках в 2018 году и 2019 году нормируется как самим хозяйствующим субъектом, так и со стороны государства в виде фиксации нормы суточных в НК РФ.

Каждое предприятие утверждает размер суточных из расчета каждый день в своих нормативных актах, например, в Положение по командировках. Они необходимы для правильного включения расходов по командировки в базу по налогу на прибыль.

Если утвержденные нормы предприятия больше действующих размеров, закрепленных в законодательстве, то с превышения их компания как налоговый агент должна исчислять НДФЛ по каждому работнику, направленному в командировку.

Данные правила действуют, когда определяется размер суточных при загранкомандировках в 2019 году.

Оформление командировки сотрудников регулируется, прежде всего, нормами локального характера, закрепленными в актах самого предприятия.

Размер суточных определяется каждым субъектом самостоятельно исходя из существующих финансовых возможностей организации, а также целей командировок которые нужно достичь при направлении в служебную поездку работников.

Установленный размер компания должна зафиксировать во внутренних нормативах фирмы, например, в положении о командировках. В НК РФ определены суточные за 1 день командировки в 2019 году в сумме 700 рублей.

Многие предприятия, чтобы избежать дополнительных расчетов и уплаты дополнительных платежей предпочитают устанавливать размер суточных в этой же сумме.

Ограничение подобных расходов используется, также когда работника предстоит командировка на один день. Ведь суточные при таких командировках не выплачиваются.

Отправление сотрудника в служебную поездку в страны СНГ считается частным случаем заграничной поездки. Поэтому хозяйствующему субъекту следует руководствоваться нормами, которые разработаны у него для поездок в иностранные государства.

Они также должны быть зафиксированы в локальных актах предприятия. НК РФ нормирует их в сумме 2500 рублей за каждый день командировки.

У служебных поездок в страны СНГ существует одна важная особенность — при пересечении границ с этими государствами согласно Таможенному законодательству штампы в загранпаспорте не проставляются.

Учитывать также следует следующее правило:

• день прибытия в страну назначения — нормируется по размеру суточных для загранпоездок.
• День возвращения в собственную страну – нормируется по размеру суточных, действующих на территории России.

Суточные при командировках в 2019 году за границу также устанавливаются внутренними нормативами организации. Кроме этого, действует Постановление №812, к котором устанавливаются размеры суточных исходя из страны нахождения работника.

Однако этот документ обязателен к исполнению только компаниями бюджетного сектора. Все остальные могут его использовать по желанию, либо на его основе разработать собственные нормативы.

В законе не установлено, поездку какой продолжительности можно считать командировкой. Поэтому, если работник едет в поездку только на один день, то ее можно считать служебной командировкой и выдавать за нее суточные.

Их размер должен быть закреплен во внутренних нормативах организации. При этом допускается определить размер суточных в зависимости от длительности поездки.

Размер, какой составляют суточные при командировках в 2019 году определяется на основании общего числа дней, которые работник проведет в поездке. Это количество обычно закрепляется при издании приказа на командировку.

Вся необходимая сумма суточных должна быть выдана работнику из кассы наличными деньгами либо перечислена на его банковскую карту не позднее, чем за 1 день до отправления сотрудника в поездку.

Суточные в 2019 году по России должны выплачиваться только в российских рублях, их нужно выдать:

1. По каждому дню, в течение которого сотрудник выполняет задание руководства на месте командировки. В эти дни также включаются выходные и праздники. Не имеет значения, весь день работник был занят либо несколько часов — суточные должны быть выплачены в полной мере.
2. По каждому дню, в течение которого сотрудник добирался на место командировки, либо возвращался оттуда. Сюда же включаются дни вынужденного простоя.

Если работник отправляется в иностранную поездку, то сначала необходимо разделить дни, когда он находился на территории России, и когда — в иностранном государстве. За первые дни ему должны быть выплачены суточные в рублях, а за вторые — в валюте страны, в которую он поехал.

Компания имеет право не выдавать работнику суточные при командировках в 2018 году в валюте, а выдать на руки эквивалент в рублях.

В такой ситуации работник самостоятельно при пересечении границы должен произвести обмен рублей на местную валюту. В подтверждение указанной операции работнику выдается чек, в которой указан размер приобретенной валюты и обменный курс на день совершения операции.

Если руководством фирмы принимается решение произвести продление срока командировки, то суточные за новые дни необходимо рассчитать и перечислить работнику на его банковскую карту, отправить переводом и т. д.

Если во время командировки работник заболел, он все равно получает суточные за указанные дни в полном размере, даже если по причине болезни он не смог выполнить поставленных перед ним задач.

Нормы на размер суточных закреплены в НК:

• Если работник осуществляет поездку внутри страны — 700 руб;
• Если работник отправляется в другое государство — 2500 руб.

Если работник получает суточные в пределах данных норм, то они не должны отражаться ни в каких налоговых декларациях, а также производить начисление налогов и взносов.

Но если по решению руководства суточные выплачены в большем размере, то на сумму превышения необходимо начислить налог НДФЛ.

Данный шаг необходимо выполнить в завершающий день того месяца, когда сотрудник сдал на рассмотрение свой авансовый отчет. Сумма рассчитанного налога подлежит удержанию из его зарплаты.

Размер удержанного налога подлежит отражению в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Кроме этого, на них требуется начислить взносы в соцфонды, за исключением отчислений на травматизм.

Производить определение сумм взносов необходимо в конце месяца, когда работник подал на рассмотрение свой авансовый отчет. Расчет производится путем включения размера превышения суточных в общую базу по расчету отчислений.

После того, как сотрудник вернулся из служебной поездки, ему необходимо оформить и сдать отчет по командировке. К данному документы прикрепляются чеки и иные бланки, при помощи которых можно подтвердить правомерность расходования подотчетных сумм.

К ним можно отнести:

• Документы, подтверждающие найм жилого помещения для проживания в период поездки. К ним можно отнести квитанции, договор о найме частного жилья, счет из гостиницы. В каждом документе должно быть указано число дней, которые прожил работник в данном месте, а также стоимость за один день.
• Документы, при помощи которых можно подтвердить проезд к месту служебной командировки и возвращение назад в компанию. Сюда включаются проездные билеты, талоны, чеки на получение постельного белья и т. д.
• Документы для подтверждения использования услуг такси — квитанции, билеты, чеки и т. д.
• Служебная записка от работника, к которой он приложил чеки с АЗС — в случае, если в течение поездки использовался свой транспорт;
• Служебная записка, рассказывающая об отсутствии подтверждающих документов по причине утери либо других обстоятельств;
• Документы, подтверждающие иные разовые расходы (чеки из камеры хранения, на оплату сотовых телефонов и т. д.)

Суточные при командировке в пределах России и загранкомандировках

Для исполнения служебных поручений организация вправе направлять оформленных сотрудников в командировки, в ходе которых за работниками сохранится место, зарплата. Также предусматривается компенсация расходов на командировку, в том числе выплачиваются суточные. Начисление суточных выполняется за каждый календарный день. Размер этих выплат не установлен законодателем, поэтому их объем может разниться в зависимости от организации.

Возмещение командировочных трат и их подтверждение

Суточными в командировке выступает материальная нагрузка на бюджет сотрудника, которая обуславливается его временным нахождением в ином городе. Работодатель обязан компенсировать их в оговоренном законом объеме. Также на время нахождения сотрудника в командировке его заработок сохраняется в стандартном размере. При этом зачастую суточные выплачиваются сотруднику только при его нахождении в ином городе более суток – когда есть необходимость подбирать место для ночевки.

Суточные и их разновидности

Что в них входит

По возврату из командировки сотрудник обязан оформить отчет. В случае утери документации требуется также служебная записка. Документацию, которая подтверждает использование подотчетных сумм, требуется присоединить к этому отчету. К подобным подтверждениям трат могут относиться следующие бумаги.

1. Документация, подтверждающая факт аренды помещения. В этом качестве могут выступать квитанция либо счет из гостиницы, договор про аренду квартиры. В любом из этих документов должны быть внесены стоимость 1 дня и число дней аренды.
2. Документация, подтверждающая проезд к месту и возврат домой: билеты, квитанция на получение постельных принадлежностей, посадочные талоны и подобное.
3. Подтверждение использования услуг такси: квитанции, билеты, чеки и подобное. Также подходит оформленная служебная записка с вложенными чеками АЗС – в случае использования в поездке личного транспорта.
4. Документация, которая подтверждает иные расходы, как то квитанция из камеры хранения и подобное.

Определение объема суточных, которые требуется перечислить сотруднику, происходит на основании установленных законодательством лимитов.

Суточные в командировке по России и налогообложение

Расчет командировочных происходит на основании определенных лимитов, но окончательные объемы определяются организациями в индивидуальном порядке. Объем может быть закреплен в каком-то локальном документе: коллективном договоре, положении про командировки и подобном. Верхних границ, которые бы ограничивали допустимые суммы суточных, не имеется – это указывается в ст. 168 Трудового кодекса. Но объем суточных при командировках обязательно должен быть закреплен во внутренних локально-нормативных актах организации.

При обложении НДФЛ и начислении страховых взносов существует норматив, представленный 700 р. Эта сумма не облагается налогом и для облегчения работы бухгалтерии нередко именно она проставляется в локальных актах организации. Тем не менее размер может превышать указанное значение. В таком варианте расчет суточных при командировке по России будет иметь такой вид: объем суточных – 13 %. К примеру, при указанных 4000 р. суточных с изъятием НДФЛ сотрудник получит 3480 р.

Суточные в командировке выплачиваются на основании количества суток, проведенных в поездке. Рассчитанный размер передается работнику наличными либо безналичными средствами в полном объеме, заранее, как аванс – за 1 сутки до начала командировки. Суточные в случае поездки по России выплачиваются в рублевом эквиваленте и за каждый день, включая праздники и выходные. Значения занятость сотрудника в этот день роли не играет. За каждые сутки, проведенные в пути, в том числе день отъезда и возврата, дни простоя не по собственной вине.

Когда работник в определенный день не исполнял рабочие задачи, то эти дни принимаются в качестве дней отдыха. Тем не менее законодатель обязывает выплачивать суточные и за них. Также за эти дни полагается компенсация расходов за гостиницу, еду и подобное.

Оплата за выходные дни происходит в двойном объеме, за исключением варианта, когда работник добровольно соглашается на стандартный объем и получает дополнительно еще 1 день отгула. Но локальные нормативные акты организации могут устанавливать иные варианты суточных в выходные дни, тем не менее суточные даже в таком случае не могут быть меньше, чем то установлено законодателем.

Когда сотрудник заболел во время командировки, организация должна засчитать ему суточные в полном объеме, даже если работник по причине заболевания не исполнил рабочие задачи. Больничные выплаты выполняются на основании листа нетрудоспособности. Его позволяется открыть в месте командировки, а закрыть после возврата домой. Но в таком варианте требуется прохождение дополнительного обследования, после чего врач оформляет новый больничный лист, продляющий прошлый. Также организация полностью обязана возместить траты на аренду помещения во время болезни, за исключением дней нахождения в стационаре.

На текущий момент не установлена минимальная длительность командировки, так что в этом качестве признается и поездка на 1 сутки. Согласно ТК, даже при командировке на 1 сутки, сотруднику полагаются суточные. Подобная командировка оформляется так же, как и при многодневном варианте, а в табеле учета рабочего времени проставляется «06» либо «К».

По возврату работник отчитывается за поездку. Руководитель возмещает траты. При мини-поездках по России в общем варианте суточные не выплачиваются, но их выплата может предусматриваться локальными нормативными актами организации. При поездках за границу суточные при однодневных командировках выплачиваются в 50 % объеме от установленного лимита. Налогообложению не подлежат компенсация подтвержденных трат.

При отсутствии подтверждения НДФЛ не изымается только в случае 700 р. при внутрироссийской командировке и 2500 р. при рабочей поездке за границу.

Разъездной тип работы обязан сопровождаться выплатой компенсаций при наличии дополнительных подтвержденных и обоснованных расходов сотрудника. Но руководитель должен принимать во внимание, что ему потребуется подтверждать разъездной тип работы собственного сотрудника документацией, к примеру – трудовым контрактом, в котором это условия обязательно должно быть включено. Также потребуется подтверждение в виде отчетов работника про служебные поездки и подобная документация. В этом случае нормативными актами определяется размер суточных, которые полагаются сотруднику. Лимит в 700 р. также обязан приниматься во внимание.

Расчет и уплата суточных в командировке за границу

Нормы суточных при загранкомандировках устанавливаются организацией на собственное усмотрение. При принадлежности предприятия к бюджетной сфере требуется принимать во внимание Постановление Правительства № 812, которое регламентирует наибольшие объемы суточных для каждого государства в долларовом эквиваленте (доллары США). Прочие организации могут самостоятельно устанавливать размеры. Но требуется принимать во внимание, что НДФЛ не будет взиматься только с сумм, которые не превышают 2500 р.

При определении валюты, в которой требуется выдавать суточные, требуется руководствоваться днями пребывания сотрудника в пределах собственного государства и за его границами. Законодатель устанавливает, что выплаты за дни в пределах РФ производятся в рублях, а за дни нахождения в ином государстве – валютой того государства. Выплаты могут проводиться как сразу в иной валюте, так и в рублях в соотношении к требующейся валюте. Этот вопрос остается на усмотрение руководителя.

Если выплата была произведена в рублях, то сотруднику придется самостоятельно выполнять покупку требующейся валюты. При возникновении отрицательной валютной разницы сотруднику требуется внести ее в счет остальных командировочных расходов, при положительной разнице – в составе остальных доходов. Подтверждением расходов, связанных с отрицательной валютной разницей, является чек из обменного пункта. Компенсация за сопутствующие траты в командировке происходит по курсу ЦБ в рублях.

Особенности расчета при командировках в страны СНГ

В таких поездках штамп в паспорт не проставляется. По этой причине число пересечения границы определяется согласно проездным билетам: по дате и времени прибытия в государство назначения. Исходя из этого, сутки, в которые транспорт прибывает в место назначения в ином государстве, и принимается в качестве суток въезда.

При этом выплата суточных в случае рабочего посещения стран, входящих в СНГ, производится согласно нормам заграничной поездки. Сутки, когда транспортное средство прибывает обратно в Россию, принимаются в качестве даты возврата. И за них выплата суточных производится согласно лимитами внутрироссийских командировок.

В соответствии положению про командировки № 749, дни поездок за границу требуется подразделять на промежутки для верного расчета суточных. При этом число выезда из государства должно быть включено в период пребывания за границей, а число прибытия обратно должно приниматься в качестве периода пребывания в России.

Точная дата выявляется по штампу, который ставится на паспортном контроле.

При прибытии самолета до 24:00 и прохождении до этого времени паспортного контроля в качестве числа прибытия принимаются текущие сутки, и за них выплата суточных производится согласно тарифу по России. Когда самолет прибывает после 24:00, число прибытия в страну является днем пребывания на территории России и суточные выплачиваются согласно лимитам поездок внутри государства. Исключением являются рабочие поездки в страны СНГ. Дата выезда и возврата определяется согласно отметкам командировочного удостоверения и числам на проездных документах.

При отправлении сотрудника в командировку способна возникнуть ситуация, при которой работник возвращается утром из первой поездки, а вечером ему требуется отправиться в новую командировку. Законодатель не воспрещает подобный вариант командирования сотрудников, но и не регламентирует правила оформления подобной ситуации. Исходя из этого, могут приниматься: вариант сложения 2 командировок в одну либо обособленный учет этих рабочих поездок.

При двух разных рабочих поездках руководитель обязан оформлять полный перечень документации – приказ, удостоверение, служебное задание. В подобном варианте оформления руководителю требуется выплачивать суточные за каждый командировочный день, включая дни в пути. Сутки, в которые происходит пересечение командировок, подлежат оплате по двойному тарифу, так как это завершающий день прошлой поездки и день старта следующей. Но в таком варианте существует вероятность проблем с налоговой по причине сверхнормативных платежей.

При совмещении двух командировок в одну собирается единый пакет документов. В него должны быть внесены все сведения относительно цели, пунктов назначения и общей продолжительности рабочей поездки. При этом законодателем не даны ограничения на длительность командировки. Но суточные обязательно должны перечисляться сотруднику за весь период командировки.

Таким образом, поскольку норма расходов в командировке не установлена законодательством, у организаций имеется право утверждать суммы по собственному усмотрению. Оплачиваются все суточные до отправки работника в командировку, в ином варианте сотрудник имеет право не отправляться в поездку. Компенсация командировочных расходов сотрудника происходит по его возврату на основании подтверждающей траты документации.

Выплата не может быть меньше, чем минимальный объем суточных по России, то есть 100 р. Законодательство предусмотрело определенные лимиты, которые не облагаются НДФЛ: 700 р. – в пределах России и 2500 р. – для заграничных рабочих поездок.

Оцените статью: