Рациональное использование времени

Время — самый ценный дар, который может дать нам жизнь. По-настоящему успешный человек всегда расходует свое время мудро — именно поэтому он успевает так много за столь короткое время. Для современной женщины эта аксиома актуальна, как никогда, ведь совмещение работы и карьеры дает о себе знать: все меньше времени остается на себя и свои нужды, а ведь так хочется все успевать и жить полноценной жизнью. Отсюда постоянная усталость, неврозы и раздражительность — груз ответственности и спешка дает о себе знать.

Планирование времени — пожалуй, самый эффективный шаг к разбору завалов. Если Вы считаете, что это отнимет лишнее время и будет не эффективно, попробуйте хоть один день расписать свои дела, расставив их в порядке приоритета. Заведите себе красивый ежедневник, который вам приятно будет брать в руки, и записывайте туда все планы.

Выделите самые важные и первостепенные дела в своём ежедневнике другим цветом, чтобы постоянно обращать на них внимание. После их выполнения приступайте к делам меньшей важности и так далее. Самое главное — оставляйте себе некоторый запас, не ставьте четкие границы времени. Жизнь не является чередой четко поставленных временных рамок, случаются и форс-мажоры, которые запросто могут вывести Вас из колеи. Поэтому так важно, чтобы временные рамки оставались размытыми — в случае неожиданных проблем запросто можно все переиграть.

Если Вы не знаете, по каким критериям разделять дела, попробуйте вот такую простую систему:

1. Важные и срочные дела;

2. Важные, но не срочные дела;

3. Неважные, но срочные дела;

4. Неважные и не срочные дела.

Каждую группу выделяйте определенным цветом. Поначалу будет сложно, но со временем Вы привыкните, и легко будете распределять свои обязанности.

Постарайтесь ограничить так называемые «ловушки времени» — занятия, которые отвлекают и тратят время, не давая ничего взамен. Это могут быть посиделки в Интернете на любимом сайте, просмотр очередной серии сериала, чтение газет или просмотр телевизора. Такие ловушки быстро и навсегда отнимают драгоценно время, которое можно было потратить на изучение английского или на выполнение другого важного дела. Часто, сами того не замечая, Вы можете потратить приличное количество времени, и опять в спешке выполнять необходимые дела, загоняя себя в бесконечный круг усталости.

Как бы ни были Вы многозадачны, как бы хорошо бы не справлялись со многими делами одновременно, золотое правило планирования времени — выполняя дело, полностью ему отдавайтесь. Дело в том, что выполняя несколько дел одновременно, очень легко упустить мелкие детали, из-за которых придется еще не раз вернуться к выполнению одного и того же дела. В результате, Вы тратите на выполнение задачи гораздо больше времени, чем могли потратить изначально, займись Вы этим делом от начала и до конца. Боритесь с соблазном показать себя с лучшей стороны, и делать все сразу — все равно в итоге придется либо просить посторонней помощи для выполнения сложного задания, либо опять падать с ног от усталости.

Второй аспект — постарайтесь максимально погружаться в задачу и впитывать информацию, соответствующую Вашему текущему делу. Это увеличит эффективность работы. Никто не способен переключиться с одного дела на другое моментально, без потери времени. Однако чтобы удержать внимание на одном большом деле нужно большое количество энергии. Поэтому имейте под рукой несколько мелких дел, которые не требуют погружения в них с головой, лучше всего чисто механических. Они позволят отвлечься без потери внимания, кроме того, наша психика такова, что монотонная работа, не требующая мысленных усилий, помогает сконцентрироваться на истинно важных делах и увеличивает мозговую активность.

Следите за тем, на что Вы тратите большое количество времени и подумайте, как можно это изменить. К примеру, большое количество времени уходит на то, чтобы найти и выбрать, что Вы будете готовить и купить продукты. Выход простой: заранее пишете списки того, что необходимо приобрести. Используйте ни чем не занятые промежутки времени, чтобы распланировать Ваше меню.

Как бы ни хотелось закончить все дела вовремя и лечь спать чуть позже — лучше пожертвовать неважными делами и лечь вовремя. Усталость и недосып сильно снижают работоспособность, и на следующей день Вам труднее будет выполнить список дел.

Не стремитесь возложить на себя все обязанности и героически с ними справляться. Если на минутку оглянуться и посмотреть вокруг, то картина, которая откроется, удивит — мир не развалится, если дела будут выполнены кем-то другим, и Ваши друзья и коллеги могут со всем отлично справиться.

При выполнении какого-либо дела очень трудно следить за временными рамками. Установите напоминание на смартфоне, либо используйте специальную компьютерную программу — разделите день на временные отрезки. К примеру, ставьте таймер на пятьдесят минут работы и в этот отрезок времени ни на что не отвлекайтесь, занимайтесь только нужным дело. Затем устанавливайте так же таймер и на отдых.

Интервалы могут быть разными: к примеру, сорок минут работы и двадцать минут перерыва, или пятьдесят минут работы и десять перерыва. Самое главное — в отрезок времени, выделенный для работы, занимайтесь только делом, а в отрезок времени, выделенный для отдыха, освобождайте голову от работы. Такой метод позволяет не следить за временем и при этом эффективно его распределять.

Сколько бы времени Вы не тратили на свои дела, если большая часть времени уходит на подготовку — Вы не будете никогда ничего успевать. Старайтесь содержать свое рабочее место в порядке, не допускайте захламленности. Задумайтесь, как можно сделать так, чтобы поиск вещей и подготовка к другому делу занимала как можно меньше времени?

Трудоспособность — ресурс не бесконечный, и отдых необходим даже трудоголикам. Тратьте время на себя, позволяйте себе прогулки с друзьями, посиделки в кафе. Жизнь — это не только работа, тогда яркие впечатления не только наполнят Вашу жизнь, но и позволят чувствовать ее полноценность, а это точно скажется на вашей работоспособности.

1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

Человек, который никогда не задумывался о том, насколько эффективно он использует свое время, в конце концов сталкивается с ситуацией, когда бесконечную вереницу дел, каждое из которых по-своему важно, уже невозможно втиснуть не только в рабочие часы, но и в те 24 часа, которыми исчисляются сутки. А ведь следующие сутки чреваты новыми делами, такими же неотложными, и человек начинает понимать, что положение его безвыходно.

Очень много времени зачастую уходит на выполнение работ, в общем и целом бесполезных.

Наверное, каждый хоть раз в жизни сталкивался с подобной ситуацией. На грани цейтнота, понимая, что ничего не успеваем, и от этого теряя способность рассуждать здраво, мы готовы схватиться разом за все, хотя интуиция подсказывает, что это все равно не поможет. Лучшее, что можно предпринять в такой ситуации, – успокоиться и 15—20 минут просто посидеть, ничего не делая. А после этого смириться с тем, что чего-то вы сегодня все-таки не успеете, и выделить для себя те дела, которые еще реально сделать за оставшееся время.

Перечень дел, которые необходимо переделать за день, включает не только деловые встречи, работу с документацией и прочее, что касается профессиональных обязанностей менеджера. Даже если вы отчаянный трудоголик и бесконечно преданы своей фирме, вы так же, как и любой другой человек, должны в определенное время поесть, поспать и отдохнуть. Это привычные повторяющиеся занятия, которых нельзя избежать и которые, разумеется, требуют времени.

Кроме повседневных занятий, которые связаны с жизнеобеспечением и по определению предсказуемы, почти ни одного дня не обходится без того, чтобы не возникло что-нибудь неожиданное и очень часто срочное.

Еще одна группа занятий, которую можно выделить, структурируя свой день, – это дела запланированные. В этот блок входит значительная часть того, что необходимо сделать на работе, а также некоторые бытовые мелочи тоже весьма полезно бывает заранее распределить по времени и по степени важности.

Для того чтобы правильно распределить все упомянутые виды занятий в течение своего дня, необходимо прежде всего решить для себя, какие из них имеют наибольшую, а какие – наименьшую значимость, т. е. необходимо расставить приоритеты.

Вероятность возникновения срочных дел тоже необходимо учитывать тому, кто хочет использовать свое время рационально.

Необходимо отметить, что в организациях, где уделяется достаточно внимания мотивации и профессиональный рост зависит от реального вклада работника в общий успех фирмы, личные и корпоративные цели обычно взаимосвязаны и одни достигаются за счет других.

Все успешные люди стали такими в большей мере потому, что обрели такой навык, как рациональное использование времени. Контролируя трату часов и минут, они находили неиспользуемые резервы, которые, впоследствии, помогали опережать конкурентов, они познавали себя, в результате чего не просто работали, а добивались высот.

Ниже приведены 10 правил, следуя которым можно более рационально использовать своё время.

1. Определите время, в которое Вы будете выполнять крупные или одинаковых дел.

В работе существует такое понятие, как «погружение». Это время, через которое человек будет полностью сосредоточен на работе. Допустим это 30 минут. Так вот если человека отвлекать каждые полчаса, то он за день ничего не успеет. К факторам, которые могут отвлекать, так же относятся и перерывы, поэтому подобные дела можно объединить в одно, что приведёт к экономии времени.

2. Установите не приёмные часы.

Как говорилось в 1 пункте, на каждое погружение в работу необходимо время. Поэтому выделите для себя определённые часы, в которые телефоном пусть заправляют секретарь или другие коллеги, а Вы в это время полностью изолированы ото всех. В это время вы максимально сосредоточитесь на работе и добьётесь наивысшей производительности. Дела, появившиеся во время этих часов, можно разобрать позже.

3. Правильно определяйте время на те или иные процедуры.

Планирование времени – хитрая штука: чем больше времени выделено на определённое занятие, тем дольше оно делается. Многие деловые люди жалуются, что они сидят на переговорах часами, где у них либо пятиминутная роль, либо сами переговоры совсем не результативные. В большинстве случае, такие встречи превращаются в обычную болтовню ни о чём. Но если выделить на них сжатые сроки, например 1 час, то дело пойдёт быстрее. 1 час выбран не случайно, ведь за это время действительно можно выслушать все мнения и прийти к решению. Время – деньги, и если Вы считаете второе, то считайте и первое.

4. Устанавливайте приоритеты для каждого дела.

Справиться со всеми делами, количество которых каждый день только растёт, не может никто. Да это и не нужно. Более того, многие люди получают довольно сильный стресс от того, что дела были не выполнены, их угнетает это. Они пытаются успеть доделать ночью, но, как ни старайся, в сутках всё равно 24 часа. Решение одно: установите приоритеты в соответствии с Вашими личными целями, разбейте дела на важные и не важные. И делайте, особенно в первую очередь, только важные вещи.

5. Принцип Парето.

Он гласит, что на 80% результата тратиться 20% времени. Например, 80% прибыли приносят 20% клиентов. Задача человека, у которого есть такое желание, как рациональное использование времени, выявить эти 20%. В таком случае это малое даст очень большой выигрыш во времени.

6. Используйте платное делегирование.

Если Вы дорожите своим временем – не делайте все дела самостоятельно. Перепоручите простые дела подчинённым или, по возможности, коллегам. Если Ваши сотрудники не обладают навыками, которые позволили бы таким образом помогать Вам, то можно задуматься об обучении их или о наборе подходящих людей. Ещё один хороший способ – это обращение к услугам различных фирм, к фрилансерам и т.д. В этом случае Вы сэкономите деньги, т.к. оплачивать разовую работу в течение месяца гораздо дешевле, нежели выплачивать зарплату штатному работнику. А появившуюся свободу можно использовать для того, чтобы использование рабочего времени шло на более важные дела.

7. Разделите крупные задания и делайте их по частям.

Ещё Альбертом Эйнштейном было замечено, что людям нравится просто рубить дрова потому, что результат сразу очевиден. В случаях же, когда для его достижения необходимо пройти длинный путь, люди, зачастую, начинают увиливать от дела, откладывая его в «долгий ящик». И неудивительно: даже если Вы сильно проголодаетесь, Вы не съедите целого кабана. Но если каждый день есть по 1-2 куска, то через определённое время он полностью будет съеден. Так и с работой: разделите её на части, выполнение каждой из которых примите как успешный результат. Успешное «поедание» одной части будет стимулировать на дальнейшее действие, а оставшаяся работа-«кабан» будет уменьшаться.

8. Установите для себя время, в которое Вы будете выполнять дела наивысшей для Вас важности.

Обычно не бывает недостатка идей по поводу того, чем заняться и к чему стремиться. Но зачастую все эти планы утопают в рутине маленьких дел или непредвиденных ситуаций. Чтобы этого избежать, необходимо уравновесить такие вещи с самыми важными событиями. Т.е. занести их в календарь как некую встречу, которую нельзя отложить, выделив таким же цветом, как и другие важные дела. Это приведёт к тому, что когда Вы будете подыскивать время для определённого занятия, Вы столкнётесь со своим заранее оговорённым днём и обойдёте его. Но этого не будет, если в календаре не будет никаких пометок о занятости.

9. В первую очередь выполняйте самые трудные дела.

Ведь бывает же так: с утра задумал некие действия, а днём они не могут быть выполнены из-за внезапно возникших неотложных дел, разговоров, телефонных звонок и т.д.? Однако, если это уже сделано, то, очевидно, никто у Вас это не отнимет. Поэтому делайте всё с раннего утра, ведь это помимо выполненной работы даст ещё и ощущение истинного успеха. Кстати сказать, многие успешные люди так и поступают: делают, или как минимум, начинают делать важные дела ещё с утра. Так они опережают события и это, естественно, окупается.

10. Учитывайте уровень работоспособности.

Вы, наверно, замечали, что в разное время дня у нас различный уровень желания работать. Постарайтесь выделить эти части дня и планировать важные дела, такие как собеседования или совещания, на период наивысшей активности и занятия, подобные телефонным звонкам, на отрезок, в который работоспособность понижена.

Рациональное использование времени – незаменимый атрибут успешного человека, поэтому этим навыком следует овладеть.

Не позволяйте своему времени пролетать незаметно, ловите его, контролируйте и заставляйте работать на себя. Как это сделать — рассказываем в этой статье.

Вторым шагом на пути к любым изменениям в жизни после планирования является организация, то есть поиск ресурсов и людей, которые способствуют нашему развитию.

Существует три ключевых жизненных ресурса:

В этой статье мы поговорим о времени, потому что эффективно использовать этот ресурс очень непросто, но делать это должен уметь каждый из нас.

— Я хочу убить время.

— Время очень не любит, когда его убивают.

Уверен, вам приходилось слышать такие фразы: «У меня нет на это времени» или «Я с трудом успеваю работать, какой там…». Из всех ресурсов только время является абсолютно невосполнимым.

Философ Б. Фуллер говорил: «Я прожил 70 лет. Это составляет 600 тысяч часов. Из них 200 тысяч я проспал, 100 тысяч ушли на то, чтобы есть, пить, восстанавливать своё здоровье, 200 тысяч часов я учился и зарабатывал на жизнь. Из оставшихся — 60 тысяч часов я провёл в дороге. Остаток — время, которым я мог располагать свободно, — составил всего около 40 тысяч часов, или около полутора часов в день».

Главный вопрос: как провести это время с пользой?

Написаны десятки хороших книг по тайм-менеджменту. Я поделюсь лишь некоторыми принципами, которые помогут вам лучше управлять этим ресурсом.

Не обманывайтесь своим календарём. В году столько дней, сколько вы можете использовать. Так, в году одного человека всего семь дней, в году другого — 365.

Контролируйте своё время. Чтобы в ваших сутках было 24 часа, а не два, три или пять, вы должны чётко понимать, на что вы их расходуете.

Есть люди, которые под вечер говорят: «Ну вот, ещё один день пролетел незаметно». А есть те, кто этот вечер проводит с пользой, например за чтением книг, только потому, что так было спланировано заранее.

Заведите ежедневник, используйте записки, ставьте крестики на руке. Вы осознаёте ценность времени только тогда, когда начинаете его замечать. Не давайте своему времени пролетать, ловите его и заставляйте работать на себя.

Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна.

Мне очень нравится этот афоризм. Немногие понимают, что у всех нас одинаковое количество часов в сутках. Мы видим людей, которые бегают по утрам или успевают выполнить сверхурочную работу, и задаёмся вопросом: как у них это получается?

Всё очень просто: эти люди пошли на определённые жертвы. Вы должны понимать, что цель развить в себе какой-либо навык или добиться в чём-то высоких результатов должна неизбежно вытеснить из вашего расписания другие дела.

Есть студенты, которые на лекциях сидят в смартфонах, а есть те, кто внимательно слушает преподавателя. Есть те, кто в семь утра спит, и те, кто медитирует. Есть те, чей пятничный вечер заканчивается тусовкой в клубе, и те, кто в это время работает над новым проектом.

Не обманывайте себя. На самом деле фраза «Я начну учить английский» звучит как «Я начну учить английский вместо того, чтобы проводить время за компьютером».

Всегда сразу обозначайте, от чего вам придётся отказаться, чтобы достичь намеченных результатов. И постоянно напоминайте себе, что оно того стоит.

Люди не меняются в один миг.

У вас есть вдохновляющая цель, готов план, и вы начинаете следовать своему новому расписанию. И вот проходит день, два, три, но что-то определённо не так. Вы спрашиваете себя: «Ну и где же результат? Почему я ещё не стал миллионером?»

Источник мотивации исчерпывается. Но дисциплина даст вам нечто большее — постоянство в работе над собой.

Наша мотивация — ручной генератор. Мы получаем её заряд и начинаем судорожно крутить ручку, вырабатывая энергию для изменений. Посмотрели вдохновляющий фильм, сходили на тренинг, прочитали книгу, но проходит день, два, и мы делаем всё меньше и меньше, пока не говорим себе: «Ну всё, я сдаюсь».

Дисциплина — это двигатель. Вы конструируете его шаг за шагом, совершенствуете, увеличиваете мощность. Если вы включили его однажды, он уже не сбавит обороты. Контролируйте его работу и вносите корректировки. Да, он тоже не вечен, но его заряда вам хватит надолго.

Формируйте дисциплину небольшими усилиями каждый день. Постоянно работайте над собой, вырабатывайте новые привычки, отказывайтесь от старых. Главное, ни на минуту не переставайте следовать вашему плану. Если будет слишком трудно, просто скажите себе: «Сдаваться можно, но только завтра, а сегодня продолжай работать». И так каждый день.

Это не психологический обман, это принятие факта, что меняться нужно в настоящий момент и проводить его с максимальной пользой.

Как рационально использовать рабочее время, не отвлекаться и все успевать

Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

1. Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
2. Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
3. Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала, ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

• Режим рабочего времени;
• Организация труда;
• Работоспособность сотрудников;
• Планирование рабочего времени.

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Тайм-менеджмент – это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

• В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
• Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
• Растет уровень результативности каждого работника;
• Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

• Срочные и важные;
• Срочные и неважные;
• Несрочные и важные;
• Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Соцсети.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

• Спешка;
• Отсутствие планирования времени;
• Неправильная организация труда;
• Слабый уровень мотивации.

Отсутствие планирования можно считать основной причиной. Если рабочее время проходит хаотично, логично, что завершить дела не получается.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников. Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

Часть I. Рациональное использование своего времени Введение

Менеджеры серьезно загружены работой, они постоянно вынуждены “штурмовать” множество проблем. Нередко избыток этих проблем мешает правильно расставить приоритеты. Зачастую менеджеры буквально не успевают задуматься о том, какие дела являются более важными, какие менее, а какие вовсе не стоило бы делать, передоверив их исполнение подчиненным или вовсе отказавшись от них, как ненужных. Сколько важных дел оказались не сделанными вовремя просто потому, что об их существовании забыли! Это происходит потому, что в условиях цейтнота и перегрузки менеджеру трудно ранжировать дела по важности, если он предварительно их не распланировал.

Для того, чтобы справиться с вышеперечисленными трудностями, избежать связанных с перегрузкой стрессов, можно посоветовать простой и эффективный способ: так называемую “матрицу приоритетов”.

Работа руководителя или менеджера постоянно вынуждает его управлять своим временем, планировать свою деятельность таким образом, чтобы распределять нагрузку наиболее эффективно. Полезным здесь может быть знание основных проблем менеджера по теории Д.Адера, которые следует иметь в виду при планировании. Об этом – в разделе “Пять проблем менеджера”.

Теория о рациональном использовании своего времени – это, прежде всего, постановка целей и способы их достижения. Самое существенное об этом – в разделе“Постановка целей”.

О

дин из теоретиков менеджментаДжон Адер[Adair,J.(1987)Howto Manage Your Time] сформулировалпять проблем, которые могут приводить к бесполезной трате времени. Можно сформулировать ряд полезных советов, позволяющих свести до минимума затраты времени:

1. Выделите один час в день для выполнения именно той работы, которую хотелось бы отложить.

2. Делегирование полномочий экономит Ваше время и развивает подчиненных.

3. Затрачивая незначительное время на регистрацию и упорядоченное хранение документов, Вы сэкономите гораздо больше времени, которое иначе уйдет на поиски нужных бумаг.

4. По поводу каждого совещания, которое Вы как менеджер собираетесь провести, следует задать себе следующие вопросы:

что бы случилось, если бы мы его не провели?

зачем мы собираемся?

какова цель совещания?

сколько времени оно должно длиться?

кто должен присутствовать?

каков оптимальный порядок его ведения?

подходящее ли выбрано время?

5. Ежедневная или еженедельнаярасстановка приоритетов поможет Вам в первую очередь выполнять самые неотложные задания, не теряя времени на менее срочные или менее важные работы. Проранжировать работы по срочности выполнения можно с помощьюматрицы приоритетов, двигаясь по нанесенной на ней ломаной линии.

Иногда для снижения загрузки бывает правильнее не выполнятькакую-либо работу, если это возможно. Очевидный способ высвободить время –уменьшить свою нагрузку путем эффективного делегирования полномочий. Это ни в коей мере не должно являться способом избавления от работ, которые Вам не хочется делать. Делегировать следует интересные и нетривиальные задачи, решение которых будет способствовать профессиональному росту подчиненных. Эффективное делегирование включает в себя три обязательных элемента:

четкая постановка задачи;

определение степени ответственности (или самостоятельности) в решении задачи;

выбор подходящего метода контроля.

Если Вы не выделите время для ясного объяснения того, что Вы делегируете, Вы не вправе рассчитывать на то, что подчиненные, которым поручена эта работа, справятся с ней успешно.

Вы также должны удовлетвориться в том, что эти работники правильно поняли, что им нужно сделать. Вы должны ясно объяснить:

что необходимо сделать;

как это можно сделать;

когда необходимо закончить работу.

Возможно, Вы пожелаете предоставить своим подчиненным полную свободу в выборе способов решения задачи или потребуете соблюдения некоторых ограничений.

Например, Вы можете составить финансовую смету, в рамках которой должны удерживаться расходы, и оставить за собой эксклюзивное право санкционировать или запретить перерасход средств.

Возможно, Вы пожелаете осуществлять жесткий контроль на начальном этапе, пока не убедитесь в том, что Ваши подчиненные в состоянии решить поставленную задачу без постоянного надзора. Вы можете потребовать проведения ежедневных или еженедельных совещаний, на которых Вы сможете оценивать достигнутый прогресс.

Вы также можете потребовать, чтобы исполнители приходили к Вам после завершения определенных стадий работы, чтобы Вы могли обсудить с ними, как идет дело.

Однако если Вы регулярно делегируете какие-то задачи одним и тем же работникам, первые два требования становятся несущественными.

Помните, что Вы не можете делегировать ответственность: ответственность за выполнение делегированной работы лежит на Вас.

Делегирование работы означает предоставление подчиненному полномочий для решения задачи или принятия решения по своему усмотрению. Таким образом, Вам придется задуматься над следующими вопросами:

Могу ли я предоставить подчиненным возможность самим разбираться с этой проблемой или я обязан контролировать их?

Как я могу осуществлять контроль, не вмешиваясь в их работу?

Должен ли я решать этот вопрос единолично или это будет выглядеть диктаторством?

Если я попрошу их принять решение, будет ли оно достаточно хорошим?

Если я передам им слишком много обязанностей, не останусь ли сам без дела?

Обычно вопрос состоит не в том, делегировать или не делегировать работы своим подчиненным, а в определении объема делегируемых работ. В этой связи необходимо учитывать четыре важных фактора:

индивидуальные способности подчиненных;

взаимоотношения с подчиненными;

Насколько важно то, чтобы полученные результаты были не хуже, чем те, которые могли бы быть получены Вами или кем-то еще?

Будут ли результаты достаточно удовлетворительными?

Насколько серьезные последствия будет иметь возможная неудача?

К чему приведут ошибки?

Как к этому отнесутся другие подчиненные?

Индивидуальные способности подчиненных

Чем большим опытом обладают Ваши подчиненные, тем меньше они нуждаются в надзоре с Вашей стороны. Если они достаточно развиты интеллектуально и компетентны, они, возможно, смогут самостоятельно справляться с делегируемыми задачами.

Взаимоотношения с подчиненными

Чувствуют ли себя Ваши подчиненные комфортно или, наоборот, неловко в Вашем присутствии?

Являетесь ли Вы хорошим наставником или хорошим исполнителем? (Это не одно и то же.)

Сколько времени имеется в распоряжении у Вас и у Ваших подчиненных?

Чем больше Ваши подчиненные затратят своего времени, тем меньше будет затрачено Вашего времени. Если, например, у них сейчас есть время для обучения, то в следующий раз подобная задача будет решена с меньшими затратами времени.

Оцените статью: