Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля

Сегодня предлагаем вашему вниманию статью на тему: "порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля". Мы постарались в полной мере раскрыть тему и объяснить все доступным языком. Все свои вопросы вы можете задавать в комментариях к статье. Наш эксперт будет оперативно на них отвечать.

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F09%2F1

Сегодня для процедура приема на работу сотрудников вне зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия регламентируется действующими законодательными нормами.

При этом необходимо помнить о том, что все подобного типа процедуры регламентируются законодательными нормами. Какие-либо отклонения от них попросту не допустимы.

В случае обнаружения контролирующими органами каких-либо нарушений возможно наложение достаточно серьезных взысканий.

Содержание

Во избежание возникновения всевозможных сложностей было разработано специальное программно обеспечение. Оно позволяет автоматизировать кадровый учет, избежать различных ошибок, недочетов.

Сегодня процесс кадрового учета регламентируется на законодательном уровне. Именно поэтому на каждом крупном предприятии, где количество работников достаточно велико, обычно формируется кадровый отдел.

Его сотрудники обязаны осуществлять оформление документации в соответствии с установленными нормами.

Причем если отдельная документация унифицирована и должна составляться в соответствии с образцами, иная формируется на предприятии.

Существует множество различных нюансов, связанных с ведение кадрового учета на предприятии.

Именно поэтому необходимо будет заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами:

  • что это такое?
  • с какой целью осуществляется?
  • правовое регулирование.
Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Прежде, чем приступить к организации кадрового учета на каком-либо предприятии, необходимо будет обязательно ознакомиться с определением данного понятия. Так как только так возможно будет избежать основных ошибок.

Под термином «кадровый учет» понимается учет движения сотрудников, работников, состоящих на различных должностях.

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fforma-t-8%2Fthumbs%2Fthumbs_%25D0%259F%25D1%2580%25D0%25B8%25D0%25BA%25D0%25B0%25D0%25B7-%25D0%25A2-8

При этом подобного рода учет должен вестись не только у юридических лиц, но также у индивидуальных предпринимателей.

Кадровый учет в обязательном порядке подразумевает следующие моменты:

  • документальное оформление приема на работу сотрудника;
  • перемещение работников по должностям;
  • увольнение сотрудников;
  • регламентирование трудовых отношений между самими работниками и их руководством;
  • организация труда;
  • иное.

Причем в зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия учет будет иметь различные особенности.

Сегодня помимо общепринятых нормативных документов, которые регламентируют процедуру учета, имеются специализированные. Действие их распространяется на предприятия, ведущие деятельность в определенных сферах.

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fprikaz-o-perevode-t-5%2Fthumbs%2Fthumbs_%25D0%259F%25D1%2580%25D0%25B8%25D0%25BA%25D0%25B0%25D0%25B7

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fprikaz-o-perevode-t-5%2Fthumbs%2Fthumbs_%25D0%259F%25D1%2580%25D0%25B8%25D0%25BA%25D0%25B0%25D0%25B72

Например, муниципальные организации, иные. Особенно важно быть внимательным при ведении кадрового учета государственных служащих.

Кадровый учет с нуля пошагово изучить будет достаточно проблематично. Но если руководитель в дальнейшем планирует принимать большое количество работников, то ему стоит уделить этому моменту внимание.

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Ftrudovoy-dogovor%2Fthumbs%2Fthumbs_%25D0%25A2%25D1%2580%25D1%2583%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25BE%25D0%25B9-%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25B3%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25BE%25D1%258001

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Ftrudovoy-dogovor%2Fthumbs%2Fthumbs_%25D0%25A2%25D1%2580%25D1%2583%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25BE%25D0%25B9-%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25B3%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25BE%25D1%258002

Грамотно организованный кадровый учет позволяет одновременно решать сразу большое количество самых разных задач. Основные цели ведения кадрового учета различаются в зависимости от сферы деятельности.

Но возможно сформулировать основные задачи, решение которых необходимо во всех без исключения организациях:

Если же по какой-то причине работодатель самостоятельно заниматься подобной деятельностью не желает и в то же время собственный отдел организовывать не спешит, можно воспользоваться услугами кадрового учета.

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Flist-netrud-sti%2Fthumbs%2Fthumbs_%25D0%2591%25D0%25BB%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25BA-%25D0%25B1%25D0%25BE%25D0%25BB%25D1%258C%25D0%25BD%25D0%25B8%25D1%2587%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25B3%25D0%25BE-%25D0%25BB%25D0%25B8%25D1%2581%25D1%2582%25D0%25B0

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Flist-netrud-sti%2Fthumbs%2Fthumbs_%25D0%259E%25D0%25B1%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25B7%25D0%25B5%25D1%2586-%25D0%25B7%25D0%25B0%25D0%25BF%25D0%25BE%25D0%25BB%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D1%258F-%25D0%25BB%25D0%25B8%25D1%2581%25D1%2582%25D0%25BA%25D0%25B0-%25D0%25BD%25D0%25B5%25D1%2582%25D1%2580%25D1%2583%25D0%25B4%25D0%25BE%25D1%2581%25D0%25BF%25D0%25BE%25D1%2581%25D0%25BE%25D0%25B1%25D0%25BD%25D0%25BE%25D1%2581%25D1%2582%25D0%25B8

Сегодня очень многие сторонние предприятия предлагают подобные услуги. За определенную плату оформляется вся необходимая документация.

Также ведется вся иная документальная деятельность, связанная с ведением кадрового учета.

Важно помнить о большом количестве нормативных документов, которые регламентируют ведение кадрового учета. Важно помнить о большом количестве самых разных нюансов, непосредственно связанных с ведением учета.

К основополагающим нормативно-правовым документам, связанным с подобного рода деятельностью, сегодня можно отнести следующее:

Особое внимание важно уделить именно различного рода ГОСТам, а также всевозможным унифицированным системам.

Трудовая инспекция при проведении проверок вне зависимости от причины подобного рода мероприятия всегда обращает в первую очередь именно на трудовые книжки.

На данный момент основополагающим документом, регламентирующим процесс ведения трудовой, являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек».

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Ftrud-kniga%2Fthumbs%2Fthumbs_%25D0%259A%25D0%25BE%25D0%25BF%25D0%25B8%25D1%258F-%25D1%2582%25D1%2580%25D1%2583%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25BE%25D0%25B9-%25D0%25BA%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B6%25D0%25BA%25D0%25B8

Утверждены Постановлением Правительства РФ №255 от 16.04.03 г. Изучить все нормативные документы, касающиеся кадрового учета, достаточно сложно.

Особенно если дело касается предприятия, одновременно работающего в нескольких различных направлениях. В таком случае желательно будет избежать ручного оформления.

Читайте так же:  Как отправить деньги в китай из россии

Формулу коэффициента постоянства кадров, читайте здесь.

Одним из самых востребованных и качественных программ сегодня делаются в 1С. Данная структура предлагает своим клиентам обширный перечень автоматизированных программ для производства.

Осуществлять учет кадров в организации необходимо в соответствии с действующими нормативными документами. Отклонения от установленных законодательством норм не допускается.

Но у большинства впервые столкнувшихся с необходимостью ведения подобного учета граждан возникают сложности. Именно поэтому стоит заранее рассмотреть вопросы:

  • с чего начать;
  • какие нужны документы;
  • обязательные журналы в кадровом делопроизводстве (образцы).
Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Самое сложное в постановке кадрового дела на сегодняшний день – самое начало. Первое, чем необходимо будет заняться сотруднику или непосредственно руководителю при постановке в нуля – оформление документации.

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fdoln-instrukcia-gen-directora%2Fthumbs%2Fthumbs_Page_00001

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fdoln-instrukcia-gen-directora%2Fthumbs%2Fthumbs_Page_00002

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fdoln-instrukcia-gen-directora%2Fthumbs%2Fthumbs_Page_00003

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fdoln-instrukcia-gen-directora%2Fthumbs%2Fthumbs_Page_00004

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fdoln-instrukcia-gen-directora%2Fthumbs%2Fthumbs_Page_00005

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fbuhonline24.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fdoln-instrukcia-gen-directora%2Fthumbs%2Fthumbs_Page_00006

Необходимо будет организовать соответствующим образом документооборот. Необходимо будет осуществить следующие действия:

  • разработать все требуемые обязательно на предприятии нормативные локальные каты:
  1. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
  2. Основное положение по оплате труда.
  3. Инструкции должностного характера.
  4. Регламент для отдельных структурных подразделений.
  5. Соглашение на обработку персональных данных.
  6. Положение о защите данных сотрудников.
  • разрабатывается персональное штатное расписание для каждой отдельной штатной единицы;
  • формируется штатная расстановка;
  • подготавливаются типовые или же специализированные трудовые договора, а также соглашения о материальной ответственности;
  • подготовка табеля форм по личному составу;
  • оформляется личная карточка работника – по форме №Т-2;
  • разрабатываются личные бланки-заявления для работников;
  • подготавливаются различного рода внутренние типовые приказы (о возложении обязанностей по ведению воинского учета, а также трудовых).

При этом следует помнить, что оформление всех кадровых событий должно осуществляться обязательно при использовании первичной документации.

Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=https%3A%2F%2Fvesbiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F11%2Fkadrovyj-uchet-1

Кадровый учет на предприятии

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

  • приема сотрудников;
  • увольнения;
  • горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
  • командировок;
  • больничных листов;
  • табеля рабочего времени;
  • отпусков (любого вида — ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
  • личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

  • ведение воинского учета;
  • регламентация трудовых отношений;
  • создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
  • организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=https%3A%2F%2Fvesbiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F11%2Fkadrovyj-uchet-2

Отдел кадров в организации

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Передать ведение в руки специалиста, которого посоветовали

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Читайте так же:  Какой вид налогообложения лучше применить при открытии ип

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа — это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=https%3A%2F%2Fvesbiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F11%2Fkadrovyj-uchet-3

Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

  • распорядительные (приказы личные и производственные);
  • подтверждающие трудовую деятельность;
  • информационно-расчетные;
  • внутренняя переписка;
  • журналы контроля и регистрации.

Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=https%3A%2F%2Fvesbiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F11%2Fkadrovyj-uchet-4

Документы кадрового учета

концепция о защите данных;

  • расписание штатное;
  • книга (журнал) регистрации трудовых книжек и вкладышей плюс сами трудовые книжки;
  • график отпусков;
  • трудовые контракты, соглашения, договоры;
  • должностные инструкции (не регламентируются, но являются неотъемлемой частью трудовых отношений и обязательно составляются, если обязанности не прописаны в трудовом контракте);
  • приказы (прием, увольнение, перевод, о предоставлении отпуска и т. п.);
  • заявления на отпуск без содержания;
  • личные карточки;
  • инструкции по охране труда;
  • журнал инструктажа;
  • договоры материальной ответственности;
  • табель учета РВ (рабочего времени).
  • Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

    • статьей или разделом Трудового кодекса;
    • постановлением Госкомстата;
    • Федеральным Законом и другими положениями.

    Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика — своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно — не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

    Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

    Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
    Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

    Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

    Автоматизация учета — 1С: преимущества работы с программой

    Вести кадровый учет, тем более в крупной компании — это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

    Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=https%3A%2F%2Fvesbiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F11%2Fkadrovyj-uchet-5

    Ведение кадрового учета в 1С

    При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

    • показатель текучести кадров;
    • статистика по персоналу;
    • движение работников и т. п.
    Читайте так же:  Как прекратить деятельность индивидуального предпринимателя

    Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

    Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=https%3A%2F%2Fvesbiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F11%2Fpsixologicheskie-testy-priem-na-rabotu

    Какие психологические тесты при приеме на работу могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

    Чтобы провести налоговый аудит, прочтите эту статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

    Тут вы найдете все рекомендации по оформлению мемориального ордера.

    Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 577-03-71
    (Москва)

    +7 (812) 425-60-36
    (Санкт-Петербург)

    8 (800) 333-58-23
    Для всех регионов!

    Это быстро и бесплатно!

    • Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
    • Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
    • Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
    • Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
    • Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

    Кадровый учет — это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

    Установление кадрового учета на предприятии с нуля

    Кадровый учет должен вестись на любом предприятии в независимости от формы собственности и количества сотрудников. На ведение кадрового делопроизводства не влияет количество персонала. Ко всем организациям предъявляются одинаковые требования, основанные в первую очередь на Трудовом Кодексе РФ. Поэтому компании, только прошедшие регистрацию, должны хорошо ориентироваться в трудовом праве и квалифицированно вести делопроизводство.

    Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2Fuchet1

    Ни одно, даже самое высоко технологичное предприятие не может обойтись без работников. Следовательно, их передвижение необходимо контролировать. Организация квалифицированного контроля над штатным составом предприятия – одна из основных задач руководителя.

    Кадровый учет – это набор процедур, организационных моментов, связанных с мониторингом любых действий персонала предприятия. Такое делопроизводство позволяет четко регламентировать любые взаимоотношения между нанимателем и трудящимися организации.

    Любое передвижение трудящихся внутри организации должно быть задокументировано. Штатное делопроизводство обеспечивает правовую регистрацию трудовых взаимоотношений между организацией и ее работниками.

    Российское законодательство обязывает вести контроль персонала на каждом предприятии. В зависимости от количества штатных сотрудников в организации может работать один кадровик или целый отдел. Также количество менеджеров по персоналу зависит от специфики работы компании. Предприятия с вредными, опасными условиями труда, требуют более громоздкого учета, следовательно, кадровиков в штате будет больше.

    Если не вдавятся в мелкие нюансы, обобщенно кадровый учет решает следующие задачи:

    1. Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2F%25D0%25B2%25D0%25B5%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5-%25D0%25BA%25D0%25B0%25D0%25B4%25D1%2580%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25BE%25D0%25B3%25D0%25BE-%25D1%2583%25D1%2587%25D0%25B5%25D1%2582%25D0%25B0Формирование личных дел, учетных карточек личного состава организации.
    2. Оформление приказов или других необходимых документов представляемых в расчетный отдел для начисления заработной платы, премии, различных бонусов и поощрений.
    3. Контроль над соблюдением рабочего графика, контроль фактически отработанного работником времени с составлением табеля.
    4. Формирование штатного расписания компании.
    5. Заполнение листков нетрудоспособности.
    6. Оформление и предоставление периодической отчетности в налоговые и другие органы.
    7. Составление приказов, связанных с любым перемещением сотрудников: прием на работу, увольнение и другое.
    8. Выдача справок, заявлений по месту требования.
    9. Формирование графика отпусков, контроль над их соблюдением.
    10. Подготовка и участие в аттестации трудящихся.
    11. Ведение кадрового документооборота в соответствии с существующим законодательством.

    Каждая организация имеет право наделять сотрудников отдела по работе с персоналом определенными полномочиями. Функциональные обязанности могут отличаться в зависимости от количественного состава и особенностей деятельности компании.

    Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2Fkadrovyy_uchet

    При организации предприятия перед его ответственными сотрудниками стоит сложная задача – налаживание рабочего процесса, вместе с ним и всего необходимого документооборота.
    Читайте так же:  Процедура банкротства ип с долгами

    Это во многом зависит от квалификации персонала. Следовательно, на должность лица, ответственного за кадровый учет, должен назначаться человек хорошо знакомый с российским трудовым законодательством, имеющий опыт подобной работы.

    На первоначальном этапе, совместно с руководителем компании нужно определиться со списком необязательной, но необходимой для работы, документации.

    Перед составлением плана действий по организации документооборота, менеджер по персоналу или другое ответственное за работу со штатными единицами лицо, должен изучить действующую на данный момент нормативную базу и учредительные документы предприятия. Вся кадровая документация оформляется в соответствии с ними.

    Пошаговая инструкция формирования кадрового учета с нуля имеет следующие этапы:

    1. Прием на работу руководителя. Этот пункт первый, потому что все правила трудового распорядка, контракты, штатное расписание и прочие обязательные документы должны подписываться ответственным лицом, которым является директор или уполномоченный им орган.
    2. Затем необходимо сформировать правила внутреннего распорядка.
    3. На третьем этапе комплектуется штатное расписание.
    4. В соответствии с российским законодательством оформляются образец трудового контракта.
    5. Перед приемом на работу персонала необходимо разработать согласие работника на предоставление персональных данных, а также положение об их защите.
    6. Официальное оформление работников, путем заключения контрактов.
    7. Разработка приказов о материальной ответственности, положений об охране труда и прочей документация.

    После принятия в штат всех сотрудников, отдел кадров начинает работать в обычном режиме. Основное правило – любое событие, связанное с рабочими взаимоотношениями оформляется первичной документацией.

    Правила составления, оформления, подписания документов регламентируются внутренними инструкциями предприятия. За все делопроизводство, связанное с личным составом, несет ответственность менеджер по персоналу либо другой сотрудник, на которого возлагаются функции по ведению кадрового документооборота.

    Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2F939a85467c761b63a65fdcb935d00a1a

    Для организации штатного контроля необходимо ведение документации по учету персонала. Это совокупность приказов, служебных записок и прочего, фиксирующих все рабочие взаимоотношения внутри компании между администрацией и трудящимися.

    Правовой контроль личного состава обеспечивает юридическое оформление и закрепление трудовых взаимоотношений между работодателем и персоналом.

    Законодательно не запрещено оформление на предприятии внутренних документов для удобства работы со штатом. Их объем и оформление зависит от специфики работы учреждения.

    Существует перечень рекомендованных, но не обязательных для использования документов.

    На законодательном уровне требуется обязательное ведение следующих нормативных актов:

    К ведению, заполнению и хранению всей кадровой документации необходимо походить ответственно.

    За отсутствие обязательных документов или их неправильное ведение предусмотрена административная ответственность. Сумма штрафа для юридических лиц может достигнуть 50 тысяч рублей.

    Не всегда получается вести кадровую документацию надлежащим образом. Причин этому несколько:

    • отсутствие квалифицированного сотрудника по контролю за персоналом;
    • в организации не была сформирована кадровая служба, а сотрудник, которому дали в «нагрузку» кадровое делопроизводство, физически не справился с возложенными обязанностями;
    • руководство компании не уделяло данному отделу должного внимания и тому подобные причины.

    Если кадровый учет в запущенном состоянии его можно восстановить. Чем более долгий период не велась нормальная работа, тем тяжелее это будет сделать. Для начала, нужно найти опытного, ответственного работника, хорошо знающего российское трудовое законодательство.

    Восстановление проходит следующие этапы:

    1. Тщательное изучение имеющихся документов и сортировка их по подразделениям и хронологии. Анализ стоит начинать с уставной документации с момента открытия компании, затем следует проверить непосредственно кадровую документацию.
    2. Исследуется наличие обязательных для ведения учета документов.
    3. Проверка содержания имеющейся документации. Начинать следует с трудовых книжек. В них обязательно должна быть сделана запись о начале трудовых отношений.
    4. Проводится анализ соответствия содержимого штатного расписания, трудовых договоров и ведомостей по расчету заработной платы. Проводился ли расчет на основании табеля учета рабочего времени.
    5. Изучение правильного заполнения табелей. Есть ли все необходимые служебные записки на работы в праздничные или выходные дни, получено ли согласие от сотрудника, согласованы ли данные действия с профсоюзной организацией.
    6. Проверка графика отпусков и отражения его в табельном учете.
    7. Анализ штатного расписания. Любое изменение в профессиях, надбавках, вакансиях должно отражаться новым штатным расписанием.
    8. Приступаем к изучению наличия трудовых договоров, приказов и прочих документов.
    9. Составляем поэтапный план восстановления документов. Приступаем к восстановлению.
    Читайте так же:  Как начать торговый бизнес

    Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2Fchet300

    Работник, назначенный на такой сложный участок, должен после изучения состояния документации принять дела. На этом этапе он описывает, какие конкретно документы и в каком состоянии им приняты. Только после этого начинается восстановление.

    Начинать следует с восстановления трудовых договоров. Бывает тяжело объяснить сотрудникам необходимость подписания контрактов, приказов «задним числом», еще тяжелее пригласить в компанию уже не работающего сотрудника для дооформления документов.

    Хронология событий имеет важное значение в кадровом учете. Можно попробовать заключить трудовой контракт с текущей даты, и указать в нем фактическую дату приемки на работу. Но трудовая инспекция, такой документ не посчитает верно оформленным.

    Поэтому во избежание наложения существенных штрафов оформление кадровой документации необходимо заниматься своевременно.

    На любом предприятии, даже имеющем в своем составе всего одного наемного сотрудника необходим контроль за персоналом. В независимости от формы налогообложения, вида деятельности или специфики производства должен присутствовать человек, отвечающий за полноту и правильность оформления учетной документации. Это требование российского трудового законодательства распространяется на индивидуальных предпринимателей (ИП).

    То есть, если в штате появляется наемный сотрудник, у индивидуального предпринимателя возникает необходимость в ведении кадрового учета. Если ИП, осуществляет свою деятельность самостоятельно, кадровый учет не нужен.

    Руководитель вправе самостоятельно выбрать способ осуществления контроля:

    • собственными силами. Для этого нанимается специалист соответствующей квалификации;
    • привлечение сторонних организаций, предоставляющих услуги аутсорсинга;
    • использование платных интернет-сервисов.

    За ненадлежащую регистрацию штатного состава ИП может понести как административную, так и уголовную ответственность.

    Список обязательных для ведения документов одинаков как для индивидуального предпринимателя, так и для юридического лица.

    Отличия появляются, когда ИП становиться работодателем впервые. Он обязан зарегистрироваться в территориальных органах:

    • в Пенсионном фонде в течение 30 дней с момента появления первого сотрудника;
    • в фонде социального страхования в течение 10 дней.

    Неисполнение данного требования влечет за собой серьезные штрафные санкции со стороны проверяющих органов.

    Программы, помогающие вести кадровый учет

    Если в штате всего один наемный работник, кадровый учет не представляет ничего сложного. Законодательство не ограничивает штатную численность трудящихся у индивидуального предпринимателя. Поэтому с расширением бизнеса понадобится автоматизация рабочего процесса.

    Предприниматель вправе самостоятельно выбирать специальную программу. В последнее время наибольшее распространение получило программное обеспечение «1С: Зарплата и Кадры». Оно помогает автоматизировать не только кадровое делопроизводство, но и облегчает ведение бухгалтерии.

    Кроме данной программы предприниматель может воспользоваться следующими платформами для автоматизации работы с персоналом:

    • Корс-Кадры;
    • Кадры Плюс;
    • Отдел Кадров;
    • Сотрудники предприятия и прочие.

    Программ разработано множество. Одни платные, но позволяют использовать смотровые версии для ознакомления, другие совершенно бесплатны, но имеют ряд ограничений. Существуют некоторые программы в «облаке», использование которых, требует ежемесячной оплаты.

    Стоит учесть, что ни одна программа не снимает ответственности за правильное оформление и заполнение документов. Программное обеспечение позволяет упростить работу и предоставляет шаблоны большинства необходимых документов.

    Кадровый учет имеет большое значение для функционирования любой организации. Он позволяет четко отследить хронологию любых рабочих событий, защитить права, как сотрудников, так и администрации компании. Кадровая служба – это лицо предприятия, по работе, которой судят о деятельности компании в целом.

    В данном видео наглядная и подробная инструкция о том, как пошагово организовать кадровый учет в организации.

    Изображение - Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля 34457565634535
    Автор статьи: Василий Панасейко

    Позвольте представиться. Меня зовут Василий. Я уже более 15 лет являюсь частным предпринимателем. Я считаю, что в настоящее время являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать сложные и не очень задачи. Все данные для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в удобном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

    Обо мнеОбратная связь
    Оцените статью:
    Оценка 5 проголосовавших: 5

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here