Печати в трудовых книжках отменяются

С какого момента отменены печати в трудовых книжках? Все ли вправе отказаться от печатей в трудовых книжках? Обязательно ли издавать приказ об отказе использования печатей? Давайте разбираться.

С 7 апреля 2015 года организации могут отказаться от использования круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 06.04. 2015 № 82-ФЗ. С указанной даты ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать.

Но обязательно ли ставить печати в трудовых книжках? Этот вопрос волнует очень многих кадровиков и бухгалтеров. Более того, этот вопрос важен и для работников. Ведь многие будет очень недовольны, если в их трудовых книжках не будет никаких печатей.

Обязанность ООО и АО использовать печать может устанавливаться только в федеральном законе (абз. 1 п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, абз. 1 п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Однако требования использовать печать для заверения записей в трудовой книжке в федеральных законах нет. Получается, что организации вправе не проставлять печати на трудовых книжках, если у них нет печати.

Однако существуют подзаконные акты, которые обязывают организации проставлять печать на титульном листе и при увольнении. Такие требования содержаться:

• в абзаце 1 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
• абзац 2 пункта 2.2, абзац 2 пункта 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

При этом интересно, что Роструд в письме от 15.05.2015 № 1168-6-1 сообщил, что организации, по-прежнему, обязаны заверять записи в трудовых книжках печатями.

В итоге получалась спорная ситуация: законодательство разрешает не иметь печать с 7 апреля 2016 года, а Роструд настаивает на обязательном проставлении печатей в трудовых книжках.

Минтруд решил исправить сложившуюся ситуацию и подготовил проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек». Эти документом предусмотрены изменения в пункт 2.2 и 2.3 Инструкции, согласно которым печать в трудовых книжках на первом листе проставляется только «при наличии». То есть, если печати у организации нет, то и проставлять оттиск печати не нужно.

Также Минтрудом подготовлен и проект разъяснения по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Чиновники разъясняют следующее:

• положение абзаца первого пункта 35 о заверении печатью при увольнении работника (прекращении трудового договора) всех записей, внесенных в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя хозяйственными обществами соблюдается при наличии печати, а также на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, осуществляется при наличии печати;
• записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью самого работника.
  Таким образом, подготовленные проекты документов предусматривают, что печать в трудовых книжках обязательно проставлять только при ее наличии.

Указанные проекты позднее были утверждены официально, а именно:

-Приказ Минтруда России приказом от 31.10.2016 № 589 “Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 “О трудовых книжках”;

-Приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 588н “О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69”.

C какой даты можно не ставить печати в трудовых книжках

Комментируемые проекты Минтруда ещё официально не утверждены (пока у них нет ни номера, ни даты). Однако, на самом деле, это не имеет никакого значения. Дело в том, что организации вправе не проставлять печати в трудовых книжках уже с 7 апреля 2015 года (то есть, с того момента, как законодатели разрешили отказаться от использования печатей). Соответственно, совершенно не обязательно дожидаться официального утверждения названных проектов Минтруда. Перестать проставлять печати в трудовых книжках можно уже сейчас. Однако перед этим нужно убедиться, что организация вправе отказаться от печатей.

Сведения о наличии печати должны быть в уставе организации. Соответственно, чтобы отказаться от проставления печати в трудовых книжках внесите изменения в устав. В уставе нужно предусмотреть, что печати у организации нет.

Если у организации нет печати по уставу, то работник не имеет права потребовать от работодателя проставлять печать в его трудовой книжке.

До недавнего времени в трудовых книжках должны были ставиться печати, подтверждающие достоверность указанных сведений.

Но сегодня законом допускается возможность игнорировать необходимость в постановке штампа организации.

Для чего вообще нужна печать? Когда ее нужно ставить? Кому можно не использовать? Рассмотрим все вопросы подробней.

Печать в трудовой книжке является подтверждением достоверных сведений о владельце, компаниях, на которых он осуществлял свою трудовую деятельность.

Сам процесс постановки оттиска в трудовой книжке не оговорен в Трудовом Кодексе, однако об этом упоминается в Правилах заполнения трудовой книжки у сотрудников отдела кадров.

Законодательство РФ хоть и пытается регулировать вопрос о постановке печати в трудовые книжки, но все же это делается не в таком объеме, как хотелось бы.

Трудовой Кодекс РФ включает в себя только оговорки, в которых содержится необходимость постановки печати в трудовые книжки.

Вопрос о постановке печати в большем объеме регулируется:

• Правилами учета и хранения книг о труде, утвержденными Постановлением № 225.
• Инструкцией по их заполнению, утвержденной Постановлением Министерства Труда № 69 от октября 2003 года.

Документы можно скачать здесь:

Печать имеют право не ставить только те организации, у которых в уставе не предусмотрена необходимость в ее постановке.

К сведению:

Приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 588н были внесены изменения в Правила учета и заполнения трудовых книжек.

Отныне работодатели — ООО и ОАО — не обязаны ставить печати в трудовые книжки.

При этом не имеет значения, есть у компании печать или нет. Если компания ее имеет, то для отсутствия необходимости поставки в документе достаточно отказаться от этого, изменив Устав.

Важно помнить: при отсутствии печати у компании согласно Приказу Минтруда России от 31.10.2016 N 589н все записи в трудовой книжке должны быть заверены подписью работодателя либо же сотрудником отдела кадров. Причем исключением являются случаи из пункта 36 Правил.

Как вносятся изменения в график отпусков? Читайте об этом здесь.

В случае необходимости оформления трудовой книжки по вопросу профессиональной деятельности сотрудника, печать необходимо ставить на первом листе в положенном для нее месте — в нижнем углу страницы.

Аналогичным образом ставится печать и с другой стороны документа, если будут внесены изменения либо вноситься дополнительные записи.

Работодатели ставят основную печать своей компании. При обнаружении иной печати достаточно обратиться в отдел кадров работодателя за объяснениями — быть может, придется устранить ошибку.

Важно помнить: не вся заносимая информация в трудовую книжку должна быть заверена круглой печатью.

Она ставится исключительно:

• при необходимости оформить титульный лист либо вкладыш;
• при необходимости внесения изменений на главную страницу документа либо вкладыша;
• при указании дополнительных сведений.

Рассмотрим подробней, какая печать и где должна быть проставлена в той или иной ситуации.

Печать компании либо отдела кадров (нет разницы) ставится на титульном листе документа, если это делается впервые.

На титульном листе указывается информация о владельце трудовой книжки:

• полные инициалы;
• дата рождения (в формате день/месяц/год);
• информация об образовании;
• какая профессия получена.

После внесения всех сведений владелец книжки должен поставить свою подпись, чем подтверждает достоверность указанной информации.

Нередко встречаются ситуации, когда все страницы трудовой книжки заполнены. В таком случае формируется специальный вкладыш.

Он набирает юридическую силу только печатью с надписью “Вкладыш выдан”, где указываются его серия и номер.

При выдаче копии документа необходимо ставить печать компании, а также подпись непосредственного работодателя.

Печать компании ставится в трудовой книжке, если у ее владельца произошла смена фамилии, имени либо отчества, в том числе и иной информации.

Кроме этого, непрерывной чертой должна быть перечеркнута прежняя информация и аккуратно указаны новые сведения.

На документах (трудовых книжках), ответственное лицо должно поставить свою подпись и печать.

При увольнении сотрудника по собственному желанию либо иной причине в документе необходимо поставить работодателю свою подпись, а также лица, ответственного за выдачу книжки.

После этого сотрудник отдела кадров ставит соответствующую печать.

Часто встречаются ситуации, когда указанные сведения об увольнении в документе хоть и указаны, но не в полном объеме.

В таком случае сотрудники отдела кадров аннулируют предыдущую запись, дописывают недостающую информацию, а после заверяют ее печатью отдела кадров.

Важно помнить: печать должна ставится только в случае увольнения сотрудника. Если рабочий переводится на другую должность либо принимается на работу, награждается – простановка печати является прямым нарушением законодательства РФ.

Пример постановки печати на титульном листе можно посмотреть на фото:

Образец печати в тексте на фото:

В трудовой книжке ставится одна печать – после записи информации об увольнении. Допускается вариант повторной печати, только если сделанные ранее записи недействительны.

В каких случаях может потребоваться экспертиза оттиска?

Наверное, все без исключения мошенники знают, как подделать печать. Этим они могут воспользоваться при устройстве на работу, указывая неправдоподобные сведения в трудовой книжке.

Выявить факт подлинности поможет экспертиза.

Часто к ней обращаются за помощью:

• крупные компании, которые дорожат своей репутацией и проверяют досконально будущих своих сотрудников;
• производства Министерства Обороны;
• другие компании, которые заподозрили факт подлинности печатей (к примеру, перевернутая печать или нечто подобное).

Для того чтобы вывести на чистую воду мошенников и создана возможность проведения экспертизы оттиска.

Если поставленная печать нечетка или ее плохо видно, то можно исправить эту ситуацию. Если же на месте печати практически нет оттиска, можно пропечатать ее повторно.

В ситуации, когда информация из первой печати просматривается, то можно поступить следующим образом: смочить печать в краске и пропечатать повторно рядом с предыдущей.

Важно помнить: исправление оттиска нечитаемой печати не может приниматься за ошибку, а является вынужденной необходимостью.

В случае если лишняя печать в трудовой книжке не мешает прочитать необходимую информацию, лучшим вариантом станет оставить все без изменений.

Рассмотрим ситуацию на примере:

В строительную компанию пришел новый сотрудник. В его документе с прошлого места работы проставлено несколько печатей (о приеме и увольнении). Как можно исправит эту ошибку?

Согласно Постановлению Правительства РФ печать о приеме на работу не ставится, а все записи в документе, произведенные по ходу трудовой деятельности (повышение, вознаграждения и так далее), заверяются исключительно подписью работодателя.

Помимо этого, согласно прописанной инструкции в Постановлении, ничего не сказано о том, как все-таки нужно поступать в подобной ситуации. Более того, как показывает практика, действительно лучшим вариантом будет оставить все как есть.

Встречаются и такие ситуации, когда сотрудники отдела кадров по ошибки ставят не ту печать под сведениями в документе.

Не нужно сразу зачеркивать проставленную печать.

Достаточно указать порядковый номер и написать на выбор одну фразу:

• “Запись № 1 недостоверна”;
• “Запись № 2 считать недействительной”;
• “Запись № N является недостоверной”.

Главное помнить: важен смысл того, что предыдущая запись признается не верной.

Как ставится запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре? Узнайте тут.

Что делать, если отказали в чернобыльском отпуске? Смотрите здесь.

Изначально необходимо понимать, что вся информация о печати находится в Уставе компании. Поэтому начинать процедуру отмены печатей рекомендуется с внесения в него изменений.

Однако на сегодня весь механизм отказа от постановки печати в трудовой книжке находится еще в стадии разработки. Сегодня в Правилах четко указано, что сведения на титульных листах, в том числе и информация об увольнении, обязательно должна заверяться печатью (согласно пункту 2.2 Правил, принятых Постановлением Правительства № 69).

По этой причине многие эксперты в этой области говорят о том, что отсутствие печати сегодня может еще привести к немалым проблемам.

Что делать, если на оттиске указаны неверные реквизиты организации?

Исправить подобную ошибку можно способом занесения соответствующей записи.

Пример:

О. И. Бук принял решение об увольнении с ООО “Диагональ”. В трудовой книжке подобная запись указывается под 6 номером. Сотрудник отдела кадров по случайности поставил оттиск печати ООО “Параллель”.

Каким образом можно это исправить?

Решение простое:

• В первой графе после сведений под 6 номером необходимо указать порядковый 7 номер, а во второй графе указать дату внесения информации.
• В третьей графе делается запись № 7: “Сведения под 6 номер считать недействительными”.
• Поле этого нужно будет прописать верную информацию, но без указания порядкового номера.
• В графе 4 дублируется дата и номер изданного приказа об увольнении.

В конечном итоге ставится подпись работника и печать отдела кадров с соответствующим оттиском.

Отмена печати в трудовых книжках для некоторых видов организаций

Хозяйственные общества страны получили возможность не использовать печати в работе. Для того, чтобы данная норма законодательства заработала, потребовался год. Отмена печати в трудовых книжках стала причиной коллизии нормативно-правовых актов. Закон разрешал, а инструкции запрещали.

В 2019 году Министерство труда издало ряд постановлений, которые урегулировали спорные моменты. Теперь ООО и АО могут не использовать печати, при условии внесения изменений в устав. Записи, которые делаются работодателем заверяются подписями директора и ответственного лица.

Авторы закона об отказе штампов на документах объясняют свое решение тем, что это может ускорить переход предприятий на электронные подписи. По прогнозам специалистов, в будущем, оформление трудовых книжек будет не нужным.

По новым правилам хозяйственным обществам не обязательно иметь печать. Такое решение правительства вызывает противоречия и требует объяснений. Ведь на протяжении многих лет документы строгой отчетности, в том числе трудовые книжки, заверялись исключительно печатью организации.

Согласно новой норме законодательства, достаточно заверить записи подписями ответственных лиц. Данным законом сделан первый шаг к упрощению документооборота предприятия. Отсутствие печати, по мнению юристов Совета Федерации, поспособствует переходу ООО или АО на электронные подписи.

Следствием закона о необязательности наличия печатей у хозяйственных предприятий может быть отмена трудовых книжек как обязательного документа для фиксации стажа работы. На сегодняшний день отмена печати в трудовых книжках противоречит действующим подзаконным нормативно-правовым актам. Инструкции по ведению и хранению бумажных документов говорят об обязательности печати

Иметь печать или нет — решают сами ООО и АО. Главными документа, которые регулируют этот вопрос являются Закон РФ №82 от 6 апреля 2019 года «О внесении изменений в некоторые законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных организаций» и устав организации. Они могут иметь печать, но не обязаны.

Порядок использования и хранения документов о трудовом стаже регулируется двумя Постановлениями РФ 2003 года выпуска. В них говориться о том, что первая страница трудовой книжки, а также все сделанные в ней записи должны быть заверены подписями и печатью. Это противоречит закону №82. Так закон имеет преимущество над подзаконными актами, выполнять следует именно его.

Министерство труда выдало Приказ от 31 октября 2019 года номер 588, который урегулировал законодательные противоречия.

Согласно министерским разъяснениям:

• если предприятие не отказалось от использования печати, ее необходимо ставить на первой странице и на вкладышах трудовой книги;
• при отсутствии печати, записи в трудовых книжках заверяются подписями руководителя и ответственного лица.

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек хозяйственными обществами регулирует Министерство по труду. После принятия закона об отмене печатей, специалистами государственной организации было подготовлено проект двух приказов. Эти документы должны были урегулировать все спорные ситуации. На сегодняшний момент приказы приняты и успешно применяются ООО и АО.

Как правильно составить больничный лист после увольнения по сокращению штата — читайте здесь.

Первый нормативно-правовой акт Минтруда от 31 октября 2019 года № 558н изменил инструкцию и урегулировал вопросы с оформлением трудовой книжки. От ныне печать на первой страничке ставить только при ее наличии.

Следующий Приказ Минтруда от 31 октября 2019 года №589 внес изменения в порядок работы с трудовыми книжками, тем самым разъяснил следующие вопросы:

• В случае увольнения работника с предприятия, все записи заверяются только подписями. Печать ставится только при ее наличии.
• Сделанные записи в трудовой книжке человека во время его работы подписываются руководителем предприятия. Если уставом предусмотрено использование печати, она ставиться в документ.

Таким образом, проекты документов Министерства труда подготовлены в рамках закона об отмене печатей для ООО, АО. Предприятия смело могут отказываться от штампов в трудовых книжках, предварительно внеся данное положение в устав.

Не ставить печать в документы хозяйственные общества имеют право с начала апреля 2019 года. Министерство труда свои изменения в нормативно-правовые акты внесло в октябре 2019 года. Коллизии законодательства урегулированы на всех уровнях, поэтому предприятия смело могут вести документооборот по новым правилам с января 2019 года.

Следует заметить, одних нормативно-правовых актов для отказа от печати не достаточно. Руководство предприятия должно внести изменения в устав хозяйственных обществ. На основании устава структурным подразделениям разрешается подписывать документы строгой отчетности без заверения печатью.

Перед принятием решения необходимо убедиться в том, что организация имеет на это право. Такое действие не позволительно для предприятий государственной и муниципальной форм собственности, некоммерческих организаций, товариществ собственников жилья.

Для того, чтоб минимизировать риски, связанные с отменой печати на предприятии, лучше дождаться официальных разъяснительных документов от контролирующих органов. Взвесив все за и против, еще раз перечитать действующий устав предприятия. Если в нем есть упоминания о печати его необходимо менять, нет упоминаний – можно не корректировать.

Отказ от использования печати оформляется путем внесения изменений в устав. Для этого организовывается собрание акционеров, на котором принимается соответствующее решение. По результатам сборов составляется протокол, который является основным документом для внесения изменений в устав. Текст документа должен содержать фразу: «предприятие не использует печать в своей деятельности».

Для государственной регистрации устава в налоговых органах заполняется форма Р13001. Подпись руководителя на данном документе заверяется нотариально. После проверки, собственник получает на руки устав АО или ООО и лист записи организации в ЕГРЮЛ. Таким образом отказ зарегистрирован официально и правильно.

На последнем этапе руководитель оформляет приказ по предприятию. В нем указывается дата, с которой ООО перестает пользоваться печатью. Следует также отправить письма-извещения партнерам, банкам и контролирующим органам. Далее печать передается на хранение ответственному сотруднику, вдруг что-то необходимо будет поправить в старых документах.

Трудовую книжку сотруднику оформляют после пяти дней работы. Записи, которые вносятся во время трудовой деятельности, подкрепляются подписями и штампами.

Штамп обязательно ставится в таких случаях:

• При заверении данных о работнике, который начинает свою трудовую деятельность.
• При оформлении трудовой книжки впервые. Печать ставят на титульном листе.
• При внесении новых записей в такие разделы, как «Сведения о награждении» и «Сведения о работе». Сведения о работе должны содержать отметки о занимаемой должности, информацию про график работы, работает человек по совместительству или нет. Записи в раздел о награждениях вносятся по желанию сотрудника и заверяются печатью при увольнении.
• Внутри трудовой книжки на обложке если за время работы на предприятии сотрудник изменил фамилию.
• При увольнении сотрудника.

Ряд принятых нормативно-правовых актов в 2019 и 2019 годах отменил обязательное заверение записей трудовой книжки печатью для ООО и АО. Ее используют на предприятиях, где это утверждено решением собрания собственников и прописано в статуте.

По закону организации с ограниченной ответственностью и акционерные общества имеют право заверять трудовые книжки печатями. Больше года потребовалось на то, чтобы убрать противоречия в нормативно-правовых актах и начать пользоваться данными преимуществами. В 2019 году Министерство труда и социальной защиты населения подготовило постановления, которые разъяснили порядок действий предприятий.

Согласно новым инструкциям, при работе с трудовыми книжками сотрудников печать можно не использовать. Любые записи в документах заверяются подписями руководителя и специалиста, на которого положены обязательства ведения подобных документов. Ставит подпись в трудовой и сам работник.

Владелец трудовой книжки не ставит свою подпись если:

• сотрудник не имеет возможности самостоятельно забрать документ в день увольнения;
• сотрудник отказывается получать трудовую;
• предприятие направило работнику уведомление с предложением отправить документ по почте.

ООО и АО должны вести контроль за бланками трудовых книжек и вкладными листами в приходно-расходном журнале. Действия, связанные с выдачей или приемом документов отображаются в журнале контроля движения трудовых. Все листы учетных книг нумеруются, сшиваются, заверяются подписями и опломбируются.

Хранение трудовых книжек осуществляется как документов строгой отчетности. Для этого должно быть выбрано место, доступ к которому имеет только руководитель и ответственное лицо. Выдаются документы под подпись при увольнении сотрудника.

Правила продление больничного по беременности и родам описаны здесь.

Читайте также, зачем нужен сотруднику дубликат трудовой книжки.

Минтруд рассказал, как вести трудовые книжки без круглой печати

Больше года организации, желавшие отказаться от круглых печатей, не могли это сделать, хотя закон позволял. Причина – чиновники требовали проставлять официально отмененные печати при ведении трудовых книжек. Новые разъяснения Минтруда изменят ситуацию.

На едином портале размещения проектов нормативных актов обнародован текст разъяснения по правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. В Министерстве труда и соцзащиты напоминают, что согласно абзацу первому пункта 35 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, устанавливающего порядок обращения с трудовыми книжками, при увольнении сотрудника работодатель обязан заверить своей печатью все вносимые записи, а также проставить печать на первой странице и вкладыше в трудовую книжку.

Но поскольку закон позволяет акционерным обществам и обществам с ограниченной ответственностью отказаться от использования круглой печати, записи, внесенные в трудовую книжку работника, при выдаче документа на руки работнику должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также подписью самого работника.

Работник не ставит свою подпись только в случаях, перечисленных в пункте 36 постановления правительства № 225:

• в день увольнения сотрудник не может самостоятельно получить трудовую книжку на руки;
• работник отказывается получить документ;
• работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явить за трудовой книжкой или предлагает отправить ее по почте.

С лета прошлого года положения Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ позволили акционерным обществам и обществам с ограниченной ответственностью отказаться от круглых печатей в пользу штампов, бланков с наименованием, собственных эмблем, зарегистрированных товарных знак и других средств индивидуализации. Однако позже чиновники разъяснили , что все записи в трудовых книжках все равно должны быть заверены по прежним правилам.

Фактически закон позволил не использовать печать, но она оставалась главным подтверждением наличия трудовых отношений. Позже Роструд уточнил , что при отсутствии круглой печати работодатели могут заверять записи с помощью штампа, на котором, как и на печатях, указывается наименование организации. Однако такой вариант тоже противоречит законодательству, поскольку и штамп, и любое другой средство индивидуализации являются необязательными атрибутами хозяйствующих обществ.

Чтобы взаимных претензий и споров стало меньше, а закон соблюдался безусловно, в Министерстве труда решили разъяснить правила ведения трудовых книжек. Сможет ли предложенный вариант гарантировать обеим сторонам соблюдение их прав, покажет время.

Все уже привыкли к тому, что записи, внесенные в трудовую книжку работника, заверяются печатью работодателя или кадровой службы. Однако в связи с отменой обязанности иметь печать для организаций некоторых организационно-правовых форм (например, ООО и АО) возникла неопределенность: обязаны ли они при отсутствии печати проставлять ее в трудовых книжках работников? Этот вопрос волнует многих кадровиков и бухгалтеров, занимающихся кадровым делопроизводством.

С целью устранения такой неопределенности Минтруд России издал Разъяснение по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Разъяснение; Правила; Постановление № 225).

Разъяснение утверждено Приказом Минтруда России от 31.10.2016 № 589н, который вступил в силу 27.11.2016 (далее — Приказ № 589н).

Кроме того, Приказом Минтруда России от 31.10.2016 № 588н внесены изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция; Приказ № 588н).

Этим документом предусмотрены изменения в пп. 2.2 и 2.3 Инструкции, согласно которым на первой странице (титульный лист) трудовой книжки, а также на внутренней стороне обложки трудовой книжки печать проставляется только при ее наличии. То есть, если печати у организации нет, то и проставлять ее в трудовой книжке не нужно.

Согласно ст. 2 и 6 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее — Федеральный закон № 82-ФЗ) для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерных обществ (АО), отменена обязанность иметь печать. Исключение составляют случаи, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации. Следовательно, отсутствие в уставе ООО и АО указания на наличие печати освобождает общество от обязанности по ее применению.

В силу прямого требования федерального закона печать обязаны иметь, в частности:

• государственные и муниципальные унитарные предприятия[1];
• некоммерческие организации[2];
• товарищества собственников жилья (ТСЖ)[3].

Таким образом, начиная с 07.04.2015[4] организации, созданные в организационно-правовой форме ООО и АО, вправе, но не обязаны иметь печать.

КАКИЕ ЗАПИСИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ НУЖНО ЗАВЕРЯТЬ ПЕЧАТЬЮ РАБОТОДАТЕЛЯ?

В трудовой книжке работника печатью нужно заверять сведения о работнике, внесенные перед периодом работы (или в период работы, если это вкладыш), а также записи за период работы у данного работодателя, а именно:

• на титульном листе (если трудовая книжка оформляется работнику впервые)[5];
• в разделе «Сведения о работе» (о выполняемой работе, переводах, совместительстве (по желанию работника), увольнении);

Примечание. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника[6].

• в разделе «Сведения о награждении»;

Примечание. При увольнении работника записи в данном разделе заверяются печатью и подписями в том же порядке, что и в подобной ситуации в разделе «Сведения о работе».

• на внутренней стороне обложки трудовой книжки[7].

Примечание. Записи вносятся при изменении сведений о работнике, приведенных на титульном листе трудовой книжки (фамилия, имя, отчество, дата рождения и т. п.), если изменения произошли в период работы у данного работодателя. Кроме печати, такие записи заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица (например, специалиста по кадрам)[8].

Отметим, что согласно требованию абзаца 4 п. 41 Правил приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть:

• пронумерованы;
• прошнурованы;
• заверены подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
• скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Печать организации проставляется на указанных книгах учета в случае наличия у организации печати[9].

До недавнего времени на практике существовала неопределенность относительно того, обязаны ли ООО и АО, у которых отсутствует печать, проставлять ее в трудовых книжках работников, поскольку:

а) согласно изменениям, внесенным Федеральным законом № 82-ФЗ, ООО и АО не обязаны иметь круглую печать;

б) случаи, когда организации должны иметь печать, могут быть предусмотрены только федеральными законами;

в) Правила, утвержденные Постановлением № 225, а также Инструкция, в которых содержатся требования о проставлении печатей в трудовых книжках, являются подзаконными актами.

До появления приказов Минтруда России (зарегистрированы в Минюсте России, следовательно, являются нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения; вступили в силу с 27.11.2016) специалисты Роструда высказывали мнение, что заверять печатью работодателя записи в трудовой книжке обязательно, поскольку это требование нормативных актов о порядке ведения трудовой книжки, изданных на основании федерального закона — Трудового кодекса РФ, и эта обязанность остается у работодателя и с учетом того, что требование о наличии печати для отдельных организаций отменено[10], а индивидуальному предпринимателю печать не требуется (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Извлечение

из письма Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1

Обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 2 п. 2.2, абз. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Данные документы являются подзаконными актами.

Обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена упомянутыми подзаконными актами, которые приняты во исполнение требований федерального закона (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

Таким образом, по нашему мнению, требование заверять печатью записи в трудовой книжке считать обязательным.

Получается, по мнению Роструда, что для заверения записей в трудовых книжках работников работодатели в любом случае должны использовать печать. То есть ООО и АО необходимо иметь печать даже несмотря на то, что закон отменил для них обязательность ее применения.

Согласно нормативным правовым актам Минтруда России

Минтруд России придерживается другой точки зрения по данному вопросу, и содержится она в Разъяснении, утвержденном Приказом № 589н.

Так, Минтруд России указал, что в связи с отменой обязанности для ООО и АО иметь печать ее проставление на первой странице трудовой книжки, на вкладыше в трудовую книжку и в иных предусмотренных Правилами случаях, осуществляется при наличии печати.

Иными словами, если у работодателя есть печать и он не отказался от ее применения, то проставлять ее в трудовой книжке работника необходимо.

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил), и в этом случае печать в трудовой книжке работника проставлять не нужно.

Подчеркнем еще раз, что Приказ № 589н, которым утверждены Разъяснения, является нормативным актом, зарегистрированным в установленном порядке в Минюсте России[11]. Следовательно, Разъяснения Минтруда России носят нормативный характер и обязательны для применения организациями и их должностными лицами.

В противоположность приказам Минтруда, прошедшим государственную регистрацию в Минюсте России, письма различных ведомств (в т. ч. Роструда) нормативными актами не являются[12].

[1] Пункт 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 23.05.2016).

[2] Пункт 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (в ред. от 03.07.2016).

[3] Часть 5 ст. 135 Жилищного кодекса РФ.

[4] Дата вступления в силу Федерального закона № 82-ФЗ.

[5] Пункт 2.2 Инструкции.

[6] Абзац 1 п. 35 Правил.

[7] Абзац 2 п. 2.3 Инструкции, Приказ № 588н.

[8] Пункт 2.3 Инструкции.

[10] Статьи 2, 6 Федерального закона № 82-ФЗ.

[11] Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (в ред. от 15.10.2016); Приказ Минюста России от 04.05.2007 № 88 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (в ред. от 26.05.2009).

[12] Абзац 5 п. 3 Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных Приказом Минюста России от 04.05.2007 № 88.

Умяров И. Г., юрист

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 1, 2017.

Оцените статью: