Ключевые показатели эффективности

KPI (Key Performance Indicators) – «ключевые показатели результативности», но чаще переводится как «ключевые показатели эффективности». KPI является одним из инструментов, с помощью которого, можно проанализировать, насколько эффективно работает персонал для достижения целей компании.

Показатели KPI зачастую используют более крупные компании (не там, где владелец, директор, продавец и грузчик — один и тот же человек), а наоборот, когда фирма имеет большое количество работников и филиалов. Применение «кипиай» значительно упрощает контроль эффективности работы всех подразделений компании. Имея ключевые показатели эффективности, мы получаем возможность управлять процессом и вносить в него изменения. Ставить цели перед персоналом и мотивировать к их достижению.

Рассмотрим на примере ключевые показатели эффективности. Вы владелец крупного магазина бытовой техники и в вашем штате имеется 12 менеджеров по продажам. Эффективность работы каждого менеджера за месяц можно оценить по следующим критериям:

• какой % клиентов, с которыми общался менеджер, совершили покупку;
• средний чек клиентов;
• выполнение плана продаж (например, минимальная планка за месяц- 350 000руб., а заработная плата менеджера будет зависеть от того, на сколько % он перевыполнит план);

Если вам, например, нужно распродать блендеры определенной модели, вы можете установить для каждого менеджера план минимум 5 единиц, если больше, то с каждой «лишней» единицы продавец получает 3% от ее стоимости. Таким образом, достигается цель продать определенный товар и мотивировать для этого менеджеров. Как показывает практика, оптимальное количество критериев KPI для одного сотрудника — от 5-ти до 8-ми.

Виды ключевых показателей эффективности:

• KPI результата – количественные и качественные показатели результата;
• KPI затрат – количество затрат ресурсов;
• KPI функционирования – насколько процесс выполнения соответствует установленному алгоритму;
• KPI производительности – производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата и времени, затраченного на его получение;
• KPI эффективности (показатели эффективности) – это производные показатели, которые характеризуют соотношение полученного результата к затратам ресурсов.

Существуют принципы, которых нужно придерживаться при разработке ключевых показателей эффективности. Затраты на измерение показателей эффективности не должны превышать управленческой пользы от использования показателя. Вы ведь не наймете человека, который будет считать количество и продолжительность звонков менеджера, результат не оправдает затрат. Для более точного результата и возможности сравнения, показатели должны быть измеримыми и максимально простыми, понятные каждым подразделением одинаково, во избежание дезинформации. И, самое главное, чтобы KPI были нужными, если по результатам их измерения мы ничего не предпринимаем, то в этом случае они бессмысленны.

К основным достоинствам КПI можно отнести:

• мотивирование сотрудников;
• справедливость, прозрачность и сопоставимость результатов (руководство и персонал видят, кто сколько работает и зарабатывает);
• корректирование работы сотрудника по отстающему показателю;
• вовлеченность персонала на достижение целей предприятия;
• контроль качества выполнения обязанностей.

Не смотря на все положительные стороны системы KPI — она не универсальна. Не все показатели в работе персонала можно измерить количественно, и поэтому для каждого бизнеса свои пути оценки эффективности, и чтобы их найти потребуются большие затраты времени, труда и финансов.

Единой формулы расчета KPI не существует, поскольку у каждой компании своя специфика и, следовательно, свои «кипиай». Давайте рассмотрим на примере расчет заработной платы менеджера по продажам с учетом его KPI в интернет-магазине «Котелок». Ставка 7 000 руб. +2% от личных продаж (800 000*0.02=16 000 руб.) + премия за выполнение плана по количеству новых клиентов (2 000 руб.) + премия за выполнение плана предприятия (например, план выполнен на 100% — 5 000 руб, на 70% — 3 500 руб.) в нашем случае на 80% — 4 000 руб. Итого в конце месяца менеджер получит зарплату в размере 29 000 руб. Такая система подсчета мотивирует менеджеров продавать уже существующим клиентам и привлекать новых.

В сфере продаж основным ключевыми показателями эффективности менеджера по продажам и отдела продаж являются:

1. Объем продаж. Менеджеру устанавливается план на определенный период времени (месяц, квартал, год). Например, за март менеджер должен осуществить продажи на 1 300 000 руб.

2. Количество продаж. Число клиентов, совершивших покупку (количество чеков).

3. Трафик. Количество клиентов, которые узнали о вашем товаре – потенциальные покупатели. Конечно, привлечение трафика это задача маркетологов, но и сам продавец тоже может влиять на поток клиентов, например, с помощью сарафанного радио.

4. Средний чек. Внедряется для того, чтобы стимулировать менеджера продавать дополнительные товары. Например, к печи приобрести термостойкую стеклянную тарелку или формы для выпечки.

5. Конверсия. Количество клиентов, относительно трафика. Если ваш магазин посещает около 300 человек в день, но при этом количество чеков с трудом достигает десяти, конверсия будет равна 3-4%. Это значит что менеджеры плохо справляются со своими обязанностями и нужно корректировать их работу.

Во многих компаниях, помимо основных KPI, устанавливают еще и дополнительные. Например, в компании по продаже газовых котлов можно внести KPI по количеству сделок на их установку, так как эта услуга принесет компании больше прибыли, чем продажа самого котла.

Мотивировать сотрудников к работе можно материально — премии и всевозможные финансовые поощрения, и нематериально — карьерный и личностный рост. Существует три ступеньки: минимум (достаточный для того, чтобы не выгнать сотрудника), норма (показатели, которые удовлетворяют работодателя) и максимум (уровень, к которому должен стремиться работник). Когда сотрудник четко понимает, от чего зависит его заработная плата и каких показателей он должен достичь, чтобы избавить себя от неприятного сюрприза в конце месяца, он будет трудиться на благо компании.

При создании и внедрении KPI очень важно, чтобы система подсчета была простой и понятной для сотрудников, иначе такие перемены могут вызвать последствия, вплоть до отказа работать. Руководству нужно ясно донести своим подчиненным смысл внедрения «кипиай» и все преимущества данной системы. Чтобы избежать глобальных ошибок в подсчете заработной платы, нужно некоторое время тестировать обновленную систему, устранить недочеты, и только потом полностью отказываться от прежней.

Одним из главных факторов успешности внедрения KPI является автоматизация процесса. Для этих целей используют различные CRM-системы, подробнее можно прочесть в нашей статье.

Выработать систему KPI можно самостоятельно, но для этого потребуется приложить много усилий и съесть не одну собаку. Большинство крупных компаний все-таки предпочитают доверить построение системы «кипиай» профессионалам с большим опытом в данной сфере. Если вам нужна помощь во внедрении KPI в вашу компанию, обращайтесь, будем рады помочь!

Что такое KPI: для чего нужен этот показатель, как применяется система KPI на практике + пример расчета

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о системе KPI.

Сегодня вы узнаете:

1. Что такое KPI.
2. Как рассчитать этот показатель.
3. Как внедрить систему KPI на предприятии.
4. О плюсах и минусах данной системы.

KPI — это коэффициент, определяющий эффективность работы того или иного предприятия: насколько оно удачно функционирует, достигает ли поставленных целей.

Расшифровка этой аббревиатуры выглядит следующим образом — Key Performance Indicators, что на русский принято переводить как «ключевые показатели эффективности».

Если переводить дословно, то слово «key» означает «ключевой», «существенный», «indicators» — «показатели», «индикаторы», а вот со словом «performance» возникают трудности при переводе, поскольку здесь его сложно трактовать однозначно. Существует стандарт, который дает наиболее правильный перевод этого слова, разделяя его на два термина: эффективность и результативность. Эффективность показывает, как соотносятся затраченные средства и достигнутые результаты, а результативность — в какой степени компании удалось достигнуть того результата, который был намечен.

Стало быть, KPI правильнее переводить как «ключевой показатель результата деятельности». Выражаясь простыми словами, так сказать, для чайников, можно заметить, что эта система помогает разобраться, какие меры нужно принять для улучшения эффективности. Эффективность же охватывает все действия, произведенные за установленный временной отрезок, а также пользу, полученную предприятием от каждого отдельно взятого работника.

Индикаторы KPI бывают следующие:

• KPI производительности — показывает соотношение затраченных денежных и временных ресурсов с достигнутым результатом;
• KPI затрат — показывает, сколько задействовано ресурсов;
• KPI результата — иллюстрирует полученный в ходе выполнения задач итог.

Есть система KPI и в интернет-маркетинге. Здесь ее можно разбить на 4 группы:

1. Процессные KPI — оценивают сам процесс работы, насколько он эффективен. Анализируя эти показатели, можно выявить замедляющие факторы в работе и устранить их, что позволит быстрее достичь желаемого результата.
2. Целевые KPI — указывают, достигнуты ли намеченные маркетинговые цели.
3. KPI внешней среды — показатели, не зависящие от сотрудников. Например, скачки цен.
4. KPI проекта — коэффициент эффективности отдельно взятого проекта, например, показателей сайта.

Все эти ключевые индикаторы используются не только в качестве данных для статистического отчета, это еще и мощный управленческий инструмент, который имеет свои определенные задачи.

Такая система вводится на фирмах для удобства измерения результатов работы отдельных сотрудников, подразделений, а значит , и всего предприятия. Она не является совершенной, но очень хорошо выполняет свои функции. В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.

Систему KPI целесообразно применять относительно работников, чей труд непосредственно влияет на экономические показатели компании. Так, если фирма занимается продажами, то KPI надо вводить для менеджеров; в страховых компаниях — для агентов и т. д.

Ключевые показатели эффективности KPI бывают двух видов:

• Запаздывающие. Именно они показывают итоги проделанной работы. Это финансовые показатели, определяющие потенциальные возможности предприятия, но они не могут отразить эффективность ни всей фирмы, ни ее подразделений.
• Оперативные. Эти показатели, которые называют еще опережающими, дают возможность направлять дела в нужное русло в течение отчетного периода и приводить их к конечному нужному результату. Именно на основании оперативных показателей эффективности можно сделать анализ качества рабочих процессов, производимого товара, а также понять, насколько доволен этим товаром потребитель.

При внедрении KPI в компании необходимо учитывать ее специфику, цели и задачи, течение бизнес-процессов. Данная система в корне изменит принцип начисления заработной платы, поэтому важно объяснить сотрудникам, что эффективность их работы будет напрямую влиять на уровень дохода, и это полезно в первую очередь для них. Персонал нужно обучать, потому что с внедрением новой системы разрабатывается соответствующая документация: коллективный и трудовой договоры, штатное расписание и все остальные бумаги, имеющие отношение к оплате труда.

Не стоит торопиться и вводить систему KPI сразу во всей фирме. Для начала ее лучше протестировать на одном-двух отделениях, чтобы отработать новую систему оплаты и другие, сопряженные с этим процессы.

Такой пилотный проект позволит внести нужные коррективы в режиме реального времени и избежать дальнейших ошибок, потому что на данном этапе уже будут видны недостатки, которые необходимо устранить, а также выявлены трудности, которые система вызывает у специалистов компании.

После тестирования новой системы и ее корректировки можно переходить на следующий этап и внедрять ее в другие отделы, все работники которых должны стремиться к достижению общей цели. Если этот принцип не будет соблюден, то сотрудники будут испытывать затруднения и дискомфорт, а это отрицательно скажется на их работе. Как следствие, все усилия по внедрению системы KPI окажутся напрасными.

Когда KPI будет введен, предоставится возможность приспосабливаться к изменяющейся рыночной среде и корректировать стратегию работы. А также каждый год необходимо оптимизировать порядок премирования.

Потому как данная система не является простой для внедрения, следует придерживаться определенных правил и принципов, которые могут стать незаменимыми помощниками при переходе на KPI:

Пункт 1. Чтобы рассчитать KPI, необходимо выбрать от трех до пяти показателей эффективности, которые будут критериями оценки специалиста. Например, для интернет-маркетолога они могут быть следующими:

1. Численность посетителей сайта, привлеченных специалистом.
2. Цифра, которая показывает, сколько покупок сделали клиенты, которые уже ранее обращались в компанию.
3. Число похвальных рекомендаций, откликов клиентов в соцсетях или на сайте организации после покупки товара или услуги.

Пункт 2. Далее нужно определить вес каждого индикатора. Суммарно же вес должен быть равен 1, а самый большой всегда принадлежит важнейшему показателю, поэтому картина получается следующая:

1. новые заказчики — 0,5;
2. покупатели, сделавшие повторный заказ — 0,25;
3. положительные рекомендации — 0,25.

Пункт 3. Теперь необходимо проанализировать данные по всем выбранным индикаторам за последние полгода и составить план:

Ключевой показатель эффективности (KPI) – это показатель деятельности организации, который помогает компании достигать стратегические и тактические цели.

KPI является одним из инструментов, с помощью которого можно проанализировать, насколько эффективно работает персонал для достижения целей компании.

Используя ключевые показатели эффективности, организация получает возможность управлять процессом и вносить в него изменения, а также ставить цели перед персоналом и мотивировать сотрудников фирмы к достижению поставленных целей.

В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.

Выделяют несколько видов KPI в связи со следующими результатами деятельности:

статья затрат – объем затраченных ресурсов в стоимостном выражении;

статья производительности – процент загрузки задействованных мощностей;

статья эффективности – показатели, характеризующие отношение одного показателя к другому (например, отношение выручки к затратам);

статья итогов – количественное выражение результата деятельности компании.

Также ключевые показатели эффективности можно разделить на два вида – оперативные и стратегические.

Оперативные показатели используются в текущей деятельности предприятия и его подразделений. Оперативные показатели позволяют компании ставить цели и задачи в зависимости от изменяющихся условий.

К оперативным показателям можно отнести показатели, характеризующие эффективность организации производства, объемы поставки сырья, качества изготавливаемой продукции.

Стратегические показатели отражают результат деятельности предприятия за текущий период. Стратегические показатели дают возможность компании скорректировать планы на следующий период. Стратегические показатели используются , например, при анализе денежных потоков, на основе которых рассчитываются основные стратегические показатели компании.

К стратегическим показателям можно отнести показатели эффективности деятельности предприятия (например, рентабельность).

Правила и принципы внедрения KPI заключаются в следующем:

Правило «10/80/10» . Это означает, что компания должна иметь около 10 ключевых показателей результативности, до 80 производственных показателей и 10 ключевых показателей эффективности;

Принцип управляемости и контролируемости. Подразделению, ответственному за определённый показатель, должны быть выделены необходимые ресурсы на управление им, и полученный результат может быть проконтролирован;

Принцип партнерства. Для успешного решения задачи повышения производительности требуется установление эффективного партнерства между всеми заинтересованными лицами;

Принцип перенесения усилий на главные направления. Для повышения производительности труда требуется расширение полномочий сотрудников организации, повышение квалификации персонала, проведение тренингов, эффективное взаимодействие подразделений компании;

Принцип интеграции процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Должна быть создана интегрированная схема оценки показателей и отчетности, стимулирующая конкретные действия сотрудников компании. Для этого следует регулярно проводить совещания, которые по срокам зависят от сложности решаемых вопросов;

Принцип согласования производственных показателей со стратегией. Показатели производственной деятельности должны быть привязаны к текущим факторам успеха, составляющим сбалансированную систему показателей, и соответствовать стратегическим целям организации.

К основным плюсам применения KPI можно отнести:

справедливость, прозрачность и сопоставимость результатов (руководству и персоналу становится ясно, кто из сотрудников предприятия сколько работает и сколько зарабатывает);

корректировка работы сотрудника по полученным низким показателям;

участие персонала в достижении поставленных целей организации;

контроль качества выполнения обязанностей.

Таким образом, преимуществом системы KPI является активная мотивация персонала на основе рассчитанных сопоставимых показателей.

Ключевые показатели эффективности в продажах рассчитывают, исходя из следующих показателей:

прибыль от продаж;

процент бракованных изделий;

сумма оборотных активов;

Ключевые показатели эффективности в производстве рассчитываются, исходя из следующих показателей:

производительность труда рабочих;

объем незавершенного производства и запасов;

прочие производственные расходы;

хранение готовой продукции.

Примеры KPI для представителей различных специальностей

KPI (ключевые показатели эффективности): значение, примеры, особенности расчета

Доказано: сотрудники любой компании работают в разы эффективней, если перед ними стоят конкретные задачи и предусмотрены «плюшки» за их безукоризненное выполнение.

В этой статье мы расскажем, что такое KPI сотрудников (ключевые показатели эффективности), как их рассчитать, а затем безболезненно внедрить в работу организации.

KPI (расшифровка аббревиатуры: Key Performance Indicator) — количественно измеримый показатель эффективности конкретной деятельности и фактически полученных результатов.

Виды KPI компании:

• результата — какой результат получили в процессе выполнения задач;
• затрат — использованное количество ресурсов;
• производительности (эффективности) — соотношение результата и затраченных на его достижение материальных ресурсов и времени.

Итак, если говорить о KPI в интернет-маркетинге, то их можно разделить на 4 группы:

1. Целевые — ключевые показатели результативности, значение которых указывает на то, достигли вы поставленных маркетинговых целей или нет.
2. Процессные — оценка эффективности самого процесса работы. Благодаря анализу показателей KPI, можно ускорить выполнения задач за счет выявления и устранения замедляющих факторов на каждом из этапов выполнения задач.
3. Проектные — система расчета эффективности конкретного проекта, например, анализ показателей для сайта.
4. Внешней среды — это количественно измеримые показатели на рынке, на которые не может повлиять конкретный сотрудник (колебание ценовых показателей). Их нужно учитывать при разработке целевых KPI.

Например, если вы хотите, чтобы в этом месяце ваша компания продала на 20 % больше, значит количество успешных сделок — это KPI для отдела продаж. Если вы поставили цель заполучить 200 новых клиентов, то количество привлеченных покупателей — KPI интернет-маркетолога.

Но важно понимать, что достижение ключевых целей компании напрямую зависит от качественного выполнения плановых задач всеми сотрудниками отделов предприятия.

Нельзя перевести отдел продаж на такую систему, а маркетологов и производство оставить на фиксированной ставке. Работа менеджера по продажам напрямую зависит от результатов деятельности маркетингового отдела (продвижение продукта, развитие бренда, реклама, привлечение потенциальной ЦА и т.д.) и от бесперебойной работы производства (качество продукта, скорость изготовления, объемы).

Если менеджеры материально мотивированы, то другие отделы, работающие на «фиксе», вряд ли будут предпринимать какие-либо лишние телодвижения ради того, чтобы менеджеры выполнили свой план.

Все подразделения должны работать сообща ради общего блага — достижения цели компании.

Система оценки KPI в последнее время стала неотъемлемой частью построения эффективного бизнеса. Особенно это касается предприятий, задействованных в торговле, где крайне необходима четкая система анализа работы каждого подразделение, учет расходов и продаж.

Стоит подчеркнуть, что ключевые показатели эффективности деятельности организации успешно применяются в крупных предприятиях, имеющих четкую структуру подразделений и управленцев.

Используя расчет показателей продуктивности, руководитель может объективно оценить работу каждого отдельного сотрудника в конкретных цифрах, а также определить наименее эффективных людей в своей компании. Далее — мотивировать их на выполнение задач, а если результат по-прежнему будет неудовлетворительным — заменить на более продуктивных специалистов.

KPI используется не только для оценки эффективности работы, но и для построения мотивационной системы персонала в процессе геймификации бизнеса. Суть KPI, как и любой другой системы мотивации сотрудников, состоит в том, чтобы объединить цели конкретного работника с общими целями компании. То есть желание вашего специалиста зарабатывать больше должно логично пересекаться со стремлением выполнить и перевыполнить конкретный план.

Далее мы поговорим о том, для чего нужны KPI интернет-маркетологу, как их правильно составить.

Давайте подробнее рассмотрим KPI (ключевые показатели эффективности) и примеры их применения.

Прежде всего необходимо решить, какие задачи в вашей компании выполняет интернет-маркетолог. Важно учитывать, что формула расчета KPI сработает только в том случае, если показатели по задачам маркетолога математически измеримы и зависят от самого специалиста.

5 показателей эффективности маркетолога:

1. увеличение охвата целевой аудитории;
2. привлечение новых клиентов — рост численности;
3. повышение лояльности клиентов — количество положительных отзывов, рекомендаций и т.д.;
4. увеличение количества повторных покупок — разработка стратегий;
5. повышение узнаваемости и уровня доверия к бренду.

Для выполнения этих задач маркетологу выделяются определенные человеческие (дизайнеры, аналитики, копирайтеры, программисты и т.д.) и материальные ресурсы. Без контролируемого бюджета вы не сможете соотнести потраченные ресурсы с полученным результатом маркетолога.

Чтобы запустить систему, вам необходимо:

• определить глобальную цель компании — какой результат вы хотите получить за определенный промежуток времени;
• сформулировать и поставить конкретные цели маркетологу;
• разбить оклад маркетолога на фиксированную часть и премиальную, которая будет зависеть от показателей эффективности (например: 70 % — фиксированная ставка, а 30 % — оплата за выполнение плана);
• определить ключевые показатели оценки работы маркетолога;
• разработать план с оптимальным значением показателей эффективности.

Кроме того, чтобы организовать процесс постановки задач, оперативно вносить данные и обеспечить контроль выполнения KPI, необходимо внедрить CMS-систему, в крайнем случае воспользоваться функционалом Excel.

Как рассчитать KPI? Давайте разберем на примере маркетолога интернет-магазина.

Шаг 1. Выбираем 3 ключевых показателя эффективности маркетолога (рекомендуется брать 3-5 показателей):

1 — количество привлеченных клиентов на сайт;

2 — количество повторных покупок существующих клиентов;

3 — число положительных отзывов, рекомендаций, оставленных после покупки на сайте и в социальных сетях магазина.

Шаг 2. Определяем вес каждого показателя. Общая сумма весов равна 1. Максимальный вес относим к наиболее важному (приоритетному) показателю и получаем:

1. новые клиенты — 0,5;
2. повторные покупки — 0,25;
3. отзывы — 0,25.

Шаг 3. Анализируем статистические данные за последние полгода по каждому показателю и составляем план:

Шаг 4. Ведем расчет KPI, пример которого ниже:

Цель — это плановый результат, которого должен достичь маркетолог, факт — фактически достигнутый показатель.

Мы видим, что маркетолог выполнил план не полностью, но общий показатель равен 113,7 %, что является более чем удовлетворительным результатом.

Шаг 5. Рассчитываем оплату. Общая сумма вознаграждения маркетолога — $800, размер фиксированной ставки — $560, переменной части — $240. Полную премию маркетолог получает за индекс, равный 1 (или 100 %). То есть, 113,7 % — это перевыполненный план, за него маркетолог получает дополнительный бонус. Итого: 560+240+32,88 = $832,88.

Если индекс ключевых показателей эффективности менее 99 %, переменная часть вознаграждения (премия) пропорционально уменьшается.

Благодаря такой таблице мы видим проблемную зону, с которой маркетолог не справился. Возможно, это результат неправильной стратегии повышения лояльности клиента. С другой стороны, задача могла быть провалена по причине неадекватного плана. Так или иначе, этот участок необходимо взять на контроль. В случае, если ситуация не улучшится, стоит пересмотреть требования KPI.

Придерживаясь этой логики, вы поймете, что такое KPI в продажах, на производстве и других подразделениях, как их нужно рассчитывать и внедрять.

Формат расчета может меняться в зависимости от поставленных целей. В него могут включаться новые значения. Например, вводится показатель числа выполненных, невыполненных целей, подключается система штрафов за низкие результаты по приоритетным позициям плана.

Например, если план выполнен менее, чем на 70 %, то переменная часть вознаграждения может вовсе не выплачиваться сотруднику.

Существует и такой вариант системы вознаграждения за выполнение плана продаж:

Мотивировать команду на продуктивную работу можно не только деньгами. Приятные бонусы, подарки, дополнительные выходные, тренинги за счет компании и другие «плюшки» могут вдохновить сотрудника не хуже, чем зарплата. Такая система также основана на контроле показателей эффективности, но в этом случае оклад сотрудника не зависит от результатов его работы. А вот за выполнение плановых задач он получает баллы, которые обменивает на желаемый бонус.

Таким образом, можно оставить сотрудников на фиксированном окладе, но в то же время мотивировать их на выполнение плана.

В команде Marketing Gamers, к примеру, внедрена игровая система мотивации, где за успехи в работе сотрудники получают «эмпы» (внутренняя валюта MG). Эти баллы помогают нашим специалистам быстрее достигать целей и воплощать мечты в реальность: прыжок с парашютом, путешествие или новый гаджет.

Это игровая схема мотивации для сотрудников MG:

Введение KPI — часто болезненный процесс. Не все сотрудники могут быстро переключиться на новую систему. Несложно понять беспокойство человека, который раньше отрабатывал свои часы, а в конце месяца забирал фиксированную сумму. Но преодолеть сопротивление можно, внедряя систему постепенно:

• Внятно объяснить персоналу не только то, как расшифровывается KPI, но и рассказать, зачем нужна такая система, какую выгоду получит от этого каждый конкретный сотрудник.
• Запустить систему в тестовом режиме, чтобы вовремя выявить и исправить ошибки, максимально точно определить показатели эффективности для каждого работника, отдела, компании в целом.
• Если вы решили вводить переменную часть зарплаты, то делайте это поэтапно: 90 % — фиксированная ставка, 10 % — премия, затем — 80 % на 20 %, окончательное соотношение — 70 % на 30 %.

Введение системы KPI в работу организации — это справедливая зарплата, увеличение результативности бизнеса, сплоченная и мотивированная команда. Каждый сотрудник заинтересован в достижении целей компании, так как эти цели напрямую связаны с его собственными.

А как вы планируете внедрять KPI в свой бизнес? Возможно, вы уже разработали и внедрили собственную систему KPI? Поделитесь с нами в комментариях!

Хотите поблагодарить за статью? Сделайте репост

Как установить KPI в отделе: советы для закупок, маркетинга и логистики

Когда встает вопрос оценки эффективности сотрудников, всегда возникает проблема объективности. Можно ли найти показатель, который станет единой мерой оценки персонала и подойдет как для анализа продуктивности маркетингового отдела, так и для экономистов или кадровиков?

Такой индикатор существует и называется KPI. Он демонстрирует эффективность в зависимости от специфики деятельности. О том, как его рассчитать для различных отделов, читайте в нашей статье.

• Как определить KPI для отдела закупок.
• Какие KPI установить в отделе логистики.
• Какие KPI подойдут для оценки работы отдела маркетинга.
• Какие факторы влияют на выбор KPI экономического отдела.

Такой удобный и эффективный показатель анализа эффективности, как KPI ( Key Performance Indicator ) в нашей стране только набирает обороты, хотя во многих компаниях мира им пользуются уже довольно давно. Данный индикатор демонстрирует успешность достижения целей, выполнение планов и показателей, а также уровень полезности конкретной деятельности конкретного сотрудника или целых подразделений, где можно применить KPI.

Как результативный показатель KPI нагляднее и эффективнее других методик, а его область применения шире. Чаще всего на русский язык key performance indicator переводится как «ключевой показатель эффективности», хотя правильнее было бы сказать не «эффективность», а «результат». Первый термин подразумевает отношение затраченных ресурсов к произведенному результату и зависит от плановых показателей, заявленного уровня, временных или финансовых рамок и планов. Результат же демонстрирует достижение определенной цели и более понятен для восприятия.

Пример положения о KPI в компании

На предприятии показатель результативности вводится для контроля успешности функционирования всей компании в целом, отдельных подразделений и сотрудников в частности. Индикатор KPI служит источником мотивации и трудовым стимулом для сотрудников и является удобным инструментом для контроля эффективности различных показателей в деятельности фирмы. Особенно часто данный показатель применяется для анализа успешности работников, чьи действия напрямую влияют на финансовую успешность компании – менеджеры, консультанты.

Результативность подразделения (например, отдела рекламы) показывает организованность работы по заданному направлению, а KPI начальника отдела демонстрирует, насколько эффективно ведется работа с подчиненными.

Управляющий отвечает за результативность всего отдела или целой компании – в зависимости от занимаемой должности. Его ключевые показатели напрямую зависят от его способности выстроить рабочий процесс таким образом, чтобы он приносил максимум эффективности.

Прежде чем приступить к оценке показателей, необходимо учесть несколько факторов. Во-первых, задачи, поставленные перед сотрудником, должны быть выполнимыми. Недостижимые цели гарантируют разочарование, «опущенные руки» и дальнейшее снижение эффективности. Во-вторых, следует взять правильный временной отрезок: чтобы максимально проявить себя, сотруднику требуется не меньше года. В-третьих, показатели руководителя стоит рассматривать в комплексе с показателями отдела, ведь успешная работа подразделения и есть главная задача управленца.

Для оценки KPI стоит выбрать около пяти показателей, чтобы получить более-менее четкую картину результативности. Показатели должны быть численными и максимально объективными. Это могут быть:

• выполнение поставленного плана;
• количество успешно завершенных проектов;
• рост продаж и прибыли по сравнению с предыдущим периодом;
• соблюдение отчётности;
• текучесть кадров в подконтрольном отделе.

Показатели будут отличаться в зависимости от особенностей занимаемой должности – разумеется, для руководителя отдела продаж и для начальника отдела кадров критерии оценки разные. Стимулировать руководящее звено можно системой, основанной на достижении установленных результатов. Можно выделить три уровня:

1. Минимальный – необходимый для функционирования компании, без начисления бонусов.
2. Целевой – при достижении которого идет премирование.
3. Превышающий – гарантирующий дополнительные бонусы.

Эффективность руководящего звена отражается на благополучии всей компании, поэтому анализу их результатов работы стоит уделить наибольшее внимание. Но и показатели отделов чрезвычайно важны – во-первых, для оценки работы руководства, во-вторых – для понимания общей картины развития бизнеса.

Эксперты рынка утверждают, что внедрение KPI в отделе продаж позволяет увеличить прибыль на 30 %. Добиться таких результатов вам поможет инструкция с примерами расчетов, которую подготовила редакция журнала «Коммерческий директор».

Чтобы оценить результативность отдела, следует выделить несколько критериев и проводить анализ регулярно, выявляя динамику. Стимулирование в зависимости от данного показателя привязывается к премиальной части заработка или проценту от выполнения плановых показателей.

Для оценки всего отдела можно выбрать несколько показателей из следующего списка:

• следование бюджету на закупки;
• выполнение плановых показателей по марже;
• экономия затрат на приобретение и сохранение товара;
• реорганизация и оптимизация ассортиментного ряда (исключение неактуальных позиций, проработка более продаваемых услуг и товаров);
• рост прибыли предприятия;
• отсутствие претензий к логистике закупок;
• сокращение затрат внутри отдела;
• отсутствие возражений со стороны руководства или других отделов.

Для оценки эффективности отдельных менеджеров можно остановиться на 3-4 показателей из данной группы:

• процент оборота в выделенной группе товаров;
• процент своевременного выполнения заказов;
• поиск поставщиков (в количестве от необходимого);
• снижение цен на закупки, сокращение расходов на конкретные товарные группы;
• соотношение объемов закупа и продаж.

Также могут быть выработаны дополнительные критерии с учетом специфики вашей организации. Например, количество уникальных товаров или эксклюзивных контрактов, соотношение закупленного сырья и произведенного товара, количество брака и т.д.

Маркетинг не такая простая сфера для анализа результативности, как может показаться на первый взгляд. Во-первых, основная деятельность этой группы сотрудников направлена на привлечение потребителей в перспективе. Планирование и организация рекламных акций, привлечение заказчиков и пр. нацелено на отложенный результат, то есть получается, что эффективно работая в одном месяце, маркетинговый отдел приносит эффективность по экономическим и количественным показателям в другом.

Однако система KPI как раз позволяет выработать определенные критерии оценки, на основе которых можно более объективно оценить трудовую эффективность маркетингового отдела . Для этого стоит четко разграничить показатели и разработать критерии их оценки. Одним из таких показателей является конверсия (продажи, переходы на сайт, обращения в компанию и другие контакты с аудиторией). Важно прописать действия и понимать их реалистичность. Например, если вы хотите запустить рекламу лыж в летний сезон, то странно ожидать от нее конверсии в продажи, максимум интерес к такому нестандартному рекламодателю и переходы на сайт.

Контролировать выполнение показателей можно с помощью отдела продаж, соотнося цели и задачи рекламной акции с достигнутым результатом. Например, насколько выросли продажи шапок после таргетированной рекламы. Также можно учитывать затраты на рекламу и стоимость привлечения каждого покупателя, то есть соотношение реализованных контактов к затраченному бюджету. Необходимо также учитывать покупательское сопротивление. Клиент может быть недоволен ценой, ассортиментом, качеством, и если все силы отдела маркетинга направлены на работу с возражениями , то главная задача – популяризация и привлечение новых клиентов – не выполняется.

Уровень организации логистических процессов может как значительно улучшить функционирование предприятия, так и нанести непоправимый вред. Для оценки показателей результативности в данном отделе можно учитывать следующие показатели.

Различные показатели, характеризующие то, как долго выполняется заказ. Учитывает сроки выполнения конкретных этапов логистического цикла: обработку заявки покупателя, комплектацию и сборку, доставку заказа потребителю. Также может включать время обработки заказа посредниками, поставщиками и сторонними организациями. Логистику производственного цикла тоже стоит учитывать: сроки закупа, производства, выполнения работ, составления отчетности.

Использование и эффективность использования вложенных средств. Возврат инвестиций, скорость оборота средств и запасов, улучшение информационной и технической составляющей логистического процесса.

Обеспечение бесперебойного функционирования процесса доставки и приема заказов, количество своевременно отправленных и полученных заявок, отсутствие претензий по качеству и срокам, точность сборки заказа и его выполнения.

Затраты на логистические процессы, потери от неправильно спланированных маршрутов, возвраты товаров, повреждения, утраченные вещи. Расходы на хранение и транспортировку, обеспечение непрерывности производственного процесса.

Количество полностью проработанных заказов за условленный период, соотношение издержек и капитала или произведенной продукции, грузовая вместимость используемых средств и логистическое обеспечение их загрузки.

Существует несколько основных критериев для оценки эффективности показателей эффективности данного отдела.

• Можно оценить качество подбора персонала – насколько подобранные сотрудники соответствуют занимаемой должности, как они на ней приживаются. В крупных компаниях показатель можно выявить с помощью соотношения трудоустроенных сотрудников спустя три месяца или другой срок к нанимаемым за один месяц. Также можно высчитать продуктивность работы нанятых работников, сравнив их с KPI уже работающих.
• Показателем результативности кадрового отдела может быть удовлетворенность нанятых работников, основанная на проведенном анкетировании или опросах. Важную роль играет текучесть кадров, так как она является ключевым показателем успешности проведенной работы.
• Посчитать можно и затраты: финансовые ресурсы на подбор персонала делятся на количество устроенных на работу – чем этот показатель ниже, тем эффективнее работают рекрутеры. Важны также и сроки подбора – чем быстрее находится нужный сотрудник, тем оперативнее возможность отдела удовлетворять потребность компании в нужных работниках.

Существует еще система оценки, основанная на принципе воронки. Он заключается в расчете соотношения тех, кто пришел на собеседование или встречу, к тем, кто добрался до стажировки или обучения, к тем, кто прошел процедуру трудоустройства, а затем к тем, кто остался на занимаемой должности и не уволился в течение трех месяцев.

Конечно, оценивать эффективность лишь по одному показателю не стоит – трудоустраивать могут быстро, но текучесть кадров будет высокой, а удовлетворенность низкой. Только комплексный подход к показателям позволяет составить наиболее четкую картину и понять, насколько качественно функционирует отдел.

Эффективность работы экономического отдела целиком зависит от целей и задач компании, а также ее дальнейших стратегических решений и планов. С другой стороны, здесь гораздо проще оценивать критерии, поскольку все показатели априори численные. Можно выделить несколько ключевых аспектов для анализа.

• Рентабельность. Этот показатель может относиться к производственной деятельности, продажам или капиталу.
• Ликвидность. Этот коэффициент демонстрирует возможность компании выполнять свои текущие финансовые обязательства и не должен превышать определенные числовые границы.
• Оборачиваемость дебиторской задолженности. Показывает, как быстро компания получает финансовую компенсацию за произведенные товары или услуги от потребителей. Не слишком показателен, если компания растет за счет кредитных продаж.
• Соотношение выплаченных налогов к совокупному доходу предприятия. Экономический отдел также отвечает за налоговый аспект – поэтому данный показатель учитывается.
• Если задачей является удешевление обслуживания кредитов, то имеет смысл рассчитать среднюю ставку кредитования. Рассчитывается как отношение выплаченной части процентов к совокупному долгу предприятия. Характеризует успешность выбора программ кредитования.
• Один из самых распространенных в анализе платежеспособности фирмы показателей EBITDA часто используется и для оценки эффективности экономического отдела. Чем он ниже, тем привлекательнее предприятие для инвесторов.

Численные показатели эффективности экономической успешности компании и ее стабильного финансового положения – показатель грамотной работы отдела. Оценивать можно как отдельные критерии, так и их совокупность – но наиболее правильный подход, конечно же, предполагает комплексный анализ.

Оценить отделы, завязанные на численных показателях, – проще, чем те, где большое значение имеет человеческий фактор. Однако KPI можно определить практически для любой деятельности.

KPI – это удобный и эффективный инструмент для анализа результатов. Подходит и для оценки продуктивности отдельных работников , так и для понимания общей картины всего отдела. Подход для каждого подразделения будет отличаться – так как различается и суть деятельности.

Для отдела закупок ключевое значение имеет приобретение товара по наиболее низкой цене, для маркетинга – конверсия рекламы в продажи, для логистики – своевременная и правильно спланированная система транспортных взаимодействий.

Эффективность руководящего звена будет зависеть как от личных достижений, так и от показателей подразделения. Отслеживание KPI позволяет понимать, насколько продуктивно работает компания, а также служит дополнительным источником мотивации для сотрудников.

Оцените статью: