Кассовая дисциплина в 2019 году

Кассовая дисциплина – это свод обязательных правил, которым должны следовать хозяйствующие субъекты при проведении операций по поступлению, хранению и выдаче наличных денежных средств.

Расчеты с применением наличности организации и индивидуальные предприниматели проводят через операционную кассу. Следует разграничивать понятия: операционная касса предприятия и кассовый аппарат, который в обиходе также называют «касса».

Кассовый аппарат – это устройство, предназначенное для автоматизации учета поступления денег, регистрации покупки товара (услуг, работ) и печати чека.

Под операционной кассой подразумевается совокупность всех действий, которые производятся с наличными деньгами в процессе хозяйственной деятельности.

И операция по поступлению выручки, полученной через ККТ, является составной частью целого комплекса процедур, связанных с приходом, хранением и выдачей наличности. Любая кассовая операция требует документального оформления с учетом нормативов действующего законодательства.

Все субъекты, использующие наличные деньги в процессе ведения хозяйственной деятельности, обязаны следовать установленным требованиям ведения кассовых операций вне зависимости от:

1. Системы налогообложения;
2. Применения ККМ;
3. Использования БСО.

Упрощенные правила действуют для ИП. Предприниматели имеют право:

• не заполнять РКО, ПКО и кассовую книгу;
• не устанавливать лимит расчета наличными.

Но если у ИП присутствуют наемные работники, он обязан оформлять документацию, подтверждающую выплату зарплаты.

Не лимитировать количество денег, хранящихся в кассе, также имеют право организации, относящиеся к малому бизнесу, согласно действующей редакции ст. 4 закона от 24.07.2007 №209-ФЗ и постановлению Правительства РФ от 04.04.2016 №265.

Следует понимать, что все деньги, поступающие в кассу фирмы, принадлежат юридическому лицу. И произвольно использовать наличные финансы компании на собственные нужды не имеет права даже единственный учредитель.

ИП же могут забирать наличные деньги из кассы в любой момент и в любом количестве, главное, не допускать просрочки по уплате налогов и взносов. Если ИП применяет кассовые документы, выдачу из кассы сумм на собственные нужды необходимо оформить расходным ордером.

Прием выручки в наличной форме обязывает использовать ККМ за исключением случаев:

• применения ЕНВД организациями и ИП, а также когда предприниматель находится на ПСН (до 01.07.2018, после этого срока необходимо использовать онлайн-кассы);
• использования БСО фирмами и предпринимателями при предоставлении услуг гражданам;
• ведения ИП и организациями деятельности в сложных территориальных условиях, в которых затруднено использование ККМ.

Количество ККТ, которое может находиться в эксплуатации, не ограничено. Вся полученная выручка за рабочую смену должна быть проведена через кассу компании (ИП).

К применению допускается ККТ (онлайн-касса), которая:

1. Поставлена на учет в налоговой инспекции;
2. Имеет корпус с нанесенным заводским номером;
3. Оборудована фискальным накопителем, в который передаются фискальные данные;
4. Имеет встроенные часы, работающие в режиме реального времени;
5. Проверяет контрольные числа регистрационного номера ККТ;
6. Оборудована функционалом, предусматривающим печать фискальных документов (данная функция может отсутствовать при расчетах, осуществляемых через Интернет);
7. Умеет формировать фискальные документы в электронном виде и передавать их любому фискальному оператору, а также принимать подтверждения от оператора;
8. Выдает информацию о нарушении процедуры обмена данными с фискальным оператором и прочих неполадках и неисправностях самой ККТ;
9. Обеспечивает прием информации о сумме платежа от терминала, передающего распоряжения в банк (устройства эквайринга);
10. Не допускает формирование чека (БСО) или корректирующего чека (БСО), содержащего больше одного признака расчета;
11. Обеспечивает печать двумерного QR-кода на чеке (БСО);
12. Формирует отчет о текущем состоянии расчетов в любой момент для предъявления проверяющему инспектору;
13. Обеспечивает поиск любого документа по номеру из фискальной памяти, его распечатку или передачу в электронной форме;
14. Исполняет протоколы обмена информацией.

Модели ККТ, соответствующие требованиям, заносятся органами ФНС в реестры ККТ и фискальных накопителей.

В связи с переходом на кассы нового поколения с 01.07.2017 года многие унифицированные формы утратили свою актуальность, так как вся нужная информация хранится в памяти ККТ и может быть распечатана в любой момент. Организации (ИП), использующие онлайн-кассы, могут НЕ заполнять:

• справку-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6);
• журнал кассира-операциониста (форма КМ-4);
• журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
• акт возврата денег покупателям (форма КМ-3) и др.

Эта документация обязательно оформлялась на старых ККТ. Следует отметить, что вышеуказанные документы не имеют (и ранее не имели) отношения к кассовой дисциплине.

БСО разрабатываются организацией (ИП) самостоятельно, если форма бланка для видов услуг, оказываемых фирмой (ИП), не утверждена законом. Разработанный БСО должен соответствовать требованиям Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 №359.

Применять такой бланк можно до 01.07.2018 года. После этой даты следует использовать онлайн-устройства, предусматривающие формирование БСО в электронном виде.

На текущий момент использование таких устройств является добровольным. Обязательные реквизиты для новых БСО перечислены в законе от 03.07.2016 № 290-ФЗ.

Копии бланков (отрывные корешки БСО) подлежат передаче в основную кассу вместе с наличностью и служат подтверждением суммы выручки, полученной за смену.

К кассовой дисциплине также не относятся: БСО, книга учета БСО и КУДиР.

Для оформления кассовых операций используют следующие унифицированные бланки:

1. Приходный кассовый ордер (форма КО-1).
2. Расходный кассовый ордер (форма КО-2).
3. Кассовая книга (форма КО-4).
4. Книга учета денежных средств (форма КО-5).
5. Платежная (форма Т-53) и расчетно-платежная ведомости (форма Т-49).

Унифицированная форма (КО-3) журнала регистрации ордеров не является обязательной, административной ответственности за ее отсутствие не предусмотрено.

Оформление кассовой документации допускается как на бумаге, так и в электронном виде.

Бумажные бланки должны содержать подписи уполномоченных лиц, электронные документы заверяются специальной электронной подписью.

Обязанность по проведению операций по кассе возлагается на кассового работника. Руководитель организации или ИП могут выполнять функции кассира самостоятельно при отсутствии в штате уполномоченного сотрудника.

Формирует вышеуказанные кассовые документы главный бухгалтер или другое ответственное лицо, назначенное приказом руководителя.

Если кассовых работников в компании несколько, один из них назначается на должность старшего кассира.

Количество денег, которое может находиться в кассе субъекта после окончания рабочего дня, ограничено установленным лимитом. Всю сверхлимитную наличность следует хранить на банковском счете.

Лимит разрешается не соблюдать:

• в дни расчетов по оплате труда и прочих выплат, входящих в ФОТ;
• в выходные и праздничные дни, если компания функционировала и получала наличную выручку.

Лимит устанавливается фирмой самостоятельно путем издания соответствующего приказа. Для расчета переходящего остатка наличности следует руководствоваться формулами, приведенными в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Срок действия установленного лимита законодательно не установлен. Если такой период не предусмотрен действующим приказом, организация пользуется утвержденным расчетом до издания нового распоряжения руководителя.

Если лимит остатка наличности в компании не утвержден, он признается равным нулю. За хранение в кассе сумм, превышающих допустимый предел, инспекторы выпишут штраф.

Как отмечалось ранее, малые организации и ИП лимит могут не устанавливать.

Финансовые средства под отчет выдаются сотрудникам на оплату расходов, относящихся к хозяйственной деятельности компании.

Приказом директора компании утверждаются:

1. Список таких сотрудников;
2. Максимальные суммы выдаваемых средств;
3. Предельные сроки для совершения необходимых действий.

Указаниями ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У был изменен ранее действующий порядок получения подотчетных средств, а именно:

• выдача денег только на основании личного заявления работника (теперь достаточно распорядительного документа руководителя организации);
• запрет на получение новых подотчетных сумм работниками, которые не отчитались по ранее полученным средствам (теперь разрешено выдавать деньги при наличии задолженности).

При этом работодателям не запрещается производить выдачу денег под отчет по старому порядку – на основании заявления сотрудника.

Работник обязан в течение трех рабочих дней по окончании периода, на который были выданы наличные, подать авансовый отчет с приложением первичных документов, обосновывающих произведенные расходы.

Кассовой дисциплиной предусмотрено ограничение расчетов наличными деньгами между организациями (ИП) в пределах 100 000 рублей по одной сделке.

Данное требование не касается расчетов с гражданами (физлицами).

Также не лимитируются размеры выплат по заработной плате, социальным платежам и подотчетным суммам (послабление не применяется, если подотчетник оплачивает договорные обязательства компании по доверенности).

Из полученной в кассу выручки запрещается погашать и выдавать ссуды, оплачивать аренду недвижимости и дивиденды.

Процедура проведения наличных расчетов утверждена Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Исполнять требования, связанные с соблюдением кассовой дисциплины, обязан весь персонал, в функции которого входит проведение операций по кассе.

Контроль за работой бухгалтерской службы, частью которой является операционная касса, осуществляет главный бухгалтер.

Руководитель (ИП) отвечает за ведение хозяйственной деятельности в целом.

Проведение проверок кассовой дисциплины находится в компетенции налоговых инспекций.

При проверке инспекторы обращают пристальное внимание на следующие документы:

• все бланки, оформляемые по кассовым операциям;
• приказ об утверждении кассового лимита;
• бухгалтерские регистры;
• авансовые отчеты;
• книги (журналы) по учету БСО.

За применением онлайн-касс налоговые органы осуществляют контроль следующим образом:

1. Проводят мониторинг и анализ данных (в том числе с помощью автоматизированных систем) с целью контроля учета выручки (резкое снижение уровня выручки у налогоплательщика – повод для пристального внимания проверяющих органов);
2. Проводят проверки использования ККТ, а также удаленные проверки операторов фискальных данных;
3. Проверяют выдачу покупателям чеков ККТ (БСО), в том числе и путем проведения контрольной покупки;
4. Запрашивают дополнительные сведения у налогоплательщика, в том числе через личный кабинет ККТ;
5. Получают полный доступ к фискальным данным в базе оператора ОФД;
6. Получают полный доступ к ККТ налогоплательщика для снятия информации с фискального накопителя.

Также инспекторы имеют право требовать любые документы, относящиеся к объекту проверки.

В результате проверки могут быть обнаружены следующие факты:

• превышение предельного размера расчетов наличными и кассового лимита;
• отражение поступившей выручки в неполном объеме;
• невыдача клиентам БСО и чеков ККМ;
• применение ККТ, не отвечающей установленным требованиям;
• несоответствие фактических остатков наличности в кассе суммам, заявленным в документах;
• необоснованно длительные сроки выдачи финансовых средств под отчет и пр.

Если в результате проведенной проверки инспекторы выявят нарушения, могут быть предъявлены штрафы согласно следующим статьям административного законодательства:

Кассовая дисциплина 2019: как вести кассовые операции

Кассовая дисциплина – это определенные правила работы с наличными деньгами. В 2019 году она должна соблюдаться всеми организациями или индивидуальными предпринимателями. Конечно при условии, что они работают с наличкой. Но не все правила, распространяются на малые предприятия и предпринимателей. Они обязаны их использовать лишь в отдельных случаях.

Порядок ведения кассовых операций существует уже много лет. За его нарушение грозит весомый штраф. Разберемся, кто обязан соблюдать кассовый порядок, на что можно тратить наличную выручку и как обеспечить сохранность наличных денег.

Вести кассу правильно вам помогут:

Наличные деньги подлежат строгому учету в компании. Закон обязывает их хранить только в специально оборудованном помещении кассы. Причем к кассовому помещению есть определенные требования. Например, оно должно быть оборудовано металлическими дверьми, сейфом и т. д.

Есть центральные или главные, а также операционные кассы. Последние применяют для ведения непосредственных расчетов с клиентами. Их может быть несколько. В центральной кассе ведется учет наличных, полученных по всей организации в целом.

Все наличные деньги должны быть оприходованы. Эта процедура включает в себя:

1. Оформление приходно-кассового ордера на поступившую сумму
2. Внесение записи в кассовую книгу о том, что деньги были приняты
3. Сдача наличных средств в банковское учреждение.

При продаже товаров за наличные компания или индивидуальный предприниматель обязаны применять контрольно кассовые машины (онлайн кассы). Если наличные приходуются без их применения – это нарушение за которое могут оштрафовать. Эти правила распространяются и на продажу работ или услуг.

Кто обязан использовать порядок ведения кассовых операций в 2019 году

Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения обязаны соблюдать порядок учета и ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК). Таким образом, он распространяется:

• на организации вне зависимости от форм собственности (государственная, частная и т. д.)
• на индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные
• на организации и ИП, которые работают с кассовой техникой;
• на организации или ИП, которые используют бланки строгой отчетности.

Несколько лет назад порядок ведения кассовых операций упростили. Изменения ведения кассовых операций в 2019 году касаются определенных групп предпринимателей. Ведение кассы в 2019 году в упрощенном порядке касается:

• малых и микропредприятий;
• индивидуальных предпринимателей.

Это следует из пункта 1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Упрощенный порядок заключается в следующем. Малые предприятия и предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Ко всему прочему предприниматели могут не вести:

• приходные ордера;
• расходные ордера;
• кассовую книгу.

Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 пункта 4.1, абзаце 9 пункта 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Индивидуальным предпринимателям все же лучше вести кассовую книгу и оформлять документы. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.

Какие операции с наличными попадают под понятие кассовой дисциплины

Кассовые операции и работа с наличностью включают в себя:

• прием и выдачу наличных, для чего оформляют приходные и расходные кассовые ордера;
• хранение наличных в кассе;
• соблюдение лимита расчетов наличными;
• ведение кассовой книги;
• сдачу наличности в банк.

Порядок ведения операций по кассе закрепите в отдельном документе. Например, вы можете утвердить специальное Положение о ведении кассовых операций.

Свободные деньги хранят на банковских счетах. Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных – в пределах установленного руководителем организации лимита. Малые и микро предприятия могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе. То есть деньги в кассе могут храниться в любых размерах.

Операции по оприходованию наличных денег и их выдаче оформляют:

• при поступлении денег в кассу – приходным-кассовым ордером (форма КО-1);
• при выдаче денег из кассы – расходным кассовым ордером (форма КО-2).

Приходный ордер (ПКО) состоит из двух частей:

• первая – остается у организации и подшивается к кассовой книге;
• вторая (отрывная часть) – выдается лицу, которое внесло наличные.

Ордер может выглядеть так (образец):

Расходный ордер (РКО) не имеет отрывной части. Его бланк остается в кассе. В нем указывают:

• ФИО того лица, которое получило наличные;
• основание для выдачи денег (например, заявление);
• сумму цифрами и прописью;
• приложения к документу (если такие есть).

Ордер может выглядеть так (образец):

Как вести кассу в 2019 году? Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации. Не имеет значения:

• правовая форма организации и ее форма собственности;
• система налогообложения, которую они применяют.

Предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу.

Все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги – значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами.

Кассовую книгу заполняют на каждый день в котором были операции с наличными (их приходование или выдача). На каждый день отводится один лист кассы. Оформлять один лист книги за промежуток времени (например, с 10 по 30 марта 2019 года), нельзя.

В книге указывают все поступления наличных и сумму их расхода за календарный день. После этого выводят их остаток. Если деньги в кассу не были оприходованы организацию могут оштрафовать. Причем если подобное нарушение выявлено в нескольких подразделениях организации оштрафуют каждое из них.

Вот образец заполненной кассовой книги:

Наличную выручку от реализации можно расходовать только на строго определенные цели. В противном случае, например, при нецелевой выдаче, это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины.

Цели расходования выручки

Выплату заработной платы и других начислений работникам

Выплату различных социальных пособий (например, по уходу за ребенком)

Оплату покупаемых товаров, работ или услуг, приобретаемых за наличный расчет. Исключение – ценные бумаги

Выдачу наличных денег под отчет. Например, при направлении работника в командировку

Возврат денег, если покупатель отказался от ранее купленного товара или услуги, которые приобретатель оплатил наличными

Компенсацию расходов сотрудникам, которые оплатили страховку наличными

Выплату наличных средств банковскому платежному агенту или субагенту

Личные нужды предпринимателя

На эти цели можно расходовать выручку только от реализации собственных товаров, работ и услуг. Наличные, принятые от граждан в оплату другим лицам, в полном объеме сдавайте в банк. Закон не допускает выдачу наличной выручки на те цели, которые не перечислены выше. Например, они не могут быть израсходованы на передачу займа работнику или оплату аренды недвижимости.

Расчет наличными возможен только в определенной сумме. В 2019 году она составляет 100 000 руб. по одному договору. Промежуток времени, который прошел, например, между первым и вторым расчетом по одному договору, значения не имеет.

Это правило действует, если расчеты проводят:

• организации между собой;
• индивидуальные предприниматели между собой;
• организации и индивидуальные предприниматели между собой.

Обычные граждане, не зарегистрированные в качестве ИП, вправе рассчитываться друг с другом без каких либо ограничений в любых суммах.

Наличные деньги должны храниться в кассе только в пределах определенной суммы – кассового лимита. Это правило вправе не применять:

• малые предприятия и потребительские кооперативы;
• индивидуальные частные предприниматели.

Его рассчитывает сама организация и согласовывает с банковским учреждением, где открыт расчетный счет.

Лимит считают по формуле:

• СВ – сумма выручки за расчетный период (не более 92 рабочих дней);
• РП – расчетный период (не более 92 рабочих дней);
• СДВ – период между днями сдачи выручки (не более 14 дней).

Сверхлимитную наличность определяют по формуле:

Остаток наличных в конце рабочего дня

Лимит наличных, согласованный с банком

Остаток заработной платы, которая не была выдана

Наличные деньги сверх лимита

В отдельных ситуациях закон позволяет хранить деньги сверх лимитов, согласованных с банковским учреждением. Таких ситуаций две:

1. В день выплаты заработной платы и других начислений по фонду оплаты труда. Наличие сверхлимитных средств допускается в течение 5 дней;
2. Выходные и праздничные дни. Наличные деньги можно сдать в банк в первый рабочий день.

Мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных, порядок их хранения, транспортировки, инвентаризации каждая компания разрабатывает самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

• заключить договор о полной материальной ответственности;
• взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Аналогично поступайте, если обязанности кассира исполняет другой сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер). Все это нужно, потому что кассир – это материально ответственное лицо. А значит, он обязан возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине, в полном размере. Это следует из перечня, утвержденного постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85, и статей 242 и 244 ТК.

Проверку кассовой дисциплины проводят работники налоговой инспекции. Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы. Налоговые инспектора проводят сверку информации в кассовой книге с первичными документами – ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют. Такое право инспекторов подтверждают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2010 № А03-13078/2009, Поволжского округа от 30.01.2008 № А12-11536/07-С59, Восточно-Сибирского округа от 13.03.2007 № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).

Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19.06.2009 № А12-20715/2008, Северо-Кавказского округа от 09.06.2009 № А32-11915/2008-70/75-20АЖ, от 10.10.2007 № Ф08-6779/2007-2517А).

Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по статье 15.1 КоАП.

То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха). Сведем ответственность за нарушения в таблицу:

Кассовая дисциплина в 2019 году: порядок ведения кассовых операций

Ежедневно многие субъекты бизнеса имеют дело с наличными деньгами. Совокупность всей наличности называется кассой организации, а приход или расход средств — кассовыми операциями. Для их учета разработана особая кассовая дисциплина, в 2019 году в этой части действует тот же порядок, что и годом ранее, за исключением правил применения контрольно-кассовой техники. Разберемся, какие правила установлены для организаций и предпринимателей.

Любая операция с наличными деньгами влияет на кассу организации. В данном контексте под кассой понимается совокупность всех наличных средств компании, то есть ее кошелек.

Приведем пример. Когда руководитель или бухгалтер получает в банке деньги, чтобы выдать заработную плату сотрудникам, это увеличивает кассу предприятия. Совершается приходная кассовая операция, и количество наличных в кошельке компании прибывает. Когда зарплата выдана, а излишки возвращены в банк, касса организации уменьшается. Это операция является расходной, поскольку приводит к уменьшению наличности в кошельке организации. К слову, если зарплата выплачивается сотрудникам на банковские карты, то это никак не влияет на размер кассы организации, поскольку все операции производятся безналично.

Кассовая дисциплина — это набор установленных правил, в соответствии с которыми следует работать с денежной наличностью, то есть вести кассу. В кассовую дисциплину входят такие понятия:

• правила ведения кассовых операций;
• правила, в соответствии с которыми могут использоваться наличные денежные средства;
• правила работы с контрольно-кассовой техникой, которая должна применяться для оформления некоторой части операций по приему/выдаче наличных средств.

В 2019 году действует порядок ведения кассовых операций, предусмотренный Указаниями банка России № 3210-У, утвержденными 11 марта 2014 года (далее Указания). Этот порядок включает:

• правила оформления прихода и расхода наличных средств;
• правила ведения кассовых документов;
• порядок расчета кассового лимита.

Центральный Банк также установил, что организации, относящиеся к категории малого бизнеса, а также индивидуальные предприниматели, могут вести кассовые операции в упрощенном виде. То есть на них не распространяются некоторые правила, установленные в Указаниях.

Также в документе закреплено, что руководство организации или предприниматель должны решить, как они будут хранить наличные средства. Следует им самостоятельно определить и меры, которые обеспечат сохранность денежных средств при транспортировке. Эти и иные моменты кассовой дисциплины, решение которых остается за работодателем, нужно закрепить во внутреннем нормативном документе. Обычно организации принимают Положение о ведении кассовых операций.

Для ведение таких операций в фирме должен быть кассир. Если их несколько, следует также назначить старшего кассира. При небольшом штате обязанности кассира может исполнять любой другой работник, которого назначит директор или предприниматель. В том числе и он сам.

Кассовые документы должен подписывать бухгалтер и кассир. Если бухгалтерия отсутствует, подпись может поставить руководитель. Если руководитель в компании и за бухгалтера, и за кассира, то на кассовых документах он ставит только свою подпись.

Организация обязана рассчитать предельную сумму наличности, которую может хранить в кассе. Методика расчета не слишком сложна и приводится в приложении к Указаниям. Существует два подхода к расчету: исходя из денежных поступлений и на основании объемов расходования.

В первом случае формула расчета предельного остатка в кассе имеет вид:

где

V – объем денежных поступлений за период;

Р – расчетный период в рабочих днях;

Nc – период между сдачами наличности в банк, в рабочих днях (не более 7 дней).

При расчете по выдаче средств применяется та же формула, только в качестве V используется объем выдачи наличных денег за период. В данном случае не учитываются выплаты работникам.

Все, что свыше этого лимита, должно помещаться на расчетный счет, причем в день образования излишка. Исключение составляют:

• нерабочие дни (фирма работает и получает выручку, а банк — нет);
• дни, когда выдается заработная плата или когда бухгалтер получил в банке деньги для этой цели.

В упомянутые дни кассовый лимит можно превышать. Индивидуальные предприниматели и организации из числа субъектов малого предпринимательства (СМП) могут не устанавливать кассовый лимит.

Приходные и расходные операции должны оформляться специальными документами — соответственно приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. Оформляет такие ордера бухгалтер (главный бухгалтер), руководитель или специалист, на которого возложена эта обязанность.

Все ордера должны быть зафиксированы в кассовой книге. В конце дня подсчитываются все суммы, отраженные в книге по ордерам. Итог сравнивается с тем, сколько наличности имеется по факту. Сделать это должен сначала кассир, а потом и бухгалтер. Упомянутые выше документы — ордера и кассовую книгу — можно вести не только на бумаге, но и в электронном виде. В этом случае их следует подписывать электронной цифровой подписью.

ИП могут не составлять ордера и не имеют обязанности вести кассовую книгу. Вместо этого они ведут книгу учета доходов и расходов, а при применении отдельных налоговых режимов — учет физических показателей. На организации из числа СМП эта преференция не распространяется.

Операция по выдаче оплаты труда производится на основании расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 или платежной ведомости по форме Т-53. Получив заработную плату, работник ставит в ведомости свою подпись.
Когда зарплата выплачена, необходимо составить единый РКО на всю выданную сумму. Вся денежная наличность, предусмотренная для выплаты, должна быть выдана сотрудникам в течение 5 рабочих дней. Если концу этого срока выдана не вся зарплата, ее остаток депонируется, то есть возвращается в банк.

Зачастую работник получает на руки наличные средства на покупку каких-то мелочей для организации, например, канцелярских принадлежностей. Или же ему выдается сумма на командировочные расходы. Такая выдача производится по заявлению работника либо по распоряжению руководителя. Когда покупка совершена или командировка окончена, сотрудник должен вернуть остатки средств и составить авансовый отчет.

Согласно кассовой дисциплине, на что бы то ни было тратить наличные средства запрещено. Есть строго определенные цели, на которые можно их использовать:

• выдать сотрудникам зарплату либо произвести какие-то выплаты социального характера;
• выдать сумму подотчетному лицу;
• оплатить необходимые для деятельности организации товары или услуги;
• произвести возврат покупателям, если те отказываются от ранее приобретенных товаров или услуг.

Правило распространяется на все юридические лица. А вот индивидуальным предпринимателям можно тратить наличные денежные средства на свое усмотрение.

Некоторые операции с наличными денежными средствами в обязательном порядке должны проводиться через контрольно-кассовую технику (ККТ). Этот вопрос регулируется законом № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. В 2017-2018 годах в него были внесены глобальные изменения, которые называют кассовой реформой. Частично она еще не закончена — это произойдет к середине 2019 года.

В результате реформы всем пользователям ККТ пришлось заменить старые аппараты на современные онлайн-кассы, которые сразу же передают сведения об операциях в Налоговую службу. Кроме того, было расширено понятие расчета. В итоге теперь кассовая техника применяется при приеме и выплате денежных средств, если это связано с товарами, работами или услугами, в том числе при получении или возврате предоплаты, а также при выплате выигрышей в лотерею. Более того, с середины 2018 года применять кассовую технику нужно при расчетах не только наличными средствами, но и безналичным путем, если покупателем выступает физическое лицо.

Что касается организаций и ИП, то они рассчитываются между собой через банк без применения кассовой техники. Если же расчет состоится наличными либо корпоративной банковской картой при ее непосредственном предъявлении (например, в магазине), то продавец также должен применить кассовую технику. Расчеты наличными деньгами между компаниями / предпринимателями ограничены суммой 100 000 рублей за одну операцию.

Общие правила применения ККТ таковы:

1. Аппарат должен соответствовать требованиям закона и входить в список допущенных к продаже ФНС.
2. В корпусе ККТ должен быть установлен фискальный накопитель — модуль памяти, который следует менять 1 раз в 13 или 36 месяцев (зависит от режима налогообложения).
3. Перед использованием каждый экземпляр ККТ должен быть зарегистрирован в налоговом органе (сделать это можно через сайт ФНС).
4. Кассу следует правильно настроить — запрограммировать в ней все реквизиты, которые в обязательном порядке должны содержаться в чеке.
5. Чек нужно выбивать не только при приеме денежных средств, но в большинстве случаев и при их выдаче (при возвратах, при выплатах физлицам).
6. Если кассовая техника по какой-то причине не была применена, нужно выбить чек коррекции и самостоятельно сообщить об этом нарушении в ИФНС.

Итогом изменения законодательства о ККТ стало то, что теперь Налоговая служба сразу располагает всеми данными о продажах и иных операциях, которые проводятся через кассовый аппарат. Поэтому кассовый учет был серьезно упрощен — отменили 9 форм (актов, справок и журналов), которые раньше кассиры заполняли в обязательном порядке.

С 1 июля 2019 года заканчивается переходный период, позволявший некоторым категориям предпринимателей не использовать онлайн кассу. Теперь ККТ необходима даже в следующих случаях:

• бытовые, ветеринарные, автотранспортные услуги;
• услуги по ремонту, обслуживанию и мойке транспортных средств;
• платные автостоянки;
• рекламные услуги;
• сдача в аренду торговых мест;
• для плательщиков ЕНВД;
• налогоплательщики на патентной системе;
• при торговле через автоматы без наемных сотрудников;
• при безналичных расчетах с физическими лицами.

В то же время с 1 января 2019 года от использования ККТ освобождены предприниматели, находящиеся на налоговом режиме «Налог на профессиональный доход». Остальные положения закона редакции 2018 года остаются неизменными. Есть ряд видов деятельности, в которых не требуется применение онлайн касс. В частности, это торговля бумажными газетами и журналами, ценными бумагами, на ярмарках, ремонт обуви, сдача предпринимателем в аренду собственных жилых помещений. С полным списком условий применения онлайн касс можно ознакомиться в ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины прописана в части 1 статьи 15.1 КоАП. Если превысить кассовый лимит или предельную сумму расчета наличными между ЮЛ / ИП, а также не оприходовать (полностью либо частично) полученные суммы, то штраф составит:

• для организации — 40-50 тыс. рублей;
• для должностного лица компании — 4-5 тыс. рублей.

Помимо этого, есть штрафы и за нарушения, которые связаны с неприменением ККТ. Они прописаны в статье 14.5 КоАП. Если провести операцию «мимо кассы», при первичном выявлении нарушения придется заплатить штраф в сумме:

• организациям — 75-100% расчета, который проведен незаконно, однако не менее 30 000 рублей;
• ИП или должностному лицу — 25-50% расчета, но не менее 10 000 рублей.

Если на подобном нарушении попасться второй раз, деятельность организации или ИП могут приостановить на срок до 90 дней, а ответственного работника (руководителя, главбуха) — дисквалифицировать на 1-2 года.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Итак, соблюдение кассовой дисциплины заключается в проведении операций с денежной наличностью по правилам, которые устанавливаются законом и финансовым регулятором — Центральным банком РФ. Этих требований не слишком много, и они довольно просты, в особенности для предпринимателей и небольших компаний. Однако за их нарушения установлены весьма серьезные санкции.

О ведении кассовой книги:

Оцените статью: