Как сделать запись в трудовой о смене фамилии

В жизни многих людей, особенно у представительниц женского пола, бывают ситуации, когда приходится менять фамилию.

Такое действие требует соблюдения ряда формальностей, а в особенности внесения изменений в основные документы.

На этом момент стоит обращать внимание, так как важные бумаги могут оказаться недействительными из-за перемены личных данных человека.

Поэтому не теряет актуальности вопрос, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Вносить подобные изменения — это основная задача работника отдела кадров любой организации. Подобные действия должны быть выполнены своевременно и правильно.

Для осуществления таких операций сотрудник должен иметь определенный багаж знаний в любой сфере трудовых отношений и хорошо ориентироваться в нормативных документах, как в новых, так и тех, которые действуют уже давно.

Выделяют два основных документа в области взаимоотношений между работником и руководителем:

• трудовая книжка;
• трудовой договор.

Трудовая книжка содержит в себе всю необходимую информацию относительно:

• стажа сотрудника;
• даты ухода с предыдущего места работы;
• даты оформления на новое место.

В трудовую книжку может быть вписана информация о договорах и дисциплинарных взысканиях.

Но кроме вышеупомянутого, работник отдела кадров вправе делать пометки в данном документе, особенно, когда изменяется фамилия или отчество работника.

Трудовые отношения сотрудника и работодателя и разные аспекты взаимодействия сторон, регулирует ряд нормативно-правовых документов. Особое внимание уделяется вопросу, как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством.

По закону «О персональных данных», фамилия гражданина относится к личным данным конкретного лица, поэтому может изменяться из-за определенных обстоятельств.

В сфере трудовых отношений главным нормативно-правовым документом является Трудовой кодекс РФ. Он предусматривает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

Подробное описание процесса, как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Этот документ был принят в 2003 году. Представляет собой пособие для работодателей и сотрудников отдела кадров. Опираясь на этот документ, они вносят изменения и осуществляют свою деятельность.

Смена фамилии работника организации требуют от работодателя или сотрудника отдела кадров отчетливого понимания действий относительно того, как внести изменения в трудовую книжку.

Наиболее распространенный случай для смены фамилии — это изменение семейного положения работника и принятие фамилии супруга.

В этом случае внести корректировки в трудовую книжку нужно сразу же после того, как работник поменяет паспорт на новую фамилию.

Кроме того, фамилия может быть изменена по собственному желанию человека. Как правило, изменения в трудовую вносятся также после получения нового паспорта.

Смена записи в трудовой относительно фамилии вносится и по другим причинам, к примеру, после бракоразводного процесса.

Оформляется такое действие всегда за одинаковым алгоритмом.

Таким образом, при изменениях персональных данных, в трудовой книжке должна отображаться смена подобной информации. Поскольку до факта смены в трудовой этот документ работнику не принадлежит.

Действия работника после изменений персональных данных

При смене фамилии, отчества или имени, работник должен сообщить об этом работодателю или сотрудникам отдела кадров.

После этого необходимо придерживаться такого алгоритма действий:

1. Работнику следует подготовить необходимый пакет документов.
2. Внесение изменений в трудовую книжку обязанность сотрудника отдела кадров.
3. Прежде, чем в трудовую будут внесены изменения, работник должен внимательно прочесть приказ, который ему выдаст работодатель.
4. Работнику не обязательно видеть факт внесения изменений в трудовой документ, но для собственного спокойствия лучше осмотреть книжку и проверить правильность заполнения новой информации.

Процедура внесения записей в трудовую книжку осуществляется после заявления сотрудника с просьбой о внесении изменений в трудовую.

Затем на его основании создается приказ руководителя организации о произведении соответствующих исправлений в отношении сотрудника.

Форма заявления стандартная, работник обращается к руководителю фирмы с просьбой внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Под датой и подписью нужно обязательно указать в приложении перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно изменить индивидуальные данные работника.

Образец заявления:

Список необходимых документов от работника выглядит так:

• паспорт на новую фамилию;
• свидетельство о браке, если данные были изменены в результате его заключения;
• иное свидетельство, которое подтверждает изменение фамилии, имени или отчества.

Вышеперечисленные документы нужно представить в отдел кадров. Сроков выполнения данных действий законодательством не установлены.

Но специалисты настоятельно рекомендуют провести подобные изменения в трудовой книжке как можно быстрее, сразу после получения паспорта с новой информацией.

В соответствии с законодательством, изменения в запись о фамилии вносятся на основании подтверждающих документов.

Реквизиты этих документов должны быть обязательно внесены при смене фамилии в трудовую книжку.

Данные действия производятся у того работодателя, во время работы у которого, была изменена фамилия.

Но если по определенным причинам поменялась фамилия, а данные в трудовой книжке не исправили, при этом сотрудник уволился и был принят на работу к другому работодателю, то корректировку в трудовом документе может произвести новый наниматель.

Основные этапы внесения изменений:

1. Вначале вносят изменения в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте в трудовой книжке. Прежнюю фамилию вычеркивают, а рядом вписывается новая. Надпись можно сделать сверху над вычеркнутым словом.
2. Основные данные из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки, оставляя место для внесения реквизитов очередного документа, в том случае, когда снова понадобится вносить изменения. Опытные специалисты рекомендуют сэкономить здесь место, для указания подобных исправлений.
3. Под записями о серии и номере свидетельства и другими данными сотрудник отдела кадров ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать так, чтобы можно было прочесть всю информацию.

Изменения должны быть внесены без исправлений и подчисток, разборчивым почерком. Запись в трудовой книжке о смене фамилии образец 2019 году выглядит так:

Запись о смене фамилии в трудовой книжке — Образец

Ошибки в важных документах встречаются довольно редко. Но если неправильная запись внесена, то исправить ее возможно, но делать это следует в соответствии с законодательством.

Многие специалисты отдела кадров даже с большим стажем работы не знают, что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в фамилии.

В 2003 году была разработана специальная инструкция, которая регулирует порядок заполнения трудовых книжек. Внесение любых исправлений должно соответствовать этим требованиям.

Неверно внесенные данные могут быть выявлены на разных частях трудовой книжки, в ее разделах или на вкладыше к ней.

Процедура исправлений практически одинаковая во всех случаях. Но могут присутствовать свои особенности, на которые важно обращать внимание.

Если ошибки не будут исправлены, в будущем могут возникнуть проблемы с получением пенсии. При выявлении ошибок в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается, она исправляется новой записью ниже.

Это общие правила исправления ошибок. Кроме того, существуют определенные случаи, которые имеют свои особенности исправления.

Даже тогда, когда ошибка в документе была совершена руководством с предыдущего места работы, специалисты новой фирмы осуществляют исправления в трудовом документе.

Ошибки в написании фамилии встречаются наиболее часто. Они появляются, если фамилия записывается на слух, при невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.

Подобные исправления вносятся в трудовую книжку светостойкой и водостойкой пастой. Цвет допускается черный, фиолетовый или темно-синий.

Если при исправлении фамилии сотрудники отдела кадров не соблюдают установленную процедуру, густо намазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что она становится невозможной для чтения.

Это является грубым нарушением и в данном случае возникает вопрос о том нужно ли менять трудовую книжку. Прежнюю придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.

Иногда случается, что сотруднику внесли измененную фамилию на титульном листе трудовой, но забыли это сделать во вкладыше.

Таким образом, если после замужества или по каким-то другим причинам изменяется фамилия, данные изменения следует обязательно отразить в трудовой книжке гражданина. При этом менять ее на новую нет необходимости.

Поскольку законодательством предусмотрено возможность ее исправления. Данная процедура должна осуществляться кадровиком или руководителем фирмы строго за правилами соответствующих нормативно-правовых актов.

Придерживаясь строгой последовательности в своих действиях, сотрудник кадрового отдела сможет легко разобраться в подобной ситуации.

Запись в трудовой книжке о смене фамилии: образец 2018 года

Процедуру внесения записей в трудовую книжку обязательно предваряет заявление сотрудника о смене фамилии и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.

К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей или сотрудником. Такими документами выступают:

1. Паспорт.
2. Свидетельство о заключении брака.
3. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).

После подачи заявления и выпуска распоряжения об изменении фамилии сотрудницы во всех документах, можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2018 года выглядит следующим образом и помогает сделать это без ошибок:

Порядок действий таков: старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом обязательна ссылка на документы, послужившие основанием для внесения данных корректив (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно. Это тот случай, когда соблюдены 3 следующих условия:

• обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
• в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
• сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.

Почему вопрос актуальности Ф.И.О. сотрудника так важен для организации, где он работает? А потому что это повлечёт многочисленные нестыковки и ошибки в отчётности в Пенсионный фонд (СЗВ-М и др.) и налоговую (справки 2-НДФЛ и др.). Вплоть до реальных административных штрафов.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Делопроизводство

В жизни иногда бывают ситуации, когда человек меняет свою фамилию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Такое событие влечет за собой ряд формальностей, которые требуют внесения изменений в документацию. Это важное обстоятельство, т.к. они могут утратить свою действительность из-за перемены персональных данных личности.

Как правильно произвести переоформление в трудовой книжке в связи с тем, что человек сменил личные параметры? Здесь вы можно увидеть образец оформления при смене фамилии записи в данном документе.

Самые частые ситуации, касающиеся перемены фамилии, — это замужество или развод. когда сотрудница вносит изменения в свои личные данные.

Обычно она ставит об этом в известность администрацию предприятия на основании полученных юридических бумаг из ЗАГСА.

Какой же порядок предусмотрен при внесении изменений в личное дело и другую документацию предприятия?

Есть 2 обстоятельства, которые влияют на внесение изменений в трудовую книжку:

• Если сотрудник изменил свою фамилию или иные личные данные, то внесения в трудовую книжку должен выполнить тот работодатель, у которого он работал на момент изменения личных данных.
• Новый работодатель имеет право внести поправку в связи с переменой личных данных, если по каким-то причинам они не были исправлены на предыдущем месте работы, а сотрудник уже уволился и поступил на работу к нему.

В любом случае, прежде чем внести изменения в личные формуляры, сотруднику из отдела кадров необходимо проверить наличие официальных свидетельств, подтверждающих данное обстоятельство.

Обоснование, по которым необходимо потребовать письменные законные бумаги, изложено в п. 26 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225.

Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?

Чтобы сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы, удостоверился в законности перемены фамилии, ему необходимо потребовать от трудящегося заявление с копиями прилагаемых свидетельств.

Если необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, то необходимо получить копию нового паспорта и свидетельство о браке.

В случае, когда она изменена по причине развода, то и свидетельство должно быть приложено соответствующее — о расторжении брака.

Как оформляется акт передачи трудовых книжек при увольнении ответственного лица? Смотрите тут.

Изменение записей при смене данных производиться поэтапно:

1. Вначале вносят исправление в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте брошюры: прежнее слово вычеркивают ровной линией, и если позволяет место рядом вписывают новый параметр. Можно также надпись разместить сверху над вычеркнутым словом.
2. Основные параметры из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки так, чтобы осталось место для внесения реквизитов очередного документа, если вдруг снова придется вносить изменения. Опытные кадровики рекомендуют экономить здесь место для указания возможных подобных исправлений.
3. Ниже записи о серии и номере свидетельства и других данных ответственное лицо за кадровый состав предприятия ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать таким образом, чтобы можно было прочесть все слова.

Запись должна быть сделана разборчивым почерком без исправлений и подчисток.

Пример:

Внесение записи при изменении фамилии

Основанием для внесения поправок в трудовую книжку является приказ руководителя.

Сотрудник ставит в известность о произошедшем событии, которое стало причиной изменения данных об идентификации его личности.

Сотрудник отдела кадров должен поднять личное дело трудящегося и оформить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

Он вносит соответствующие изменения в трудовую книжку и знакомит его с результатом своей работы.

Чтобы бланки в личном рабочем деле сотрудника были действительными в случае, если у него произошли какие-то изменения в индивидуальных данных, ему необходимо написать заявление и предоставить подтверждающие бумаги.

По правилам п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление №69 Минтруда России от 10.10.2003) замена данных о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется на основании предоставленного самим сотрудником нескольких юридических бумаг.

Это:

• паспорт;
• документ о рождении;
• документ о браке (расторжении брака);
• другие бумаг, выданных госорганами РФ.

Обязательно на внутренней стороне обложки брошюры указывают ссылку на их номер и дату.

Порядок проведения данной процедуры предусматривает оформление двух документов, дающих основание для внесения поправок:

• Заявление сотрудника о просьбе внести изменения в личное дело.
• Приказ отделу кадров произвести соответствующие исправления в отношении такого сотрудника.

Рассмотрим подробнее, как изменить фамилию в личном деле по заявлению трудящегося и приказу руководителя предприятия.

Форма заявления стандартная, т.е. работник обращается к директору организации с просьбой о внесении новых данных в его личные документы, подтверждающие его трудовые отношения с работодателем.

Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.

Образец:

Руководитель визирует заявление подчиненного и дает распоряжение издать приказ об исправлении старых данных работника на новые.

Пример:

После оформления и утверждения приказа об использовании новой фамилии сотрудника необходимо произвести обновление записей в таких бумагах:

• в личном деле исправляют в карточке информацию о работнике;
• переоформляют документацию по лицевым счетам;
• обновляют измененную в отношении сотрудника персонализацию во всех других кадровых и бухгалтерских бланках, где есть индивидуальные данные трудящегося.

Внесение изменений в личную карточку может быть выполнено разными способами.

Рассмотрим подробнее пример:

Наиболее распространенный вариант, когда работница после свадьбы берет данные своего мужа, — например, была Анохина — стала Данильченко.

Девичью фамилию зачеркивают чертой и если позволяет место рядом вписывают новую.

На внутренней стороне обложки вносят название официальной документации, серию, номер и дату, например, «Свидетельство о регистрации брака II-ВВ №342876 от 11.04.2015 г.» Под этой записью кадровый сотрудник должен поставить подпись с указанием своих данных и поставить печать. Обязательно необходимо указать дату выполнения обновления. Если же не хватает места, то запись о персональном параметре вносят над вычеркнутым словом.

Параметры о свидетельстве, в соответствии с которым изменяют запись с подтверждением достоверности ее подписью кадрового сотрудника, можно указать также в карточке, где есть место в разделе «Дополнительные сведения».

Иногда кадровики распечатывают бланк страницы из карточки трудящегося с новыми параметрами, а на старом листе оставляют пометку об его замене.

Не все кадровые служащие сходятся в едином мнении, что при смене личного параметра необходимо подписывать новый трудовой договор или оформлять дополнительное соглашение к нему.

Но есть противники таких действий, считающие что приложение к основному контракту должно быть заключено по причине произошедших перемен в персонализации трудящегося. Основание такого принципа действий описано в статье 57 ТК РФ.

В ней допускается редактирование текста только с целью несения недостающих сведений, а не измененных.

Поэтому при смене персональных данных работников нужно подписывать дополнительное соглашение.

Как пройти тестирование при приеме на работу? Узнайте тут.

Для чего нужна голограмма в трудовой книжке? Информация — здесь.

Кадровому инспектору необходимо не только внести изменения фамилии в документацию, а еще и получить у сотрудника новый образец подписи, об этом не стоит забывать.

Бывает, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В таких случаях необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.

Пример:

Следующий брак также необходимо отразить в трудовой книжке, как и первый.

Если перемена фамилии произошла во время повторного брака с одним и тем же человеком, то в записи указывают, что старая изменена на новую на основании свидетельства о браке, так же как при возврате ее при расторжении брака.

В инструкции есть информация о порядке исправления ошибочной записи, но по вопросу титульного листа она отсутствует.

Процедура исправлений параметра личности трудящегося в трудовой книжке рассматривается в 26 пункте (Правила) и пункте 2.3 (Инструкция). В них сообщается о том, что фамилию можно изменить на основании личных документов, но как исправлять ошибки не описывается.

Если трудовая оформляется впервые, то в случае ее неправильного заполнения она подлежит уничтожению.

Это рассматривается в п. 42 Правил. В соответствии с п. 48 работодатель должен заплатить за ее замену.

Но как быть, если трудовая книжка уже имеет записи с предыдущих мест работы? В таких случаях необходимо вносить изменения с пометкой «взамен ошибочной» под роспись и печать.

Всегда нужно помнить, что, прежде всего, руководитель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек, т.к. он назначает сотрудников отдела кадров. Назначенные им должностные лица за нарушение учета или хранения несут дисциплинарные наказания и другие санкции, предусмотренные в законодательных актах.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • Москва и Область – +7 (499) 703-16-92
   • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 309-85-28
   • Регионы – 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Смена фамилии в трудовой книжке – образец того, как правильно это сделать, вы найдете в нашей статье. Трудовая книжка служит подтверждением стажа, поэтому руководитель обязан заполнять ее в соответствии с требованиями законодательства. В интересах же работника — проверять правильность вносимых в документ записей.

Как составить запись об изменении фамилии в трудовой книжке

Трудовая книжка — персональный документ работника, содержащий записи о его трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ). Гражданин представляет трудовую книжку на каждом новом основном месте работы для занесения информации о трудоустройстве. Совместители могут попросить основного работодателя сделать запись о работе по совместительству.

Обязанность фиксировать прием на работу гражданина в трудовой книжке возложена как на юрлиц, так и на предпринимателей (ст. 309 ТК РФ).

Обо всех нюансах ведения и хранения трудовых книжек читайте в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Любые поправки вносятся в трудовую книжку только при наличии подтверждающих документов. Делать это со слов владельца трудовой книжки, руководителя или другого сотрудника запрещено (п. 2.3 постановления Минсоцразвития РФ от 10.10.2003 № 69 и п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Поскольку трудовая книжка является персональным документом, в ней указывается фамилия работника. Если он сменил фамилию, данные в трудовой книжке должны быть актуализированы. Чаще фамилию меняют женщины — при заключении или расторжении брака. Кроме того, законодательство нашей страны разрешает поменять фамилию гражданину, достигшему 14 лет, с согласия обоих родителей или опекунов. Совершеннолетний может менять фамилию без необходимости запрашивать чье-то согласие (ст. 19 ГК РФ).

Для того чтобы сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке, у ответственного за ведение трудовых книжек должен быть на руках один из следующих документов:

• паспорт с новой фамилией;
• свидетельство о заключении брака;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство об изменении фамилии.

На их основании ответственный сотрудник обновляет сведения в трудовой книжке по установленному алгоритму.

Изменение анкетных данных в трудовой книжке производится согласно п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Итак, работник сменил фамилию и получил на руки новый паспорт. Кадровик на титульном листе трудовой книжки аккуратно одной линией зачеркивает старую фамилию работника и сверху или рядом на той же строке пишет новую.

Обратите внимание! Перечеркнутая надпись должна читаться без усилий.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки кадровик обязан пояснить, на основании каких сведений он внес исправление в документ. Сведения о подтверждающих поправки документах должны включать их название, серию и номер, дату. Пояснение должно быть заверено печатью компании или кадровой службы и подписью ответственного сотрудника.

Мы подготовили образец правильной замены фамилии работника в трудовой книжке:

Алгоритм изменения персональных данных работника в трудовой книжке прост: нужно получить от него подтверждающие документы и правильно указать изменившиеся сведения. Трудовая книжка должна содержать актуальную информацию, поэтому не забывайте напоминать сотрудникам о необходимости вовремя уведомлять о смене фамилии или иных данных.

А о том, что делать, если вы или ваш работодатель потеряли трудовую книжку, расскажет статья «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна».

Как внести изменения в трудовую книжку о смене ФИО: образцы и примеры

Основной задачей сотрудника отдела кадров любой организации является своевременное, а главное, правильное ведение личных дел каждого из работников и внесение в них изменений. Для этого сотрудник отдела кадров должен обладать большим спектром знаний в той или иной области трудовых взаимоотношений и ориентироваться в нормативно правовых актах, как давно действующих, так и недавно принятых.

Самым важным документом в сфере трудовых взаимоотношений между работником и работодателем помимо договора труда является трудовая книжка. И не важно — трудовая книжка директора или простого работника. Именно в ней содержится вся необходимая информация, которая касается стажа работника, даты увольнения с предыдущего места работы, даты принятия на новое место и так далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – просто позвоните, это быстро и бесплатно !

В трудовую книжку могут быть вписаны договоры и дисциплинарные взыскания. Но помимо этой информации, часто кадровик имеет право делать помарки и пометки в трудовой книжке, особенно, когда речь идет о смене фамилии, имени или же отчества.

В сфере трудовых взаимоотношений действует множество нормативно правовых актов, которые регулируют разные аспекты взаимодействия сторон. Вопрос смены фамилии, имени и отчества гражданина не исключение.

Законом «О персональных данных» законодатель указывает на то, что фамилия гражданина относится к персональным данным одного конкретного лица, именно поэтому может быть измена в связи с обстоятельствами или же желаниями гражданина. Детально это отражено в статье 3 закона.

Самый главный и основополагающий нормативно правовой акт в сфере трудовых взаимоотношений – кодекс Труда нашей страны, который по-своему излагает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

В статье 57, а именно в части третьей, говорится о том, что при наличии недостающих сведений о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно кодекс говорит о том, что если имеет место изменение в договоре на оказание труда, то значит и в трудовой книжке могут произвестись редакционные работы.

Более подробно процесс изменения фамилии в трудовой книжке описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Именно на основании этого документа они осуществляют свою деятельность и вносят изменения.

В инструкции в пункте 2.3 говорится о том, что внесение изменений допускается на основании предъявления необходимых для этого документов и дается перечисление, а также подробно описывается сам процесс внесения изменений.

Основанием для совершения любого действия становится факт того или иного развития событий.

Смена фамилии является тем фактом, который предполагает предпринять кадровика или работодателя такое действие как внесение изменений в трудовую книжку. Основания для подобных действий знакомы и понятны каждому.

Самый распространенный случай – это вступление работника в замужество и принятие фамилии супруга. В этом случае изменить фамилию необходимо сразу же после смены работником паспорта на новую фамилию.

Также, фамилия может быть изменена работником по своему собственному желанию и по своему усмотрению в паспортном столе. Как правило, изменения в трудовую также вносятся после получения нового документа, удостоверяющего личность.

Смена записи в трудовой книжке о смене фамилии по другим причинам, например после бракоразводного процесса, но оформляется подобное действие в трудовой документ работника всегда одинаково. А как именно – рассмотрим в следующем пункте статьи.

Работник обзавелся новой фамилией, именем или отчеством по той или иной причине. Несмотря на то, хочет ли он уволиться с работы,нужна ли ему запись в трудовой книжке о переводе, или же он будет дальше продолжать свою трудовую деятельность – фамилия и другие данные в трудовой должны быть изменены, ведь до факта смены информации в трудовой этот документ вам пока не принадлежит.

Рассмотрим действия работника поэтапно:

1. Работник должен известить работодателя или сотрудника отдела кадров о смене фамилии, отчества или имени заранее или же по факту их получения.

• Работник должен подготовить пакет документов: паспорт на новую фамилию, свидетельство о браке, если данные изменены вследствие заключения брака или иное свидетельство подтверждающее факт смены фамилии, имени или отчества. Этот пакет необходимо предъявить в отдел кадров.
• Многие ошибочно полагают, что для того, чтобы оставить запись в трудовой книжке о изменении данных, необходимо писать заявление. Это неправда, сменить в документе вашу старую фамилию на новую — обязанность каждого работодателя и кадровика, которая выполняется без написания заявлений.
• Прежде чем в трудовую книжку будут внесены изменения, работник должен ознакомиться с приказом, выданным работодателем.
• Работнику необязательно видеть факт внесения изменений в трудовую, но мы настоятельно советуем осмотреть документ на предмет правильности заполнения новой информации о вас.

Только на этом этапе действия работника заканчиваются.

Что касается сроков выполнения данных действий – законодатель не устанавливает четких рамок, но настоятельно рекомендует провести процедуру изменения данных в трудовой книжке как можно быстрее, по факту получения документов с новой информацией о вас.

Сотрудник отдела кадров или работодатель обязаны внести изменения в трудовую книжку работника, как только им стало о факте изменения фамилии и имени. Основанием для подобных действий является факт представления работником документа, где уже присутствуют новые данные.

Данная процедура осуществляется в несколько этапов.

1. Работодатель знакомится с предоставленными работником документами о факте смены фамилии ли имени.
2. Работодатель поднимает личное дело работника и перезаключает с ним трудовой договор.
3. Работодатель издает приказ по организации, касающийся факта смены фамилии или имени работника. Данный приказ должен быть предоставлен на ознакомление всем сотрудникам, работающим в организации, а также конкретно детально разъяснен работнику, изменяющему свои данные.
4. Далее работодатель вносит изменения в трудовую книжку работника и знакомит его с результатами проделанной работы.

Внесение изменений не заключается в банальном зачеркивании старой информации и вписывании новой. Подробно процесс внесения изменений прописан в инструкции о ведении и хранении трудовых книжек в пункте 2.3.

Далее, на левой части главного разворота, а именно на белом листе в его верхней части необходимо указать, на основании какого документа внесены изменения. Необходимо вписать номер свидетельства, а главное – дату его выдачи.

Ниже ставится подпись работодателя, а также дата, когда были внесены изменения и печать организации. Аналогичные изменения производятся и при исправлении фамилии в записи в трудовой книжке индивидуального предпринимателя.

Смена фамилии в трудовой книжке. Пример выглядит так:

«Фамилия Сидорова была изменена на фамилию Козлова на основании предоставления свидетельства о заключении брака № 123456789 от 12.03.2014 и паспорта 2255 789 567 выданного оранном УФМС по Волгоградской обл. от 12.04.2014.» при этом старая фамилия перечеркивается черной или синей пастой, а новая записывается сверху.

Что касается смены имени, то запись в трудовой книжке практически не изменяется. На главном развороте пишется фраза: «Имя Иван изменено на имя Серей на основании представления свидетельства об изменении имени №__ от _____ г. и паспорта ____ ________ выданного ______ от ______ г.»

Старое имя также вычеркивается синей или черной пастой и вписывается новое. Если же гражданином изменены и имя и фамилия, то ему придется делать две записи о том, на основании чего изменились его личные данные. Первая будет касаться смены фамилии, вторая – имени. Как быть при ошибочном написании фамилии или имени, читайте тут

Все гениальное – просто. Это фраза как нельзя лучше подходит к сложившейся ситуации, касаемой смены личных данных. Соблюдая четкую последовательность в своих действиях можно без труда разобраться с подобной ситуацией как опытному, так и начинающему сотруднику отдела кадров.

Оцените статью: