Как и в какой форме выдается выписка из трудовой книжки

Составление выписки из трудовой книжки происходит в случае, когда владельцу данного документа требуется письменное доказательство о его стаже, опыте или месте работы.

Обычно выписки требуются в:

• государственные органы (для установления права того или иного человека на субсидии, льготы и прочие финансовые послабления),
• банковские структуры (для анализа платежеспособности клиента при выдаче займов и кредитов).

Однако, этими организациями перечень учреждений, которые могут попросить выписку из трудовой не ограничивается – список на самом намного шире. В числе прочего выписка может понадобиться и при трудоустройстве на другую работу в качестве совместителя.

Почему нельзя воспользоваться самой трудовой книжкой

Трудовая книжка бывает на руках у владельца только тогда, когда он находится без работы. При трудоустройстве этот документ передается в отдел кадров предприятия, где в него сначала вносятся все необходимые записи, а затем он включается в личное дело сотрудника. После этого ответственность за содержание и сохранность трудовой книжки переходит на специалиста отдела кадров. Процедура организована именно таким образом потому, что трудовая книжка является документом строгого учета, на основании которого в дальнейшем производится подсчет стажа и начисление пенсии по возрасту.

Как правило, обыватели редко видят разницу между копией и выпиской. А между тем она, хоть и совсем небольшая, но есть. Копия идентична документу от «А до Я» — иными словами, снимается ведь документ от корки до корки. Выписка же обычно касается какой-то отдельной небольшой части или раздела документа.

Обычно непосредственно выдачей выписок из трудовых книжек занимается:

• сотрудник отдела кадров,
• секретарь организации (если эта функция входит в его должностные обязанности),
• либо сам руководитель.

Выписку может заверить любой ответственный работник компании, уполномоченный на подписание таких копий.

Отсутствие подписи главного руководителя предприятия (директора или генерального директора) не делает выписку недействительной. При этом документ желательно заверять печатью, но также не обязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации освобождены от требования использовать в своей деятельности печати и штампы.

Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.

На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.

По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.

Трудовая книжка является собственностью того, на кого она выписана, поэтому в ведении работодателя она находится временно, а именно ровно на тот период, пока между предприятием и сотрудником действует трудовой договор.

Отказать в выписке из трудовой книжки работодатель не может – право работника на ее получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.

При его нарушении сотрудник компании может пожаловаться в трудовую инспекцию за восстановлением справедливости.

Сколько раз можно обращаться за выпиской из трудовой книжки

Нормы по количеству обращений за выпиской из трудовой книжки нет, так что каждый сотрудник предприятия может делать это сколько угодно раз и в какое угодно время – работодатель обязан будет каждый раз удовлетворять просьбу работника.

Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки вне зависимости от того, куда и для каких целей она нужна сотруднику.

Более того – он не имеет права требовать с него объяснений. Иными словами, подчиненный может просто попросить предоставления ему выписки безо всяких обоснований и адреса, по которому она требуется.

Любые действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном внутреннем журнале учета движения трудовых книжек, в том числе и снятие с них копий и выписок – в журнал вносится дата выписки, а также кому именно она была выдана.

Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.

Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:

• название документа,
• наименование организации-работодателя,
• должность ответственного лица,
• фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
• данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
• номер трудовой книжки,
• дату начала ее ведения.

Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».

В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.

Выписка из трудовой книжки о трудовой деятельности сотрудника

При оформлении различных документов часто возникает необходимость предоставить трудовую книжку.

Если гражданин в это время официально трудоустроен, то по законодательству РФ работодатель не вправе предоставить оригинал документа, но обязан выдать заверенную выписку.

О правилах и тонкостях оформления этой бумаги поговорим ниже.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Выписка из трудовой книжки — что это такое? Сразу отметим, что копия трудовой книжки и выписка из нее совершенно разные документы, и при оформлении их не надо путать.

Выписка из трудовой книжки представляет собой заверенные копии титульного листа и тех страниц, на которых содержится необходимая информация.

Сведения могут быть перенесены и от руки, и с помощью копировальной техники (ксерокопии).

Обычно выписка требуется в таки случаях как:

• оформление кредита;
• начисление пенсии;
• оформление загранпаспорта и др.

Согласно 62 статье Трудового Кодекса РФ, работодатель обязан предоставить выписку из трудовой книжки в трехдневный срок, после подачи заявления работником.

При этом сообщать о том, зачем понадобился документ необязательно. В 89 статье ТК РФ указано, что работник имеет право на свободный доступ к своим персональным данным, хранящимся у работодателя, включая запрос копий любых записей.

Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Оформляется выписка из трудовой книжки в соответствии с официально утвержденной формой, которая заполняется согласно следующим требованиями:

1. Документ составляется только на фирменном бланке организации.
2. В верхнем правом углу ставится штамп компании или указываются ее реквизиты (адрес, телефон, электронная почта, КПП и ИНН).
3. По середине бланка вверху после реквизитов пишется название документа, то есть «Выписка из трудовой книжки».
4. Ниже указываются серия и номер книжки, а также персональные данные лица, которому выдается документ.
5. После чего составляется таблица подобная той, что есть в трудовой книжке.
6. В таблицу вписывают только те сведения, которые необходимы работнику. При этом нельзя нарушать хронологию дат приема и увольнения с предыдущих мест работы, даже если не все они указываются. Обязательно пишутся номера приказов, на основании которых были произведены записи в трудовой книжке.
7. Выписка из трудовой книжки о последнем месте работы записывается на последнее место и, согласно Трудовому Кодексу РФ, указывается: «работает по настоящее время».
8. Заверяются все листы выписки, затем они прошиваются и нумеруются. На прошивку также ставят печать.

Как сделать (оформить) выписку из трудовой книжки образец? Процедура получения выписки состоит из нескольких этапов.

Рассмотрим каждый из них, составив пошаговую инструкцию.

Чтобы получить выписку, работник должен сначала написать заявление, в котором необходимо указать:

1. В верхнем правом углу название фирмы или ФИО индивидуального предпринимателя в соответствии с записями в учредительных документах.
2. На следующей строчке в дательном падеже фамилию и инициалы директора фирмы.
3. Следующая строка: в родительном падеже занимаемая заявителем должность (должна совпадать с той, что указана в штатном расписании), его фамилия и инициалы. На этом оканчивается заполнение шапки.
4. Теперь посередине листа со строчной буквы пишется слово «заявление».
5. Ниже с красной строки начинается текст заявления, где работник просит о предоставлении выписки из трудовой книжки. Причины, по которым понадобился документ, не указываются.
6. Последними ставятся дата написания заявления и подпись заявителя.

Заявление подается непосредственно руководителю. Рассмотрев документ, директор решает возможно удовлетворить просьбу сотрудника или нет.

В случае положительного решения, на заявлении ставится дата рассмотрения и подпись руководителя.

На основании данной резолюции составляется приказ о предоставлении работнику выписки из трудовой книжки. Здесь же назначается исполнитель распоряжения. Обычно это тот же кадровый работник, который отвечает за хранение и учет трудовых книжек.

Выписка составляется согласно вышеизложенной форме. Никаких дополнительных документов для нее оформления заявителю предоставлять не требуется.

Кроме данных, о которых мы уже говорили, в документе должны быть указаны следующие личные сведения о сотруднике:

• полностью фамилия, имя и отчество;
• сведения о дате рождения;
• уровень образования;
• профессия.

Составляет выписку, согласно вышеозначенной форме, и выдает ее на руки сотрудник отдела кадров. Он же заверяет ее личной подписью и печатью фирмы.

Подпись директора для заверения выписки не нужна.

Процедура получения выписки из трудовой книжки очень проста. При соблюдении всех законодательных норм и внимательно при оформлении никаких проблем с оформление документа быть не должно.

Надеемся, что наша статься смогла действительно помочь вам.

Пошаговая инструкция по оформлению выписки из трудовой книжки и ее образец

Образец выписки из трудовой книжки – это бланк, в который вносятся подробные сведения о трудоустройстве гражданина за определенный период.

Трудовая книжка в течение всего срока работы физического лица находится на предприятии и на руки не выдается. Поэтому, если работнику необходимо где-либо, подтвердить свой опыт и стаж работы, он может запросить копию или выписку из книжки.

Выписка может потребоваться:

• в банке при оформлении кредита, в том числе ипотечного;
• в государственных органах для оформления каких-либо льгот и субсидий;
• в другую организацию, например, при трудоустройстве по совместительству;
• в судебные инстанции, в которых необходимо подтвердить факт работы в конкретный период;
• при прохождении процедуры усыновления или установления опекунства;
• для оформления загранпаспорта и т.д.;
• в Пенсионный фонд и т.д.

В отдельных ситуациях выписка может быть заменена копией трудовой книжки, которая должна быть заверена уполномоченным лицом.

Для получения выписки сотрудник должен оформить письменное заявление на имя руководителя. Строгой формы документа нет. Как правило, в нем указывается период, за который необходима выписка (может быть как несколько месяцев, так и несколько лет), и прописывается ссылка на ст. 62 Трудового кодекса РФ . Согласно этой ссылки работодатель обязан предоставить сотруднику документы, касающиеся его трудовой деятельности, в течение трех дней после получения запроса.

Бывают случаи, когда работодатель требует указать в заявлении причину, по которой понадобилась выписка. Это неправомерно, поэтому причину сотрудник не обязан указывать.

На основании заявления руководитель подписывает соответствующее распоряжение. После этого ответственный сотрудник кадровой службы готовит выписку.

Если выписку из трудовой книжки необходимо оформить руководителю предприятия, то процедура получения будет аналогичной. Подпись может поставить и другое лицо, которое имеет право заверять документы.

Документ готовится бесплатно, и работодатель не имеет права взимать какую-либо плату за оформление выписки. Также сотруднику не может быть отказано в ее получении, так как это его право закреплено статьей 62 ТК РФ . При нарушении своих прав сотрудник может подать жалобу в трудовую инспекцию.

Основная разница между этими документами — их объем: выписка из трудовой книжки всегда меньше ее копии. В остальных моментах оба варианта имеют одинаковую юридическую силу, если правильно оформлены, заверены печатью работодателя и подписью ответственных лиц.

Какую информацию содержит выписка из трудовой книжки

Типовая форма выписки из трудовой книжки должна содержать следующую информацию:

• В правом верхнем углу прописываются реквизиты организации.
• В центре пишется наименование документа «Выписка из трудовой книжки» и номер книжки и дата ее оформления.
• Ниже прописывается фамилия, имя и отчество сотрудника, который запросил выписку, а также его дата рождения, образование, специальность, должность.
• Далее должно быть указано ФИО и должность ответственного сотрудника, а также его подпись.
• Ниже подписывается владелец трудовой книжки.
• Затем в таблице дублируется информация, имеющаяся в трудовой. В каждой строчке указывается дата приема или увольнения, а также ссылка на документальное основание (приказ, распоряжение и т.д.). При этом должны учитываться все существующие требования к внесению информации в трудовую книжку. Все записи в обязательном порядке указываются в хронологическом порядке.
• В выписке также указывается поощрения и награды сотрудника, связанные с трудовой деятельностью (если они имели место быть).

Если сотруднику необходима выписка по текущую дату, то нужно отметить, что он продолжает работать по настоящий момент.

Подписывает выписку начальник кадровой службы или руководитель организации.

Выписка автоматически считается недействительной, если сотрудник уволился с предприятия, на котором ее выдавали (при условии, что документ охватывал и последнее место работы).

В таблице указанно что важно учитывать при оформлении выписки из трудовой книжки

Делопроизводство

Бывают ситуации, когда работнику нужны сведения за определенный период занятости, а копию трудовой книжки сделать проблематично — например, если она достаточно объемная и с несколькими вкладышами.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Тогда альтернативным вариантом для сотрудника будет получение выписки по нужным страницам.

Когда может потребоваться такой документ? Как оформить его правильно и Кто должен это сделать? Ответы на эти и многие другие вопросы подробно рассмотрим в статье.

Выписка из трудовой книжки представляет собой рукописную или сделанную на копировальном аппарате копию ее определенных страниц.

Сотрудник самостоятельно выбирает нужные фрагменты истории своей трудовой деятельности для составления выписки в зависимости от целей ее получения.

Порядок оформления и выдачи такого документа регулируется 2-мя нормативными актами:

• Трудовой кодекс (статься 62);
• Постановление Правительства №225 от 16.04.2003.

Важно: законодательством установлено, что сотрудник не должен платить за подготовку выписки из трудовой книжки и не обязан озвучивать цели ее получения.

Документ может потребоваться для предоставления в управление социальной защиты, в Пенсионный фонд, в суд, для получения загранпаспорта или кредита.

В случае подачи пакета документов в электронном виде через портал «Госуслуги», информация о занятости вносится в анкету. Поэтому предоставлять выписку из трудовой книжки не нужно.

Ее следует подготовить при очной процедуре получения загранпаспорта.

Понадобится выписка из трудовой книжки со сведениями о занятости за последние 10 лет.

Документ входит в список необходимых при оформлении социальных выплат или материнского капитала, а также при усыновлении ребенка.

Чаще всего необходима выписка из трудовой книжки со сведениями о последнем месте работы.

При оформлении или переоформлении пенсии сотрудник может подтвердить стаж выпиской из трудовой книжки, оригиналом или копией этого документа.

С 2019 года работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд согласно федеральным законам о страховых и накопительных пенсиях.

В случае судебного процесса или исполнительного производства может потребоваться выписка из трудовой книжки за конкретный период, фигурирующий в деле.

Банки запрашивают такие документы для подтверждения работодателя и минимального стажа на последнем месте занятости.

Чаще всего требуется информация за последние 6 месяцев.

В зависимости от ситуации может понадобиться как первая, так и вторая форма.

Выбор варианта основывается на требованиях по месту предъявления документа. Например, в Пенсионный Фонд чаще всего нужна копия трудовой книжки, а для оформления большей части пособий в управлении социальной защиты – выписка.

Основным отличием документов является их объем: выписка из трудовой книжки всегда меньше ее копии.

В остальном отношении оба варианта имеют одинаковую юридическую силу, если правильно оформлены, заверены печатью работодателя и подписью ответственных лиц.

Что собой представляет журнал регистрации приема на работу? Смотрите тут.

За составление такого документа ответственен работодатель. Приведем основные правила его оформления, бланк и образец заполнения.

Для получения выписки необходимо обратиться к руководителю организации, который выдаст распоряжение на ее подготовку.

Непосредственным составлением выписок занимается ответственный сотрудник отдела кадров.

Для заказа выписки из трудовой книжки потребуется заявление.

Оно должно включать следующую информацию:

• обращение к руководителю в верхнем правом углу (название фирмы, ФИО директора в дательном падеже), ниже указываются личные данные сотрудника в родительном падеже (должность, отдел и ФИО);
• просьбу выдать выписку согласно ст.62 ТК РФ;
• подробное указание, какие сведения нужно в ней отразить.

Важно: сотруднику необходимо подписать заявление и проставить текущую дату, в течение 3-х дней после которой работодатель обязан выдать готовый документ.

Пример:

Старшему экономисту ООО «Имя» Петровой О.С. нужна выписка из трудовой книжки с информацией о последнем месте работы для оформления детского пособия.

Для того чтобы получить такой документ, сотруднице следует обратиться в приемную руководителя с заявлением.

Образец оформления приведен ниже:

Пример заявления на получение выписки из трудовой книжки

Приведем стандартные правила подготовки выписки из трудовой книжки.

Документ оформляется на фирменном бланке организации и должен содержать следующую информацию:

• данные о работодателе (наименование, юридический адрес, контакты);
• сведения о трудовой деятельности специалиста (места работы, должности, стаж) за необходимый период времени;
• перечисляются награждения и поощрения при их наличии.

В выписку обязательно вносятся сведения с первой страницы трудовой книжки:

• ФИО сотрудника и его дата рождения;
• образование;
• специальность.

Далее:

• В конце выписки указывается, что работник трудоустроен в организации по настоящее время.
• Данные заверяются подписью сотрудника отдела кадров, подготовившего выписку, печатью организации и проставляется дата.

В случае если выписка состоит из нескольких листов, их нужно пронумеровать, заверить и прошить.

Важно: выписка автоматически становится недействительной в случае перевода на другую должность или смены места работы.

Выписка из трудовой книжки может охватывать любой период занятости, который укажет сотрудник в заявлении на ее получение.

Самыми короткими являются документы, содержащие сведения о текущем месте работы или об изменениях за последние 3–6 месяцев.

Выписку может заверить как работодатель, так и нотариус. Второй способ подходит, когда трудовая книжка находится «на руках» у сотрудника.

Кроме того, нотариальное заверение документа может потребоваться при устройстве на работу за рубежом или при подаче документов на лицензирование профессиональной деятельности.

Важно: если в трудовой книжке будут ошибки (неверные даты, формулировки), то нотариус может отказать в предоставлении услуги до исправления таких фактов по месту работы.

Содержание выписки определяется требованиями инстанции, для предоставления в которую готовится документ. Например, может понадобиться только информация по стажу, текущему месту работы или занятости за последние несколько лет.

Бланк выписки из трудовой книжки регламентируется ТК РФ и содержит следующие обязательные элементы:

• реквизиты организации вверху первой страницы;
• указание наименования документа в центре «Выписка из трудовой книжки»;
• персональные данные сотрудника;
• таблица со сведениями о трудоустройстве в хронологическом порядке за заданный период.

Скачать бланк и образец выписки из трудовой книжки можно здесь:

Больше всего вопросов возникает при подготовке документа в следующих случаях:

Трудовая книжка при занятости по совместительству находится у основного работодателя, сотрудник кадровой службы которого обязан:

• заносить в нее информацию о дополнительном месте работы;
• оформлять выписку по запросу.

Таким образом, выписка при занятости по совместительству будет содержать сведения как об основной, так и о дополнительной работе.

Где должны храниться трудовые книжки? Узнайте тут.

Где оформить трудовую книжку впервые? Смотрите здесь.

Для оформления различного рода пособий родственники имеют право забрать оригинал трудовой книжки такого сотрудника у работодателя.

Если же по каким-то причинам документ отсутствует, то подойдет выписка, заверенная отделом кадров по последнему месту работы умершего.

Такое понятие означает, что специалист в основное рабочее время исполняет не только свои должностные обязанности, но и чужие. Например, если его коллега длительно отсутствует.

При совмещении должностей, в отличие от работы по совместительству, не делают дополнительных записей в трудовую книжку, соответственно такой информации не будет и в выписке.

Работнику лишь начисляется определенный процент от оклада замещаемого сотрудника.

При оформлении выписки из трудовой книжки важно учитывать следующие особенности:

Действующая редакция Трудового кодекса предусматривает, что трудовая книжка должна храниться у работодателя вплоть до дня увольнения сотрудника. Поэтому в случае получения отдельных данных составляется выписка из трудовой книжки. О том, как это сделать правильно и на что обратить внимание – прямо сейчас.

Вопрос выдачи любой информации из трудовой книжки, как и самого документа, регулируется двумя статьями Трудового кодекса:

Согласно этим положениям любой сотрудник может получить выписку из трудовой книжки. При этом общий порядок предполагает обязательное написание письменного заявления, по которому выписка или иной документ, связанный со сведениями о трудовом стаже, должен быть выдан максимально через 3 рабочих дня. Отсчет срока начинается с рабочего дня, следующего за датой составления заявления.

Основное назначение документа состоит в том, что он удостоверяет в правильности всей информации, касающейся трудовой деятельности работника:

• стажа – общего и на текущем месте;
• опыта работы на конкретном месте;
• сведения о наградах;
• сведения о переводах на новую должность и/или в иное структурное подразделение этой же компании.

На практике выписка может понадобиться сотрудникам для предоставления в официальные учреждения – бюджетные и коммерческие:

• ФСС (социальное страхование);
• Пенсионный фонд (например, для получения поддержки государства в виде материнского капитала);
• трудовая инспекция;
• банки (для подтверждения своего официального стажа на текущем месте);
• ФМС (для оформления загранпаспорта);
• для судебных разбирательств;
• в прокуратуру.

На практике копия трудовой книжки и выписка из нее – это два разных документа. Несмотря на то, что по своему назначению они практически совпадают, требования к оформлению разные:

1. Копия предполагает механическое копирование каждой заполненной страницы документа – от титульной, где содержатся ФИО, сведения об образовании и другие личные данные, до страницы с последней записью о текущем месте работы. При этом заверение работодателем не требуется – все зависит от того, какие условия ставит орган или организация, в которые нужно предоставить копию. В случае заверения на каждой странице ставится оригинальная печать работодателя и подпись уполномоченного сотрудника.
2. Выписка – это только часть копии трудовой книжки. При этом собственно персональные данные сотрудника, которые приводятся на первой странице, не копируются, а вписываются по установленной форме. С тех страниц, сведения о которых понадобились, снимаются копии, которые в обязательном порядке заверяются и печатью, и подписью.

Вот почему важно четко разделять эти два документа и оформлять именно тот, который нужен сотруднику. Тем не менее, с точки зрения юридического действия это 2 равноценных документа. Поэтому в интересах сотрудника уточнить, какую именно бумагу требуется предоставить в банк или в другое учреждение по месту требования.

Процедура оформления выглядит так:

1. Сначала сотрудник подает заявление на имя своего руководителя (отдела, подразделения, всей компании, если она небольшая).
2. Заявление составляется в соответствии с той формой, которая принята в учетной политике компании. Пример показан ниже (вместо слова «копия» нужно написать «выписка»).
3. Начальник или его заместитель (а также другое уполномоченное лицо) принимает заявление и должен дать ответ в течение 3 рабочих дней.
4. По истечении предельного срока начальник ставит визу «Согласовано» или «Не возражаю».
5. Затем уполномоченный сотрудник (секретарь или представитель отдела кадров, бухгалтер) оформляет документ и выдает работнику под его подпись.

Чтобы правильно оформить этот документ, важно учесть 3 условия:

1. Для ее составления нужно взять фирменный бланк, а не обычный лист формата А4.
2. Уточнить у сотрудника, какие именно записи его интересуют – только о текущем месте работы или в том числе некоторые другие (выборочно).
3. Все документы в любом количестве изготавливаются за счет работодателя. Таким образом, даже взимание платы за бумагу, использование оргтехники незаконно.

Далее нужно оформить документ согласно образцу (все требования обязательны):

1. В самом верху бланка (правый угол) ставится штамп учреждения или можно просто указать все реквизиты и контактные данные: телефон, почтовый адрес, электронная почта, реквизиты.
2. После названия документа, которое пишется по центру, указывается номер книжки и сведения с ее первой страницы. Заполнить их можно вручную, не копируя саму страницу: ФИО, год рождения, полученное образование и специальность (профессия), а также дата заполнения книжки.
3. Затем нужно составить таблицу, как показано на бланке ниже. В эту таблицу заносятся интересующие работника сведения. Как правило, нужно указать данные только по текущему месту работы, поэтому весь документ уместится на 1 печатную страницу.
4. Но если понадобится много сведений, важно помнить, что оформляются они все только в хронологическом порядке – от раннего к позднему. При этом в случае с указанием актуального места нужно написать: «работает по настоящее время».
5. После чего нужно заверить каждый лист этого документа, поставив оригинальную печать и рукописную подпись ответственного лица.
6. Если получилось 2 и более листов, они прошиваются, на каждом ставится нумерация (достаточно не указывать страницы, т.е. нумеровать только сами листы). Причем на саму прошивку тоже необходимо поставить печать.

Пример заполненного образца выписки из трудовой книжки показан на рисунке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В самом низу документа нужно поставить визу «ВЫПИСКА ВЕРНА». Если она отсутствует, организация вправе не принять документ в работу. После этого подпись должен поставить непосредственный руководитель сотрудника. Он указывает свою должность, название компании, ставит подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы) и ставит дату.

По общему правилу выписка действует в течение 1 месяца с даты ее оформления, вне зависимости от того, ушел ли сотрудник на больничный, в декрет и т.п. Т.е. необходимо продолжать трудовые отношения, оставаясь на прежней должности. Таким образом, выписка теряет силу в следующих случаях:

• если сотрудник перешел на новое место работы (в том числе на аналогичную должность, но в другом структурном подразделении компании);
• если сотрудник уволился.

В таких ситуациях выписку нужно оформлять снова – когда произойдет новое официальное трудоустройство.

Нередко банки могут предъявлять требование к выписке, чтобы она была предоставлена не позднее 14 календарных дней с момента ее оформления. С точки зрения законодательства, это нарушение.

В период, когда работник уволился с последней должности, а на новую работу еще не поступил, он также имеет право оформить выписку, для чего ему нужно взять трудовую книжку и обратиться к нотариусу. В данном случае бланк документа выглядит точно так же, а заверение происходит аналогично – нотариус ставит печать и подпись. С собой нужно взять документы:

• собственно трудовую книжку (оригинал);
• свой паспорт;
• квитанцию об оплате пошлины – ее оформляют на месте.

Сумма за услугу составляет порядка 400-500 рублей. Она складывается из госпошлины (100 рублей) и собственно услуг нотариуса. Такая процедура позволяет получить как выписку, так и копию трудовой книжки (любой страницы), в зависимости от требований организации. Заверить документ можно в любой нотариальной конторе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае оформления документов для выезда за рубеж (с целью трудоустройства и/или обучения) иностранная организация может потребовать выписку, заверенную именно нотариусом. Т.е. в этом случае нужно взять у работодателя оригинал своей трудовой книжки и отправиться к нотариусу.

В некоторых случаях понадобится получить от работодателя не выписку, а сам оригинал трудовой книжки. Как показывает практика, компании неохотно идут на это шаг, особенно в случае с опытными сотрудниками, поскольку опасаются того, что работник перейдет на новое место к конкурентам. Также есть теоретический риск того, что будет незаконно сделан новый оригинал документа с заведомо ложными данными.

Вопрос является довольно неоднозначным, поскольку в законодательстве (статья 62 Трудового кодекса) описывается только один случай, когда компания обязана выдать именно оригинал документа – если сотруднику понадобится книжка для оформления документов в ФСС (фонде страхования).

Таким образом, вопрос о выдаче собственно оригинала книжки остается на усмотрение администрации. Решает его не представитель отдела кадров, а непосредственное руководство, к которому и нужно обращаться. Процедура примерно такая же:

1. Сначала пишется заявление в свободной форме или в соответствии с образцом, принятым в компании.
2. Нередко в этом заявлении нужно обязательно указать и основание для выдачи, и четкие сроки.
3. Затем в результате положительного решения книжку выдают на руки, а сотрудник пишет расписку с обязательством вернуть в положенные сроки.

Если же получить оригинал никак не удается, можно попробовать прийти к компромиссному решению и выслать в организацию, требующую оригинал, сканы (фото) книжки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В некоторых компаниях документы хранятся за пределами офиса или даже в другом городе (в головном офисе). Поэтому следует заранее запланировать получение оригинала и написать заявление заблаговременно.

Оцените статью: